العودة إلى مكان العمل: كيف تخطط لإعادة فتح مؤسستك

بعد عام من العمل عن بُعد خلال جائحة فيروس كورونا، بدأ العمال الأمريكيون يرون بصيص أمل في الأفق. يتزايد عدد الأمريكيين الذين تلقوا اللقاح يوميًا، بينما تتجه أعداد الوفيات والإصابات نحو الانخفاض — وإن كان ذلك ببطء. أصدرت المراكز الأمريكية لمكافحة الأمراض والوقاية منها (CDC) توجيهات تسمح للأشخاص الذين تلقوا اللقاح بالتجمع دون ارتداء أقنعة في مجموعات صغيرة، وتقوم بعض المدن والولايات بتخفيف القيود. ونتيجة لذلك، قد تفكر الشركات في إعادة الموظفين إلى المكتب.

تواجه أنجيلا ل. شو، SHRM نائبة رئيس قسم الموارد البشرية في شركة «كامبوس أدفانتج» (Campus Advantage) — وهي شركة لإدارة العقارات مقرها أوستن بولاية تكساس، ولديها عقارات في تكساس وفلوريدا وميسيسيبي — هذا القرار بالذات. فقد رفع حاكم ولاية تكساس، جريج أبوت، الأسبوع الماضي قرار ارتداء الكمامات الإلزامي في الولاية وفتحها بالكامل، لذا قد تضطر الشركة إلى إعادة جميع الموظفين إلى العمل — وبسرعة. في مارس الماضي، أغلقت الشركة 65 موقعًا من مواقع سكن الطلاب التابعة لها. بقي الموظفون في المكتب الرئيسي في منازلهم لفترة، ولكن بحلول الصيف أصبح بإمكانهم العودة إلى المكتب حسب الحاجة. ومع ذلك، اكتفى معظمهم بالعمل من المنزل.

يحتاج أرباب العمل إلى خطة لإعادة الموظفين إلى مكان العمل، مع الاستمرار في دعم الموظفين الذين يواصلون العمل من المنزل. وفيما يلي بعض الخطوات التي يمكن اتباعها لوضع خطة خاصة بك للعودة إلى مكان العمل.

قم بتشكيل فريق لإعادة فتح الأنشطة. قامت شركة «كامبوس أدفانتج» في مارس 2020 بتشكيل ما أسمته «فريق كوفيد-12» — وهو مجموعة تضم اثني عشر من قادة الشركة. وقد كان هذا الفريق ذا قيمة لا تقدر بثمن في مساعدة الشركة على اتخاذ القرارات الصعبة في عالم يتغير باستمرار. «لحسن الحظ، قسم الموارد البشرية ليس مسؤولاً عن كل شيء. ففريق Covid-12 لدينا يضم قيادات من كل فريق"، قالت شو. اجتمع الفريق مرتين أسبوعيًا خلال الأشهر الستة الأولى من الجائحة، وقالت شو إنها حرصت على أن يكون كل قرار "إنسانيًا".

أرسل استبيانًا حول إعادة فتح المؤسسة. ورغم أن فريق إعادة الفتح هو الذي سيتخذ القرارات، إلا أنك ستحتاج أيضًا إلى الحصول على آراء الموظفين، حسبما قالت أمبر كلايتون، SHRM مديرة مركز المعرفة في جمعية إدارة الموارد البشرية. وقالت: "يجب على أصحاب العمل إشراك الموظفين في هذه العملية ومعرفة آرائهم". سيكون هذا مهمًا بشكل خاص إذا كنت تخطط لمطالبة الجميع بالعودة على الفور أو إذا كنت تطلب منهم الحصول على لقاح COVID-19 أولاً. سترغب في السؤال عن رأي الموظفين بشأن العودة، ومشاعرهم تجاه اللقاح، وما إذا كانت لديهم أي ظروف مخففة مثل أطفال لا تزال مدارسهم مغلقة.

وضع إرشادات للصحة والسلامة. تعمل منظمة «Circle of Care for Families and Children of Passaic County, Inc.» في نيوجيرسي مع الأطفال والشباب الذين يمرون بأزمات أو يحتاجون إلى المساعدة. ونظرًا لأن العديد من موظفي المنظمة، البالغ عددهم قرابة 100 موظف، يتعاملون بشكل مباشر مع العائلات، فقد احتاجت المنظمة إلى لوائح سلامة تضمن الحفاظ على صحة كلتا المجموعتين. وللحد من انتشار الفيروس، أنشأوا تطبيقًا لفحص COVID-19 يقوم الموظفون بملئه على أجهزتهم المحمولة. وبمجرد اجتياز الفحص، يُطلب من الموظفين تحديد موعد للحضور للحد من عدد الأشخاص في مكان العمل. قالت ماري بيتا، SHRM مديرة الموارد البشرية بالشركة: "ينظرون إلى جدول Outlook عبر الإنترنت، وإذا كان هناك شخص آخر يجلس بجوارهم مدرجًا في الجدول أيضًا، فإننا نطلب منهم عدم الحضور". اقترحت بيتا إعادة الموظفين إلى العمل تدريجيًا — وهو ما فعله فريقها عند عودتهم إلى الميدان.

