ها قد حان ذلك الوقت من العام مرة أخرى. هناك نسمة من النضارة في الهواء مقترنة بطاقة تبعث في الوقت نفسه على الإثارة والقلق. مع إطالة الظلال وعودة الأطفال إلى المدارس، يواجه المتخصصون في الموارد البشرية طقسهم السنوي الخاص: إنه موسم التسجيل المفتوح.
إذا كنت مثل العديد من زملائك، فأنت تواجه هذا العمل السنوي بمزيج من الحماس والقلق. إنها فترة مزدحمة لا شك أنها مرهقة ومرهقة، لكنها تتيح في الوقت نفسه لقسم الموارد البشرية فرصة لتقديم مساهمات حيوية للشركة ومساعدة الموظفين على اتخاذ القرارات التي ستؤثر بشكل كبير عليهم وعلى أسرهم.
فيما يلي بعض النصائح المجربة والمثبتة الفعالية للاستفادة القصوى من هذه الفترة الحاسمة.
1. تجهيز الموظفين
تبدأ عملية اختيار المزايا السنوية قبل وقت طويل من ملء أي استمارات. ولا ينبغي للموظفين طرح أسئلة أساسية حول خيارات التغطية التأمينية الخاصة بهم خلال اجتماعات التسجيل المفتوح — بل ينبغي أن يتم ذلك قبل بدء فترة التسجيل المفتوح.
توفير المواد والمعلومات المهمة — مثل الزيادات في التكاليف — مسبقًا حتى يتسنى للأفراد مراجعة خياراتهم وإعداد أسئلتهم قبل بدء فترة التسجيل المفتوحة. ويمكن توزيع هذه المواد عبر جميع القنوات المتاحة، بما في ذلك أي بوابات إلكترونية يديرها صاحب العمل أو شركات التأمين أو الوسطاء أو الاستشاريون أو غيرهم من الموردين.
يرغب الموظفون في معرفة أربعة أمور عن كل برنامج:
- لماذا أحتاج إلى هذه التغطية؟
- ما هي الميزات التي تناسب احتياجاتي؟
- ما هي الفائدة التي يقدمها البرنامج؟
- كم سيكلفني ذلك من كل راتب؟
ورغم أن أحدث التقنيات غالبًا ما تحظى باهتمام كبير، فلا تغفل عن الأساليب الأقل تكلفة — والأكثر فعالية — لإعداد الموظفين وتحفيز مشاركتهم. ومن الطرق السهلة لجذب انتباههم وضع إخطارات في مظاريف الرواتب، وإتاحة مقاطع فيديو باللغتين الإنجليزية والإسبانية عبر «يوتيوب» أو «فيسبوك» أو على الشاشات الموجودة في المكاتب والمقاهي.
ويمكنك أيضًا محاولة إعداد نشرة إعلامية من صفحة واحدة تشرح المصطلحات الأساسية، وتعلن عن أسماء وأرقام جهات الاتصال، والمواقع الإلكترونية المهمة، وقائمة بجميع المعلومات اللازمة لملء الاستمارات المطلوبة.
2. التركيز على الناس
على الرغم من أن التكنولوجيا تُحدث تغييرات في الطريقة التي يتعرف بها الموظفون على المزايا ويختارونها، إلا أنه يجب أن نتذكر أن فترة التسجيل المفتوح تظل عملية تركز على العنصر البشري.
اطلب المساعدة من «الشخصيات المؤثرة» الرئيسية — أي بعض الأفراد الذين يتمتعون بنفوذ كبير على أقرانهم. هؤلاء هم الأشخاص الذين يلجأ إليهم الموظفون الآخرون للحصول على المشورة، وطرح الأسئلة المتعلقة بالعمل، وإجراء محادثات ودية أو مشجعة.
وجهوا اتصالاتكم إلى ذلك المكتب مع أخذ الشخص المؤثر في الاعتبار، ثم تابعوا الأمر لمعرفة رأي هؤلاء الأفراد البارزين في العملية ولتحديد ما يقوله الموظفون الآخرون عنها.
