بالنسبة للعديد من الموظفين، لا يُعد التسجيل المفتوح حدثًا سنويًّا ينتظرونه بفارغ الصبر، بل مجرد بند آخر يُضاف إلى قائمة المهام المزدحمة أصلاً.
قال جاك لودفيغ، نائب رئيس قسم المكافآت الشاملة وعمليات الموارد البشرية في شركة «كوليكتيف هيلث» — وهي شركة متخصصة في المزايا تضم حوالي 900 موظف في سان فرانسيسكو —: «ينظر الموظفون إلى الأمر على أنه مجرد مهمة إضافية يتعين عليهم القيام بها. ولا يخصص الموظفون دائمًا الوقت اللازم لفهم خططهم وخياراتهم وما يعنيه ذلك لهم حقًّا. فهم مشغولون، ولديهم الكثير من الأمور التي تشغلهم».
وقد يؤدي ذلك إلى مشاكل لكل من الموظفين وأصحاب العمل على حد سواء. فعندما لا يخصص العمال الوقت الكافي لفهم خيارات المزايا المتاحة لهم أو التغييرات التي تطرأ على خططهم، قد لا يكتشفون العواقب إلا عندما يحتاجون إلى رعاية طبية — وقد يكتشفون عندئذ أن الطبيب غير مشمول في شبكة التأمين أو أن الخطة تعمل بطريقة مختلفة عما توقعوا.
وقال لودفيغ إن شركة «كولكتيف هيلث»، وهي شركة متخصصة في مجال المزايا الوظيفية، قد تتمتع بميزة ما عندما يتعلق الأمر بف ترة التسجيل المفتوح. لكن حتى في حالتها، فإن حث الموظفين على النظر في المزايا التي تقدمها يتطلب استراتيجية تواصل مدروسة.
ولهذا السبب، يولي فريق المكافآت الشاملة في شركة «لودفيغ» و«كولكتيف هيلث» أولوية للتوعية والتواصل بشأن فترة التسجيل المفتوح قبل أسابيع من بدءها. وقد أجرت مجلة « SHRM » مؤخرًا حوارًا مع «لودفيغ» حول النهج الذي تتبعه «كولكتيف هيلث» لتشجيع مشاركة الموظفين في فترة التسجيل المفتوح.
SHRM: كيف يمكنك تعزيز المشاركة قبل أن يبدأ التسجيل المفتوح فعليًّا؟
لودفيغ: علينا أن نجعلهم يحاولون الانتباه، لذا فإننا نرسل تذكيرات قبل شهر من بدء فترة التسجيل المفتوح.
لقد أطلقنا للتو مبادرة «أربعاء الصحة» [التي تقدم للموظفين نصائح حول تحسين صحتهم]، استعدادًا لفترة التسجيل المفتوح، بهدف تشجيعهم على المشاركة في وقت مبكر. لن تبدأ فترة التسجيل المفتوح لدينا إلا في نهاية أكتوبر، لكننا ننفذ هذه المبادرة الآن لحثهم على الاهتمام بها مبكرًا وبشكل متكرر.
ثم نرسل تذكيرات طوال فترة التسجيل المفتوح التي تمتد لأسبوعين. نحن نواصل تذكيرهم باستمرار، لأنهم إذا أُبلغوا بذلك مرة واحدة فقط، فلن يتذكروا. أسوأ ما أريد تجنبه هو ألا يدرك الناس حتى أنهم بحاجة إلى التسجيل، وبالتالي لا يحصلون على مزايا الرعاية الصحية.
SHRM: كيف تحاول جذب انتباه الموظفين؟
لودفيغ: نحاول تناول الأمر من جميع الزوايا قدر الإمكان. نُصدر إعلانات خلال اجتماعاتنا العامة التي يحضرها جميع الموظفين، ونقدم للموظفين لمحة مسبقة عن طبيعة تلك التغييرات، ونرسل رسائل عبر تطبيق «سلاك»، ونرسل رسائل بريدية إلى منازلهم، ونرسل رسائل بريد إلكتروني — أي نستخدم جميع قنوات الاتصال. كما نضع المعلومات في مكاتبنا. ونقوم بتذكير الموظفين بشأن التسجيل قدر الإمكان.
