الخطأ الأول الذي يرتكبه أصحاب العمل في التسجيل المفتوح وكيفية تجنبه

كما يقول المثل، عدم التخطيط هو تخطيط للفشل. الخطأ الأول الذي يرتكبه أرباب العمل عندما يتعلق الأمر بالتسجيل المفتوح هو عدم الاستعداد.

"كل عام، هناك بعض أرباب العمل الذين يبدأون التسجيل المفتوح في 15 أكتوبر، ويقومون باتخاذ قرارهم النهائي بشأن المزايا في 1 أكتوبر — ويتساءلون عن سبب عدم تمكنهم من توزيع المواد على الموظفين في الوقت المحدد"، قالت كيم بوكي، نائبة رئيس قسم الاتصالات المتعلقة بالامتثال في شركة DirectPath، وهي شركة متخصصة في مشاركة الموظفين والامتثال للرعاية الصحية ومقرها بيرمنغهام، ألاباما.

النظر إلى الوراء والتخطيط للمستقبل

ليس من المتأخر أبدًا إجراء تقييم لما حدث في التسجيل المفتوح العام الماضي. عندما تفكرون في الماضي، ما الذي قلتوا لأنفسكم أنكم لن تفعلوه مرة أخرى؟ اتخذوا الخطوات التالية كجزء من التخطيط للتسجيل المفتوح:

• عقد اجتماع استراتيجي مع الأطراف المعنية الرئيسية في الفريق ومراجعة ما نجح وما لم ينجح في العام الماضي. اختتم الاجتماع بوضع بنود للعمل.
• حدد الأهداف وكيف تخطط لقياس النجاح. إذا كان الهدف هو نقل الموظفين من خطة صحية تقليدية إلى خطة صحية ذات خصم مرتفع مع حساب توفير صحي، فما هي النسبة المئوية للموظفين الذين يجب أن يقوموا بالتحول حتى تعتبر الشركة عملية النقل ناجحة؟
  
• حدد جمهورك المستهدف والرسائل العامة والمحددة التي ستوجهها إليه. ما هي الوسائط التي ستستخدمها؟ ما هو الجدول الزمني الذي ستتبعه؟ ما هي العوائق التي تحول دون تحقيق أهدافك؟ 
  
• قرر كيف ستتحقق من تحقيق أهدافك.
  

شهادة تخصصية: المكافآت الإجمالية

تحديد الأهداف الصعبة والسهلة

يجب على أقسام الموارد البشرية وضع بعض الأهداف "الصعبة" القابلة للقياس بناءً على الأرقام، مثل عدد المسجلين الجدد في خطة 401(k) أو عدد الموظفين من جيل Z المسجلين.

ومع ذلك، اختر أيضًا بعض الأهداف "السهلة" لتسهيل عملية التسجيل وجعلها أكثر قابلية للفهم من خلال طرح أسئلة على الموظفين مثل:

• ما رأيك في فهمك لمزايا شركتنا؟
  
• ما مدى معرفتك بعملية الاستحقاقات؟
  
• كيف تقيم الجهد المطلوب للتسجيل للحصول على المزايا الخاصة بك؟
  

حافظ على عدد الأهداف محدودًا. من الأفضل أن يكون لديك من هدف إلى ثلاثة أهداف صعبة وسهلة بدلاً من ثمانية إلى عشرة أهداف.

الاستفادة من المزايا استخدام البيانات

يمكن لمديري الموارد البشرية استخدام تحليلات البيانات لمساعدة الموظفين على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن المزايا. تأكد من أن لديك بيانات سنوية عن كيفية استخدام المزايا، مما سيساعد في تحديد المواد التدريبية أو التعليمية التي قد تساعد الموظفين على فهم العروض غير المستغلة أو غير المُقدرة حق قدرها بشكل أفضل والاستفادة منها بشكل كامل.

يمكن لبعض بوابات التسجيل في برامج المزايا تتبع بيانات التسجيل ومقارنتها بطريقة توفر رؤى مفيدة حول كيفية اتخاذ الموظفين للقرارات عند اختيار المزايا، وفقًا لما قاله جيف باكي، رئيس قسم الاستراتيجية في شركة WEX Health، وهي شركة متخصصة في تكنولوجيا المدفوعات ومقرها مينيابوليس. ويمكن أن يشير ذلك إلى المجالات التي يجب التركيز عليها في تثقيف المستهلكين خلال اجتماعات التسجيل المفتوحة.

فكر كمسوق

التواصل الفعال مع الموظفين أمر حيوي لضمان نجاح التسجيل المفتوح. عند تصميم المواد المطبوعة والاتصالات عبر الإنترنت، "فكر كمسوق"، كما قال كيرك ماكونيل، مدير تسويق المنتجات في شركة Collective Health، وهي شركة إدارة مزايا صحية مقرها سان فرانسيسكو.

عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا أو عندما يتم تسليم مواد مطبوعة إلى الموظفين، "لا تحظى بخمس دقائق من انتباه موظفيك"، كما أشار. "تحظى بحد أقصى 30 ثانية من انتباه أي شخص. اسأل نفسك، ما هي الأشياء الأساسية التي يحتاجون إلى معرفتها؟"

أسئلة وأجوبة: تحسين معدل الاحتفاظ بالموظفين من خلال إعادة تقييم حزم المزايا

اجذب انتباه الموظفين من خلال:

• رسومات جريئة. اقترح ماكونيل: "يقدم العديد من الوسطاء والمستشارين الدعم في مجال الاتصالات، أو حاول أن تستعين بفريق التصميم لديك لإنشاء علامة تجارية لمواد التسجيل المفتوح الخاصة بك". إذا لم تتمكن من الحصول على موعد معهم بسبب انشغالهم، "جرب أداة عبر الإنترنت مثل Canva، والتي لا تتطلب مهارات في استخدام Photoshop".
• محتوى موجز. "تخلص من رسائل البريد الإلكتروني الطويلة للغاية واعتمد على إرسال رسائل بريد إلكتروني أقصربشكل منتظم لتوصيل النقاط البارزةوالتواريخ المهمة للتسجيل المفتوح"، كما أوصى مهول جاين، مستشار الحلول في Collective Health ومقره لوس أنجلوس. استخدم لغة سريعة وعلامات نقطية كثيرة. 
  
• لغة إنجليزية بسيطة. كلما أمكن ذلك، استكمل المصطلحات الغامضة الخاصة بخطط الرعاية الصحية بوصف بسيط باللغة الإنجليزية، كما أشار ماكونيل. قدم مسردًا لتعريف المصطلحات المألوفة لدى المتخصصين في مجال المزايا ولكنها محيرة للعديد من الموظفين.

قال ماكونيل: "قم دائمًا بتسليط الضوء على الدعوة إلى اتخاذ إجراء. إذا كان هناك إجراء محدد، فهذا يعني أنك تقول للآخرين: 'لا تضعوا هذا جانبًا، انظروا إليه الآن'."

"خصص بضع ساعات كل أسبوع حتى نهاية فترة التسجيل المفتوحة، حيث يمكن للموظفين الحضور لطرح أسئلتهم وجهًا لوجه"، كما نصح مارك رادر، خبير الاتصالات في مجال المزايا في Jellyvision. وقدم نصيحة إضافية: "قم بتوفير وجبات خفيفة. من النوع الجيد".