"مع عودة الموظفين إلى المجتمعات التي نخدمها، تم ذلك على مراحل تجريبية، حيث عُقدت اجتماعات لتقييم الأداء قبل انضمام موظفين جدد إلى المرحلة التالية من البرنامج التجريبي. وقد ساعدنا ذلك على اختبار الإجراءات المعمول بها والحصول على ملاحظات من الموظفين قبل تطبيقها على جميع مديري الرعاية."   

اشترِ المعدات المناسبة. بصفتها شركة لتصنيع المواد الغذائية ضمن الخدمات الأساسية، لم تغلق شركة «Gel Spice Co.» في بايون، بولاية نيوجيرسي، مصنعها قط، لكن موظفي المكاتب عملوا من المنزل. والآن، مع سعي الشركة إلى إعادة الجميع إلى العمل، تقوم مديرة الموارد البشرية «شيومارا سيبالوس»، SHRM، بتطبيق الدروس التي استخلصتها «Gel Spice» من تجربة موظفي المصنع في بداية الجائحة على موظفي المكاتب. على سبيل المثال، في البداية، اشتكى الموظفون من أجهزة قياس الحرارة التي كانت توضع مباشرة على جباههم، لذا اشترت الشركة ثلاث محطات قياس درجة الحرارة قائمة لإجراء الفحوصات بدون لمس. كما علقوا لافتات تطلب من كل من يدخل المرفق ارتداء قناع وقياس درجة حرارته.

وأشار شو من شركة «كامبوس أدفانتج» إلى أن المعدات المناسبة تشمل أيضًا معقم اليدين، وحواجز من البلكسيجلاس، ومحطات غسيل مجهزة، ومواد توعوية، وأقنعة. تواصل مع الموظفين حتى يعرفوا ما هو متوقع منهم. "ضع القواعد موضع التنفيذ وتأكد من أن الجميع يمكنهم رؤيتها. قواعدنا — لا يمكنكم تناول الطعام معًا في غرفة الاستراحة، ويجب وضع كرسي بين الأشخاص في غرفة الاجتماعات، ويجب ارتداء الأقنعة طوال اليوم — موجودة على اللافتات والمواد المرجعية."

استشروا الخبراء. قالت بيتا إنها وفريقها يتابعون باستمرار الإرشادات الصادرة عن مركز السيطرة على الأمراض (CDC) وإدارة السلامة والصحة المهنية، وقد انضموا إلى رابطة أرباب العمل في نيوجيرسي. "عندما يحدث تغيير محلي كبير، يرسلون رسالة إعلامية ويعرضون ندوة عبر الإنترنت. وإذا لم يكونوا متأكدين مما يعنيه ذلك بالنسبة لنا، فإنهم يحاولون توضيح الأمر."

ويمكن أن يضم فريق الخبراء التابع لك أيضًا محامين يمكنهم تقديم المشورة لك بشأن متطلبات الإجازات المرضية والعائلية، فضلاً عن القوانين المحلية وقوانين الولاية.

وضعخطططوارئوخططبديلة. واجهت الشركات قرارات صعبة ومصاعب مالية عندما اضطرت إلى إغلاق أبوابها في مارس الماضي، ولهذا السبب يتعين على قسم الموارد البشرية وضع خطط احتياطية تحسبًا لارتفاع أعداد الإصابات بفيروس كوفيد-19 مرة أخرى. كما يتعين على قسم الموارد البشرية وضع خطط بديلة للموظفين الذين لا يستطيعون العودة إلى مكان العمل أو لا يرغبون في ذلك.

قال كلايتون: "قد ترغب في التفكير في وضع جدول زمني مرن — مثل الحضور متأخرًا والمغادرة مبكرًا — وتوفير التسهيلات للموظفين الذين ليسوا مستعدين للعودة".

كارين بانان كاتبة مستقلة مقيمة في نيويورك.

[هل تحتاج إلى مساعدة في مسائل قانونية؟ اطلع على SHRM .]