كيفية التغلب على صعوبات تحديد مواعيد مقابلات المرشحين من خلال الأتمتة

تعد المقابلة أحد الجوانب الأساسية في عملية التوظيف داخل أي مؤسسة، لكن تحديد مواعيدها في جداول أعمال الجميع قد يشكل كابوسًا لوجستيًا. كما أن الاعتماد على نظام يدوي ممل قد يترك انطباعًا أوليًا سيئًا لدى المرشحين.

تقول لين لين فان، مديرة عمليات الموارد البشرية في شركة «مولسوفت» (MuleSoft)، وهي شركة تكنولوجية مقرها سان فرانسيسكو: «لا يحافظ الناس على تحديث مواعيدهم، أو يقومون بإلغاء المواعيد وإعادة تحديدها باستمرار». «تحدث أمور غير متوقعة، ونحن من يتعين عليه التدخل وإيجاد محاور بديل قبل أن يؤثر ذلك سلبًا على تجربة المرشح». 

لحسن الحظ، يمكن للتكنولوجيا أن تساعد في هذا الصدد من خلال أدوات الأتمتة التي تعمل على تبسيط عملية الجدولة. 

تخفيف الصعوبات

يعد تحديد موعد المقابلة إحدى التجارب الأولى التي يمر بها المرشح مع صاحب العمل، لذا من المهم أن يتم ذلك بالشكل الصحيح. تقول دانييل واينبلات، المؤسسة والرئيسة التنفيذية لشركة ConveyIQ المتخصصة في برمجيات أتمتة التوظيف ومقرها مدينة نيويورك: «يمكنك أن تتخيل مدى شعور المرشحين بعدم الاحترام عندما يستغرق تحديد موعد المقابلة وقتًا طويلاً أو يتم تأجيله باستمرار».

كما أن العمليات اليدوية قد تكون عرضة للأخطاء، لا سيما بالنسبة للمؤسسات التي تتعامل مع أعداد كبيرة من المرشحين والوظائف الشاغرة. وتشمل مزايا الأتمتة زيادة الكفاءة والإنتاجية للمسؤولين عن التوظيف، وتقليل الوقت اللازم لملء الوظائف الشاغرة، وتحسين تجربة المرشحين حيث يمكن للأفراد تحديد مواعيد المقابلات وإعادة جدولتها بأنفسهم من أي جهاز. يقول ستيف تيوفكشيف، كبير الدعاة في شركة Yello لتطوير برامج التوظيف ومقرها شيكاغو: "تساعد برامج جدولة المقابلات في التخلص من تبادل الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية التي تستغرق وقتًا طويلاً، وتتيح لفريق التوظيف الاطلاع على جداول المقابلات القادمة في الوقت الفعلي، وتسمح لهم بقضاء المزيد من الوقت في البحث عن المرشحين والتواصل معهم". 

وإليكم كيفية عملها: بمجرد اختيار مرشح للمرحلة التمهيدية، يقوم مسؤولو التوظيف بإبلاغ الباحث عن العمل بالمواعيد المتاحة عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة. يقول أهريون مون، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لمنصة GoodTime لتحديد مواعيد المقابلات ومقرها سان فرانسيسكو: "تقوم الأداة بمراجعة جميع التقويمات الإلكترونية للمقابلين وتلخيص توفرهم في الوقت الفعلي". "يمكن لمسؤولي التوظيف الوصول إلى جداول المرشحين وفريق المقابلات على حد سواء لتحديد عدة مقابلات في وقت واحد وإجراء تغييرات سريعة في الوقت الفعلي."

يمكن جدولة مجموعة متنوعة من المقابلات، بما في ذلك المقابلات الهاتفية والمقابلات الجماعية في المقر والاجتماعات عبر الفيديو، في تقويمات جميع المشاركين، ويمكن لأي شخص إجراء تغييرات دون الحاجة إلى تدخل مسؤول التوظيف. ويقوم النظام تلقائيًا بتأكيد المواعيد، والمزامنة مع نظام تتبع المتقدمين، وإرسال إشعارات تذكيرية إلى المرشحين والمحاورين عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.