3. تحديد احتياجات العاملين لديك
راجع نتائج جهود التسجيل المفتوح في السنوات السابقة للتأكد من أن العملية والمزايا لا تزال ذات صلة ومفيدة للموظفين. ما مدى فعالية الأساليب وقنوات التواصل المختلفة، وهل قدم الموظفون أي ملاحظات بشأن العملية نفسها؟ اطرح الأسئلة التالية:
- من أين يحصل الموظفون على المعلومات؟
- ما هي أهم 10 أسئلة طرحوها؟
- ما الجديد هذا العام؟
لكي يتمكن أصحاب العمل من الابتكار وتحسين هذه العملية، عليهم فهم موظفيهم. فكل قوة عاملة لها طابعها الفريد، وما يميز مجموعتك سيحدد إلى حد كبير أفضل طريقة لإدارة هذه العملية.
يمكن لأصحاب العمل تحليل بياناتهم بتفصيل دقيق لوضع نماذج شخصية تمثل مجموعات فرعية مختلفة من جمهورهم، ومن ثم صياغة رسائل مخصصة لكل نموذج.
يُعد تكييف مواد التسجيل المفتوح لتناسب هذه الشرائح من الموظفين أمرًا بالغ الأهمية. فإذا كانت نسبة كبيرة من موظفيك، على سبيل المثال، من جيل الألفية غير المتزوجين والذين ما زالوا في المراحل المبكرة من حياتهم المهنية، فلا تبني جميع حساباتك النموذجية على أساس الأسرة."
قم بتخصيص الجلسات التوضيحية والندوات عبر الإنترنت لتناسب مجموعات محددة. ولا يلزم بالضرورة تحديد هذه المجموعات حسب العمر أو الجنس؛ فالتصنيف حسب حالة الاستحقاقات هو الأكثر منطقية. على سبيل المثال، يمكنك تقديم جلسات توضيحية للأشخاص الذين يشترون تغطية فردية أو تغطية للزوج أو تغطية عائلية.
4. اجعل الأمور بسيطة وواضحة
احذر من السعي وراء التفاعل لمجرد التفاعل، ولا تثقل كاهل الموظفين برسائل متكررة. لكل مبادرة تفكر في تنفيذها، اسأل نفسك: «هل تؤدي هذه المبادرة إلى إجراء ذي مغزى، وتساعد الموظفين على فهم المزايا المتاحة لهم وكيفية عملها؟»
ركز على التواصل في وقت مبكر وبشكل متكرر، بدءًا من شهر سبتمبر استعدادًا لفترة التسجيل المفتوحة في منتصف نوفمبر، حتى لو لم تكن أسعار أقساط التأمين متاحة بعد.
5. اجعل طرح الأسئلة أمرًا سهلاً
كما أن اللمسة الشخصية لها أهميتها أيضًا، لذا يحرص بعض المسؤولين التنفيذيين في قسم الموارد البشرية وموظفيهم على التواجد في مواقع العمل عن بُعد للإجابة على الأسئلة المتعلقة بكيفية الاستفادة القصوى من الخطط المتاحة والأدوات والموارد التي توفرها الشركة.
من خلال تمديد فترة التسجيل المفتوح، يمكنك توفير جلسات فردية مدتها 20 دقيقة للموظفين لمناقشة أسئلتهم ومخاوفهم الخاصة بالمزايا مع قسم الموارد البشرية. وقد أعرب بعض القادة عن قلقهم من أن الموظفين قد يتجنبون اختيار تلك الخطط لمجرد عدم فهمهم لها.
على الرغم من أن عقد اجتماع جماعي لشرح المزايا يعد خيارًا مغريًّا، إلا أنه لا يشجع على الحوار، لأن الموظفين يكونون أقل ميلاً إلى طرح أسئلة حول احتياجاتهم الخاصة.
