بدء التخطيط للتسجيل المفتوح في أماكن العمل بعد الجائحة

تطرح فترة التسجيل المفتوح في برامج المزايا لعام 2023 — التي ستجريها معظم الشركات الأمريكية في وقت ما بين أواخر نوفمبر وأوائل ديسمبر — متطلبات جديدة في ظل استمرار أرباب العمل في التكيف مع مزيج من الموظفين العاملين في المكتب والموظفين عن بُعد.

افتراضي أم حضوري أم مختلط؟

وكتبت تشاريتي غيريرو، المديرة وأخصائية مزايا الموظفين في شركة «نيوفرونت» (Newfront)، وهي شركة متخصصة في التأمين والخدمات المالية ومقرها سان فرانسيسكو: «بناءً على ما يصب في مصلحة مؤسستك، يمكنك اختيار نظام تسجيل مفتوح يكون إما حضوريًّا، أو مختلطًا، أو عن بُعد بالكامل».

وقال غيريرو: «بعد عامين من الانفصال الذي فرضته الجائحة، قد ينتهز الموظفون الفرصة للتواصل مع قادة مؤسستكم وزملائهم في العمل». «وفي الوقت نفسه، بالنسبة لقوتنا العاملة عن بُعد التي تتزايد باستمرار، قد يجد بعض الموظفين أن عقد اجتماعات حضورية لجميع الموظفين أمر شبه مستحيل»، لذا قد يكون من المناسب اعتماد مزيج من الصيغ الحضورية وعبر الإنترنت.

وأشارت إلى أن الأسئلة التي ينبغي طرحها تشمل ما يلي:

• هل يمكنك عقد اجتماعات تضم جميع الموظفين، أم تحتاج إلى أن يجتمع الموظفون في مجموعات أصغر لتجنب تعطيل الإنتاج؟
  

• هل هناك بعض الموظفين الذين سيكون من الأفضل لهم حضور اجتماع وجهًا لوجه، في حين سيحتاج آخرون إلى إتمام عملية التسجيل المفتوح عن بُعد؟

قد تقرر بعض المؤسسات اتباع نهج يعتمد كليًّا على العمل عن بُعد. وقال غيريرو: «يجب أن يتضمن هذا الخيار اتصالات مكتوبة وكتيبات وتذكيرات مخططة بعناية». «يمكن أن تكون الاجتماعات الافتراضية المباشرة مثمرة إذا أُدريت بشكل جيد»، ولكن من المهم أيضًا توفير عرض تقديمي مسجل مسبقًا يمكن مشاهدته عند الطلب، بحيث يتمكن الموظفون من مشاهدته عندما يتوفر لديهم الوقت.

"فكر في موظفيك، وحجم فريقك، وبرامج المزايا التي تقدمها"، نصحت. "وضع في اعتبارك، بشكل خاص، أي تغييرات قد تحتاج إلى الإبلاغ عنها."

إنشاء جدول زمني

تقترح دينا هارفانيك، المسؤولة عن حلول الاتصالات في الولايات المتحدة بشركة «ميرسر» للاستشارات في مجال الموارد البشرية، وجيمس بيرنشتاين، المسؤول عن قطاع الشركات المتوسطة الحجم في مجال الرعاية الصحية والمزايا في الولايات المتحدة بشركة «ميرسر»، الجدول الزمني التالي للتخطيط لفترة التسجيل المفتوح:

من يونيو إلى سبتمبر

ضع خطة وابتكر استراتيجية.

• تحديد الأهداف والمقاييس المتعلقة بالتوعية واستخدام الموارد الرقمية والتسجيل.
• عقد جلسات استماع مع الموظفين.
• حدد خطتك الإعلامية، وقم بصياغة الرسائل الرئيسية، وحدد جميع شرائح الجمهور، واجعل المحتوى شخصيًّا وبسيطًا ومباشرًا.

من سبتمبر إلى أكتوبر

انشروا الخبر.

• توزيع نشرة إعلانية قبل التسجيل (مطبوعة وإلكترونية).
• تنظيم معرض افتراضي للفرص الوظيفية.
• توزيع حزمة التسجيل (المطبوعة والإلكترونية).

من نوفمبر إلى ديسمبر

استعدوا، انطلقوا.

• ابدأ التسجيل عبر بوابة المزايا، لمدة تبلغ حوالي ثلاثة أسابيع.
• وقال هارفانيك: «اغتنموا هذه الفرصة لإعادة النظر في نهجكم تجاه التسجيل المفتوح».

SHRM ذات صلة:

ضبط تفاصيل المزايا قبل بدء فترة التسجيل المفتوح، SHRM يوليو 2022

تفضل بزيارة صفحة الموارد SHRM الخاصة بـ التسجيل المفتوح.