ما الذي يجب البحث عنه 

تتوفر مجموعة واسعة من البرامج، بما في ذلك منصات مخصصة للشركات مثل ConveyIQ وGoodTime وYello، بالإضافة إلى أدوات أساسية مجانية مثل Calendly. وتتيح إحدى أحدث ميزات LinkedIn Recruiter للمرشحين حجز موعد بناءً على التوافر في التقويم دون الحاجة إلى مغادرة الموقع.

ومن بين السمات المشتركة ما يلي:

• التذكيرات التلقائية. يتم إرسالها إلى جميع الأطراف قبل المقابلة. يقول وينبلات: «يمكنك تخصيصها، وتحديد وتيرتها واليوم والوقت من الأسبوع، وإرفاق معلومات عن صاحب العمل أو المرشح». «يمكنك تضمين قائمة مراجعة، وروابط، واتجاهات للوصول إلى المكتب، وتقييم، وملف تعريفي للمرشح».
  
• تفضيلات التوافر. يمكن للمنظمين والمسؤولين عن إجراء المقابلات تحديد أوقات التوافر وحجب الأوقات غير المتاحة. ويمكن وضع آليات معينة، مثل حجز فترات محددة للمقابلات في تقويم مدير التوظيف، ولا يمكن إلغاؤها إلا من خلال الاتصال بالمسؤول عن التوظيف. 
  
• مزامنة الأجهزة. تتم مزامنة أي مقابلة جديدة أو تحديث أو ملاحظة تلقائيًا عبر جميع الأجهزة.
  
• حجز قاعات الاجتماعات. يمكن للمنظمين تحديد المواقع المتاحة للاختيار من بينها.
  
• المقاييس. يقول مون: «إذا كانت الأداة قادرة على توفير مقاييس شاملة حول كفاءة العملية ومساءلة القائمين على إجراء المقابلات، فسيكون بإمكانك تحسين العملية برمتها بشكل جذري». 
  

كما يتيح العديد من البائعين لقسم الموارد البشرية تجربة المنتج قبل شرائه، ويقدمون الدعم المباشر والموارد للمستخدمين بعد الشراء.

ولكن انتظر، هناك المزيد

بالإضافة إلى جدولة المواعيد، يجري دمج الحلول التكنولوجية التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي (AI) في جوانب أخرى من عملية التوظيف — بدءًا من الرد على أسئلة المرشحين الأولية وصولاً إلى تقييم مهاراتهم. 

ويبدو أن المرشحين لا يمانعون ذلك. فوفقًا لاستطلاع أجرته مؤخرًا شركة «أليجيس جلوبال سولوشنز» (Allegis Global Solutions) — وهي شركة متخصصة في تعهيد عمليات التوظيف ومقرها هانوفر بولاية ماريلاند — فإن أكثر من نصف المرشحين لا يمانعون فكرة التفاعل مع روبوتات الدردشة التي تعمل بتقنية التعلم الآلي وتطبيقات الذكاء الاصطناعي الأخرى خلال عملية التوظيف. 

وهذه أخبار سارة للشركات التي طورت الروبوتات المتوفرة حالياً في السوق، بما في ذلك «ميا» (Mya) من شركة «ميا سيستمز» (Mya Systems)، التي تجمع المعلومات من المتقدمين وتساعد في تحديد مواعيد المقابلات، و«غوبي» (GoBe) من شركة «غوهاير» (GoHire)، وهو روبوت دردشة للبحث عن الوظائف يستخدم «فيسبوك مسنجر» (Facebook Messenger) للربط بين الوظائف والمرشحين.

يتيح لك GoBe إنشاء أسئلة مخصصة للفرز الأولي لكل وظيفة، ويمكن توجيه الطلبات إلى مسؤولي التوظيف عبر البريد الإلكتروني أو إرسالها تلقائيًا إلى نظام تتبع المتقدمين. كما يمكن للمرشحين الوصول إلى GoBe من خلال الموقع الإلكتروني الخاص بفرص العمل في الشركة.

إذا كانت عملية تحديد المواعيد الحالية تسبب لك المتاعب، فقد حان الوقت لتحديد بعض المواعيد لإجراء مقابلات بنفسك — مع الموردين الذين تتوافق عروضهم التقنية بشكل أفضل مع احتياجاتك. 

رسمة لستيفان شميتز لصالح مجلة HR.