6. تقديم حوافز للتسجيل
بالطبع، لا شيء يجذب انتباه الناس مثل الهدايا المجانية. لتشجيع الموظفين على التسجيل في برامج المزايا في أقرب وقت ممكن، قم بإجراء سحب يومي خلال فترة التسجيل المفتوحة، على ألا يُدرج الموظفون في السحب إلا بعد إتمامهم الإجراءات الورقية. وإذا أكملوا الإجراءات الورقية في اليوم الأول، فستظل أسماؤهم مدرجة في السحب لمدة أسبوعين خلال فترة التسجيل.
ننظر في تنظيم معرض افتراضي للمزايا، حيث يمكن للأفراد الدخول عبر الإنترنت للحصول على مزيد من المعلومات حول برامج مزايا محددة. ثم، إرسال حقيبة هدايا إلى جميع الموظفين تحتوي على الهدايا التي كانوا سيحصلون عليها في المعرض الذي يُعقد حضوريًّا.
7. الاستفادة من جميع الموارد المتاحة
تعد القيود المالية حقيقة واقعة تواجهها كل شركة. ولتحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة خلال فترة التسجيل المفتوح، يبحث المسؤولون المتمرسون في مجالي الموارد البشرية والمزايا عن شركاء داخل المنظمة وخارجها.
ليس من غير المألوف أن تتعاون إدارة الموارد البشرية مع قسم التسويق، الذي يمكنه المساهمة بالرسومات والنصوص لجعل رسائل البريد الإلكتروني أكثر جاذبية.
كما يمكن أن يكون الوسطاء وشركات التأمين والموردون الآخرون شركاء مهمين، لا سيما بالنسبة للمؤسسات الأصغر حجمًا التي قد لا تمتلك عددًا كبيرًا من الموظفين الداخليين للمساعدة في هذه العملية. ويمكن للوسيط أن يكون متاحًا عندما يرغب الموظفون في مناقشة موضوعات وأسئلة حساسة مع شخص من خارج الشركة.
8. إشراك الأزواج
يُعد التسجيل في برامج المزايا مسألة عائلية، لذا يجب إشراك الأزواج في الجلسات التوضيحية. ويمكن عقد هذه الجلسات بعد ساعات العمل وفي عطلات نهاية الأسبوع، حيث تزداد احتمالية حضورهم وتتمكن من طرح أسئلتهم الخاصة. وإذا توفرت المساحة والموظفون اللازمون، يمكن لأصحاب العمل السماح للأطفال بالحضور في غرفة مخصصة مع مرافق، حيث يمكنهم التلوين ومشاهدة الأفلام وما إلى ذلك.”
إذا تعذر عقد اجتماعات وجهًا لوجه، فقم بتنظيم ندوات عبر الإنترنت في المساء أو خلال عطلة نهاية الأسبوع حتى يتمكن الأزواج من المشاركة بشكل أكبر. ومع ذلك، قد تحتاج إلى تقديم دعم إضافي لبعض الأزواج، بما في ذلك توسيع خيارات اللغات الأجنبية في وسائل الاتصال واستمارات التسجيل.
تتطور استراتيجيات التسجيل في برامج المزايا باستمرار. فما كان ناجحًا في العام الماضي قد لا يكون مناسبًا هذا العام — لكنك لن تخطئ أبدًا إذا أعطيت الأولوية لاحتياجات الموظفين.
مقالات ذات صلة
حوّل الموارد البشرية باستخدام التكنولوجيا المحمولة لتبسيط سير العمل وتحسين التواصل وتعزيز مشاركة الموظفين عبر الفرق الموزعة.
وجدت دراسة جديدة أن المتخصصين في تنمية المواهب يعتقدون أن التقييمات القائمة على الأداء أكثر فعالية في قياس نتائج تعلم الموظفين من اختبارات المعرفة.
مع تزايد انتشار الذكاء الاصطناعي داخل المؤسسات، تتزايد مخاوف الموظفين بشأن هذه التكنولوجيا. وفيما يلي كيفية تعامل قادة الموارد البشرية مع مخاوف الموظفين من الذكاء الاصطناعي، سواء على مستوى فريق عملهم أو على نطاق المؤسسة ككل.