تحسين إدارة المزايا من خلال أتمتة العمليات الروبوتية

تعد أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) تقنية ناشئة تهدف إلى تبسيط أنشطة الموارد البشرية، بما في ذلك إدارة المزايا، التي كانت تتطلب في الماضي معالجة يدوية من قِبل أقسام الموارد البشرية. 

مجموعة من الحلول

تتيح تقنية RPA تنفيذ العمليات المعاملاتية القائمة على القواعد دون تدخل بشري، لمعالجة مهام مثل التسجيل في برامج المزايا. وقد أدمجت أقسام الموارد البشرية ومقدمو خدمات مزايا الموظفين هذه العمليات الآلية في منتجاتهم، وتتنوع أمثلة تقنية RPA بين أدوات إلكترونية منخفضة التكلفة وسهلة الاستخدام تنقل البيانات تلقائيًا بين تطبيقات الويب، وصولاً إلى التطبيقات المخصصة التي تستخدم الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لأداء مهام أكثر تعقيدًا.

كتب دوغ ديفلين، الرئيس التنفيذي لشركة «تابوليرا» (Tabulera) — وهي منصة لإدارة المزايا تعمل بنظام البرمجيات كخدمة (SaaS) — مؤخرًا في مجلة «فوربس»أن قطاع إدارة المزايا على وشك الاستفادة من تقنية «الروبوتات التي تعمل بالبرامج» (RPA). وأشار إلى أنه حتى في الشركات الكبيرة، يضطر أخصائيو الموارد البشرية والمزايا إلى «مطابقة فواتير أقساط المزايا والمدفوعات يدويًّا، باستخدام جداول البيانات، بحيث لا تظهر التغييرات إلا بعد شهر أو شهرين من حدوثها فعليًّا، بغض النظر عن حجم التباين. ... إذا استغرق الأمر من شهر إلى شهرين حتى تتمكن الشركات من مطابقة الفواتير وتحديد التباينات، في حين تطلب شركات [التأمين] معالجة التباينات في غضون 60 يوماً، فإن هناك ضغطاً زمنياً تعاني منه معظم الشركات باستمرار."

وأشار ديفلين إلى أن تقنية RPA "تستطيع تنزيل معلومات الفواتير ومقارنتها، وتحديد حالات عدم التطابق والتغييرات، والتكامل عبر أنظمة متعددة، سواء داخلية أو خارجية، وذلك في الوقت الفعلي".

الأنشطة الآلية

قد تكون أقسام الموارد البشرية التي تعهدت بإدارة المزايا الوظيفية، كليًا أو جزئيًا، إلى جهات خارجية، تستفيد بالفعل من إمكانات تقنية RPA، سواء أدركت ذلك أم لا. ومن بين مزودي خدمات الموارد البشرية الأكثر انتشارًا الذين يستخدمون تقنية RPA كل من ADP وPaychex وPaylocity وPaycom، وغيرهم.

تعتقد ستايسي فاربر، المديرة في شركة المحاسبة UHY LLP، أن التكنولوجيا الآلية للعمليات الروتينية (RPA) يمكن أن توفر ميزة مهمة أخرى، وهي الدقة وتقليل الأخطاء. وأشارت إلى أنه عندما يتم أتمتة عملية التواصل بين الشركات ومقدمي الخدمات والأمناء والموظفين وغيرهم بشكل كامل، تقل احتمالية حدوث أخطاء أثناء عمليات التسليم.

وفقًا لهيدي لومبريزر، مديرة قسم تكنولوجيا الموارد البشرية في شركة ISG، وهي شركة متخصصة في الأبحاث والاستشارات التكنولوجية، "أدرج مقدمو الخدمات هذه العمليات الآلية في حلولهم، ويُتوقع أن تكون جزءًا من الخدمات التي يقدمها مقدمو خدمات المزايا."

وقال لومبريزر إن الشركات الفردية التي تسعى إلى تنفيذ أنشطة الأتمتة بنفسها غالبًا ما تكون أقل تقدمًا من مزودي الخدمات في اعتماد تقنية RPA.

وقال لومبريزر: "تشمل المهام التي يتم أتمتتها في أغلب الأحيان العمليات المعاملاتية القائمة على القواعد، مثل التسجيل في برامج المزايا والعمليات الإدارية الأخرى"، بالإضافة إلى حسابات التقاعد، ودعم المزايا، وتقديم الإرشادات، وحفظ السجلات.

[ SHRM ذو صلة SHRM : تحليل إيجابيات وسلبيات أتمتة العمليات الروبوتية]

عمليات الأتمتة المدفوعة بالجائحة

أدى تفشي جائحة كوفيد-19 إلى تسريع وتيرة اعتماد أدوات الأتمتة أكثر مما كان سيحدث لولا ذلك، وفقًا لتقرير «حالة أتمتة الأعمال لعام 2021» الصادر عن شركة Zapier.

