"نظرة إلى الوراء" على فترة التسجيل المفتوح تسلط الضوء على ما تعلمته

مع انتهاء عام 2019، اختتم قسم الموارد البشرية موسم التسجيل المفتوح في معظم المؤسسات. لكن قبل المضي قدمًا، فإن التوقف قليلاً ومراجعة ما سار على ما يرام وما واجهكم من عقبات يمكن أن يضمن عملية أسهل وأكثر فعالية عندما يحل الخريف المقبل.

"على الرغم من أن إغلاق باب التسجيل قد يبدو أمراً مغرياً، فلا تفوتوا فرصة إجراء تقييم دقيق لما سار على ما يرام وما كان من الممكن تحسينه"، كما نصحت جينيفر بنز، مديرة الاتصالات في شركة «سيغال بنز» المتخصصة في الاتصالات المتعلقة بالموارد البشرية والمزايا الوظيفية في سان فرانسيسكو. "وبهذه الطريقة، يمكنكم البناء على إنجازاتكم، وإيجاد حلول لأي مشكلات طرأت، والتحضير لعملية تسجيل أكثر نجاحاً" في المرة القادمة.

"لا ينبغي أن يكون الأمر مجرد 'مرة واحدة وتكتفي'"، قالت كيم باكي، نائبة رئيس قسم خدمات العملاء في شركة «دايركت باث»، وهي شركة متخصصة في التوعية بالمزايا والتسجيل وشفافية الرعاية الصحية، ومقرها في بيرلينجتون، ماساتشوستس. "بمجرد انتهاء فترة التسجيل، ابدأ في التخطيط للعام المقبل."

تحليل بيانات المزايا

"قم بإعداد تقرير بعد انتهاء فترة التسجيل المفتوح يتضمن تفاصيل عن البيانات الملموسة والإنجازات وطرق التحسين للعام التالي"، كما نصح إيمون برادي، نائب الرئيس الأول لقسم " SHRM " في شركة "Winston Benefits"، وهي شركة متخصصة في إدارة المزايا والتسجيل والاتصالات ومقرها مدينة نيويورك.

وأشارت آبي برولي، مديرة برنامج «مستشار المزايا» في شركة «بينيفتفوكس» (Benefitfocus) — وهي شركة متخصصة في منصات إدارة المزايا القائمة على السحابة ومقرها تشارلستون بولاية كارولينا الجنوبية — وميستي غوين، مديرة قسم المزايا والرفاهية في الشركة، إلى أن بيانات المزايا التي يتم جمعها خلال فترة التسجيل المفتوح ومن مسؤولي إدارة خطط المزايا في نهاية العام يمكن تقسيمها حسب الخصائص الديموغرافية للموظفين (العمر، الدخل، المجموعات العرقية) للكشف عما إذا كانت بعض شرائح القوى العاملة تواجه صعوبة في فهم واختيار المزايا المناسبة أكثر من غيرها. ويمكن أن تشمل البيانات ما يلي:

• التسجيل في البرامج.
  
• مستويات التغطية (مثل: فرد واحد، أو فرد مع الزوج/الزوجة، أو فرد مع الزوج/الزوجة والأفراد المعالين).
• تم تقديم المطالبات.
• تم استيفاء المبالغ المقتطعة.
• زيارات الرعاية الوقائية.
• زيارات غرفة الطوارئ.
• أسئلة متعلقة بمراكز الاتصال.
• متوسط المساهمات في حسابات التوفير الصحية وحسابات الإنفاق المرنة.

ورغم أن الوصول إلى هذه المعلومات قد يكون أسهل بالنسبة لأصحاب العمل الذين يعتمدون على التأمين الذاتي، إلا أن أصحاب العمل الذين يعتمدون على التأمين الكامل يمكنهم أيضًا الضغط على شركة التأمين ووسيط التأمين للحصول على مزيد من البيانات.

[يمكن أن يساعدك «Broker Finder» التابع لموقعSHRM في العثور على وسيط متخصص في مزايا الموظفين المناسب لشركتك وتعيينه.]

وأشار برادي إلى أنه «من الأهمية بمكان تحليل الاتجاهات المستخلصة من البيانات الملموسة». «على سبيل المثال، إذا لاحظت أن نصف موظفيك قد انتقلوا من خطة تأمين طبي إلى أخرى، فهناك سبب وراء ذلك. يمكنك ربط النقاط لمعرفة السبب، مما سيساعدك في اتخاذ قرارات مستنيرة استعدادًا لفترة التسجيل المفتوح في العام المقبل».

اقتراح بوكي: «تعمقوا في معرفة "النسبة المئوية للموظفين الذين أجروا تغييرات على اختياراتهم في حالة كون التسجيل اختياريًّا — أو حتى أولئك الذين فتحوا مستندات التسجيل الخاصة بهم". "هل لاحظتم التوزيع المتوقع للمشاركين في التسجيل؟ إذا قمتم بطرح خطط جديدة — سواء كانت قياسية أو اختيارية — فهل لاحظتم إقبالاً على تلك الخطط؟ وإذا لم يكن الأمر كذلك، فسيكون عليكم التعمق في معرفة الأسباب. قد يعني انعدام المشاركة أن الموظفين راضون تمامًا عن خياراتهم، أو قد يشير إلى مشكلات أكبر، مثل عدم الرضا عن خياراتهم، أو «شلل التحليل»، أو نقص الفهم».