يعمل غالبية موظفينا في مكاتبنا في سان فرانسيسكو؛ وليهي، بولاية يوتا؛ وبلانو، بولاية تكساس؛ لكن لدينا أيضًا موظفين يعملون عن بُعد، لذا نحتاج إلى تنويع وسائل التواصل. وهذا هو السبب أيضًا في أننا نجري جلسات مع مزودي المزايا عن بُعد.
كلما كررت [المعلومات] أكثر، زادت قدرة الموظفين على تذكرها. من المهم تحقيق هذا التفاعل لضمان اتخاذهم قرارات مستنيرة قبل فوات الأوان. هذا هو الهدف الأكبر: حثهم فعليًّا على الانتباه.
كما أننا نسعى إلى جعل الأمر ممتعًا وجذابًا. ونعتمد أيضًا على الحوافز.
SHRM: كيف تعمل الحوافز؟ ما الذي تقدمونه ولأي غرض؟
لودفيغ: نحاول التنويع في طرقنا. نقدم حوافز للموظفين لحضور جلسات الموردين التي ننظمها. نريدهم أن يتعرفوا على شركاء البرنامج المختلفين لدينا، وما يحصلون عليه فعليًّا من مزاياهم، وكيف يمكنهم الاستفادة من مزاياهم بشكل أفضل، مع التعمق في التغييرات التي نقوم بها.
يحب موظفونا الهدايا الترويجية، ويحبون الهدايا التي تحمل علامة «كوليكتيف هيلث» التجارية. لذا نقدم لهم هدايا ترويجية ممتعة [عندما يحضرون الجلسات]. وقد تتنوع هذه الهدايا بين حقيبة يد كبيرة، وحقيبة ظهر، وكوب قهوة، وأشياء من هذا القبيل. كما سنمنحهم المزيد من الفرص التحفيزية عندما يطرحون أسئلة، حيث ندخل أسماءهم في سحوبات للفوز بجوائز أكبر.
وإذا قاموا بالتسجيل مبكرًا، خلال الأسبوع الأول، فإننا ندخلهم في سحب على جوائز أكبر مثل ساعة «آبل ووتش»، وهي جائزة ستلفت انتباه الجميع حقًّا وستكون الحصول عليها بمثابة مكافأة رائعة.
SHRM: لماذا تعتقد أن الحوافز تؤتي ثمارها؟
لودفيغ: هذا أمر مهم. فالناس يحبون المنافسة. إنهم يريدون أن يكونوا هم من يطرحون جميع الأسئلة في جلسة البائعين، حتى يتم إدراج أسمائهم في السحب مرات أكثر من زملائهم في الفريق للفوز بتلك الجوائز. وقد وجدنا أن هذه الطريقة تنجح فعلاً مع جمهورنا.
SHRM: كيف استجاب الموظفون للحوافز وجهود تعزيز المشاركة الأخرى؟
لودفيغ: نحن نقوم بذلك منذ أن توليت هذا المنصب، أي منذ حوالي ست سنوات، وقد لاحظنا بالفعل ارتفاعًا في معدل تفاعل الجمهور.
غالبًا ما ننظم جلسات تعريفية حول فترة التسجيل المفتوحة، حيث نستعرض الفعاليات التي ينظمها فريقي، وبذلك نتمكن من تناول كل شيء بشكل أكثر شمولاً. ونحظى بمعدل حضور مرتفع جدًّا، حيث يحضر هذه الجلسات ما بين 70% و80% من موظفينا.
من المهم جدًّا أن نوضح للموظفين بالتفصيل: «هذه هي المزايا التي تتمتعون بها؛ وهذا ما عليكم التسجيل فيه؛ وهذا ما نغطيه بصفتنا جهة العمل». فالأمر يتعلق في الحقيقة بمحاولة جعلهم يفهمون ذلك قدر الإمكان.
هل كان هذا المورد مفيدًا؟
أثبت خبرتك في مجال الموارد البشرية
الحصول على شهادة SHRM-CP يجعلك خبيرًا وقائدًا معترفًا به في مجال الموارد البشرية.
المحتويات ذات الصلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
يتوقع بعض الخبراء أن يسهم الانتشار المتسارع للذكاء الاصطناعي في بيئة العمل، وما يصاحبه من تحسن في الإنتاجية والكفاءة، في إتاحة إمكانية اعتماد أسبوع عمل من أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن مواكبة سوق العمل.