وقالت لومبريزر: "مع تزايد عدد المشاركين الذين يعملون من المنزل بسبب الجائحة، أصبحت المؤسسات أكثر ارتياحًا لاستخدام روبوتات الدردشة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي في التفاعلات عن بُعد". وأشارت إلى أن مسؤولي إدارة المزايا يستخدمون بشكل متزايد المساعدات الافتراضية — مثل "صوفيا" من شركة "بيزنسولفر" و"ليزا" من شركة "ألايت" — لتوجيه المشاركين خلال معاملات المزايا.

تستخدم منصة "أليكس" للتسجيل في برامج المزايا من شركة "جيليفيجن" أيضًا عناصر الذكاء الاصطناعي لتوجيه الموظفين حول مواضيع مثل التسجيل في برامج المزايا، وخطط التأمين الصحي، ومدخرات التقاعد، والرفاهية المالية.

وأضاف لومبريزر أن الموظفين في الوقت الحالي «أكثر دراية بالتكنولوجيا ويريدون الحصول على إجابات فورية، وليس بالضرورة خلال ساعات العمل العادية، لكنهم ما زالوا يشعرون بالحيرة بشأن مزاياهم ويحتاجون إلى المساعدة في فهم المفاهيم الأساسية». ويمكن لبرامج الدردشة الآلية (chatbots) أن توفر لهم الإجابات التي يحتاجونها في أي وقت، مما يوفر تجربة أفضل للموظفين.

تطور جديد

تُروّج بعض الشركات لـ«العمليات الروبوتية كخدمة» (RPaaS) باعتبارها تقنية ناشئة يمكن أن تساعد في إدارة المزايا. وفي حين أن «أتمتة العمليات الروبوتية» (RPA) هي عملية استخدام الروبوتات أو الذكاء الاصطناعي لأتمتة العمليات، فإن RPaaS تشير إلى تجميع هذه الأتمتة وجعلها قائمة على السحابة، كما هو الحال مع نموذج «البرمجيات كخدمة» (SaaS) الأكثر شهرة، لتمكين المستخدمين من الوصول إلى التطبيقات التي تعمل على موارد حوسبة مشتركة عبر الإنترنت.

ومن الأمثلة على RPaaS روبوت التسجيل في برامج المزايا الذي ستطلقه شركة OneSource Virtual قريبًا، والذي يقوم باستخراج تقرير من Workday، وهو نظام معلومات للموارد البشرية قائم على السحابة، ويرسل تذكيرات عبر البريد الإلكتروني إلى الموظفين لإخطارهم بالمهام التي تتطلب اتخاذ إجراء — مثل تغيير المزايا بعد الزواج أو ولادة طفل جديد أو غير ذلك من الأحداث الحياتية. ثم يقوم الروبوت بإنشاء تقرير بجميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى الموظفين، وجميع الأحداث المتأخرة التي يجب على فريق المزايا إغلاقها، وجميع الموظفين الذين تفتقد عناوين بريدهم الإلكتروني في Workday.

[ SHRM ذو صلة SHRM : أتمتة العمليات الروبوتية تصل إلى مجال الموارد البشرية]

إمكانية توفير التكاليف

وقالت لومبريزر إن "مسؤولي إدارة المزايا بدأوا في تجميع جميع البيانات والتحليلات المتاحة لمساعدة أرباب العمل على خفض تكاليف الرعاية الصحية وتقديم تجارب مخصصة للموظفين". وأشارت إلى شركات إدارة الموارد البشرية مثل "ألايت" التي "تنفذ ذلك من خلال جميع حلولها القائمة على السحابة" — مثل الرعاية الصحية ومدخرات التقاعد وإدارة الرواتب.

في حين يستخدم مقدمو الخدمات تقنية RPA لزيادة السرعة والكفاءة في مختلف المهام الإدارية، قال لومبريزر: "ليس من الواضح ما إذا كان مقدمو الخدمات يمررون وفورات التكاليف الناتجة عن هذه الكفاءات إلى عملائهم من الشركات".

وهذا أمر تعتقد أنه سيحدث "مع نضوج السوق واستقرار الاستثمارات الأولية في روبوتات الذكاء الاصطناعي".

وأشارت إلى أن أرباب العمل قد يحققون مزيدًا من الوفورات، حيث يتيح لهم استخدام تقنية أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) الاستغناء عن خدمات مراكز الاتصال المكلفة في المهام المتعلقة بمزايا الموظفين.

لين غرينسينغ-بوبال كاتبة مستقلة في تشيبيوا فولز، ويسكونسن.