[مجموعة أدواتSHRM : الاستفادة من قيمة بوابات الخدمة الذاتية للموظفين]

طلب التعليقات

وقال غوين: "تعد آراء الموظفين 'سلاحًا سريًّا' في صياغة استراتيجية المزايا، ويمكن أن تضع افتراضاتك حول ما يبحث عنه الموظفون حقًّا في حزمة المزايا الخاصة بهم موضع تساؤل".

يمكن جمع التعليقات من خلال مزيج من مجموعات النقاش والاستطلاعات السريعة والاستطلاعات الشاملة. وتوفر شركة «بينيفتفوكس» نموذجًا مجانيًّا لاستطلاع الرأي حول المزايا والرفاهية.

قال برادي: «لن تعرف على وجه اليقين ما الذي نجح مع موظفيك — وما الذي لم ينجح — إلا بعد أن تسألهم». «إن أفكار موظفيك وآرائهم هي أهم ما تملكه لتفسير البيانات والاستعداد لفترة التسجيل المفتوح في العام المقبل».

وأضاف: «يمكن الاستفادة من أي ردود فعل يبديها موظفوكم هذا العام، سواء كانت إيجابية أو سلبية، لتوفير تجربة أفضل للموظفين في فترات التسجيل المفتوحة المقبلة».

فيما يتعلق بالمزايا الاختيارية، اقترح بوكي أنه «من المفيد التساؤل عن مدى قبول الخطط السابقة». «على سبيل المثال، إذا قمتَ بتطبيق برنامج لشفافية أسعار الرعاية الصحية أو برنامج لإدارة الأمراض المزمنة خلال عام 2019، فكيف كان معدل الاستفادة منه؟ هل حققت هدفك؟ لماذا أو لماذا لا؟ هل كان الموظفون غير مدركين للبرنامج، أم أنهم لم يقدّروا أو يفهموا كيف يمكن أن يؤدي استخدام البرنامج إلى نتائج صحية ومالية أفضل؟ أم أنهم ببساطة لم يهتموا؟ يمكن، بل وينبغي، أن تكون الإجابات على جميع هذه الأسئلة دافعًا لجهود التواصل الخاصة بك خلال العام المقبل، وأن توجه قراراتك المتعلقة بتصميم الخطة لعام 2021."

راجع مراسلاتك

ونصح برولي قائلاً: «راجعوا الرسائل والفعاليات المتعلقة بفترة التسجيل المفتوح أثناء وضعكم لاستراتيجية المزايا الخاصة بالعام المقبل. واستفيدوا من ملاحظات الموظفين وبيانات المزايا لتصميم برنامج تثقيفي بعنوان "أساسيات المزايا" يمكن أن يمهد الطريق لموسم التسجيل المفتوح القادم».

وأوصى باكي قائلاً: «قم بتقييم آراء الموظفين بشأن مدى نجاح جهود التواصل الخاصة بفترة التسجيل المفتوح، حيث إن نقاط الالتباس التي تحدث أثناء التسجيل قد تظل تشكل مشكلة بمجرد أن يبدأ الموظفون في الاستفادة من الخطط التي اختاروها».

تقدم شركة «سيغال بنز» ورقة عمل لتقييم حملة التسجيل المفتوح، بهدف المساعدة في تقييم وتسجيل الجوانب التي سارت على ما يرام والجوانب التي يمكن تحسينها في العام المقبل. ويمكن استخدام ورقة العمل هذه، على سبيل المثال، لقياس مدى نجاح جهود الاتصال من خلال تسجيل بيانات مثل:

• حركة المرور على الويب المتجهة إلى منصات التسجيل المفتوح ومواقع المعلومات المتعلقة بالمزايا.
• معدلات النقر على الروابط وفتح رسائل التسجيل المفتوح عبر البريد الإلكتروني.
• حضور الاجتماعات (شخصيًا أو عبر الإنترنت).
• نتائج استطلاع الرأي حول الاتصالات.
• ردود مجموعات النقاش.

ويمكن أيضًا استخدام ورقة العمل هذه لتسجيل التغيرات في أعداد المشتركين في خطط المزايا، وهو ما سيكون مفيدًا عند تقييم التغييرات المستقبلية في تصميمات وعروض المزايا.

طبق ما تعلمته

وأوصى برادي قائلاً: «خطط لإجراء محادثة مع الموردين والوسيط الخاص بك. وينبغي أن تجري هذه المحادثات في أواخر يناير، بعد أن يتسلم الموظفون رواتبهم الأولى التي تعكس خططهم الجديدة. فإذا كان هناك أي سوء فهم، فستكتشفه حينها».

واتبع ذلك بعقد جلسات حوار مائدة مستديرة مع الأطراف المعنية الداخلية وقادة الشركة «لضمان قيام مؤسستك بترسيخ الدروس المستفادة وتحويلها إلى خطة استراتيجية لتحسين» تجربة التسجيل المفتوح.

ففي النهاية، الخريف المقبل ليس بعيدًا جدًّا.

[دليل وموارد التسجيل المفتوح لبرنامج «SHRM »]