تحسين عملية التوظيف باستخدام نماذج الكفاءات

يتفق الخبراء على أن تعيين الموظفين بناءً على ملامح الكفاءة يمكن أن يساعد في تجنب التعيينات الخاطئة وارتفاع معدل ترك العمل.

قال كريس لينون، رئيس قسم المنتجات في شركة «أركورو» (Arcoro) المتخصصة في برمجيات الموارد البشرية ومقرها كالاباساس بولاية كاليفورنيا: «إذا سبق لك أن قمت بتعيين غير موفق، فأنت تدرك مدى الضرر الذي يسببه» وجود شخص في منصب لا يتناسب معه. «في بعض الأحيان، ينتج التعيين غير الموفق عن الفشل في تحديد الكفاءات المطلوبة للمنصب بشكل صحيح. قد يصبح من المستحيل العثور على الشخص المناسب للوظيفة إذا لم تحدد أولاً ما يحتاجه المرشح المثالي للنجاح."

الاختيار القائم على الكفاءة هو عملية تقييم السمات السلوكية للمرشحين — إلى جانب مهاراتهم ومعارفهم — باستخدام نماذج قائمة على الأدوار ومقابلات منظمة لتحديد مدى ملاءمتهم للمنصب.

قال مايكل غولدبرغ، المدير الإداري لشركة MMGoldberg & Associates، وهي شركة استشارية متخصصة في الموارد البشرية واستقطاب المواهب ومقرها دالاس: "يمكنك توظيف الموظفين بناءً على الكفاءات الفنية طوال اليوم، ولكن إذا لم يتوافق الموظفون الجدد مع المبادئ التوجيهية للشركة وثقافتها أو الكفاءات السلوكية المطلوبة للمنصب، فإنك تضعهم في طريق الفشل".

قالت تارا غولانز، أخصائية علم النفس الصناعي والتنظيمي في شركة «كاليبر» المتخصصة في تقييم الموظفين وتنمية المواهب في برينستون بولاية نيوجيرسي: «نماذج الكفاءات ليست نموذجًا واحدًا يناسب الجميع، بل تعتمد بشكل كبير على الوظيفة المعنية». «يتعين على مديري التوظيف أن يضعوا في اعتبارهم النتائج التي يسعون إليها في وظيفة معينة، ثم يوظفوا بناءً على الكفاءات التي ستقودهم إلى تحقيق تلك النتائج».

وأضاف غولانز أن الاختيار القائم على الكفاءات يعود بالفائدة على المؤسسة بطرق متعددة. فمن الممكن دمج نماذج الكفاءات في الوصف الوظيفي لجذب المرشحين المناسبين للوظائف الشاغرة. ويستخدمها مسؤولو التوظيف ومديرو التعيين لتقييم المرشحين خلال عملية الاختيار. كما أنها تشكل أساسًا مرجعيًا لتطوير الموظف في المستقبل. لكنها تعود بالفائدة أيضًا على المرشحين أنفسهم.  

وقالت: "تُضفي هذه النماذج مزيدًا من الوضوح وتحدد التوقعات المتعلقة بالوظيفة". "قد يرغب المرشحون والموظفون الجدد في معرفة ما إذا كانت هناك جوانب معينة من الوظيفة يمكنهم التميز فيها، وجوانب أخرى قد يحتاجون إلى العمل عليها لتحقيق النجاح".

وأضاف لينون أن تحديد الكفاءات المطلوبة للموظفين الجدد يمكن أن يساعد في وضع الأهداف، وتحديد مجالات التطوير المهني، واتخاذ القرارات بشأن الترقيات، ونقل الموظفين في حالة إعادة هيكلة المؤسسة.

وقال: "في نهاية المطاف، لا تساعد الكفاءات الأساسية في توظيف الأشخاص المناسبين فحسب، بل تضمن أيضًا أن يكونوا مجهزين جيدًا لأداء مهامهم وتحقيق طموحاتهم المهنية داخل شركتك".

[منصةSHRM : SHRM ]

تحديد الكفاءات المطلوبة للموظفين الجدد

قال لينون إن هناك كفاءات خاصة بالوظيفة وكفاءات تنظيمية يجب أخذها في الاعتبار. ولتحديد الكفاءات الخاصة بالوظيفة، فكر فيما يتطلبه أداء مهام الوظيفة، بما في ذلك المهارات الفنية والشخصية، والمعرفة في المجال، والسمات السلوكية وأسلوب العمل.

وقال: "إن تحديد الكفاءات المطلوبة لكل وظيفة لن يعتمد فقط على رأي المشرف على تلك الوظيفة، بل سيشمل أيضًا آراء الموظفين الآخرين الذين يعملون عن كثب مع شاغل تلك الوظيفة".

وقالت غولانز إنه لا ينبغي نسيان التحدث إلى الموظفين الحاليين ذوي الأداء المتميز في هذا المنصب. وأضافت: "أريد أن أسمع منهم ماذا يفعلون يوميًا، وما الذي يهمهم في عملهم، وما الذي يجعلهم ناجحين".

"ضع في اعتبارك أنك تنظر إلى الوظيفة كما هي اليوم. غالبًا ما ينشغل الناس بالإمكانات المستقبلية، وهو أمر مهم يجب أخذه في الحسبان، لكن لا ينبغي أن تثقل كاهل نموذج الموظف الجديد بمؤهلات تستهدف المستقبل."

وقال لينون إن الكفاءات التنظيمية ستكون متسقة في جميع الوظائف داخل الشركة. ويمكن وضعها من خلال تحديد المعايير والسلوكيات المتوقعة على مستوى الشركة.

وقال: "سترتبط العديد من الكفاءات التنظيمية بعلامة الشركة التجارية وقيمها". "وإذا كانت مؤسستك قد حددت بوضوح علامتها التجارية وقيمها وثقافتها، فاستخدمها كنقطة انطلاق لمساعدتك في تحديد الكفاءات التنظيمية الخاصة بك".

قال غولدبرغ: «هذه هي الخطوة الأسهل». «تمتلك معظم المؤسسات مبادئ توجيهية وبيانات حول مهمتها وقيمها، لكن 90 في المائة منها لا تطرح على المرشحين أسئلة تتماشى مع تلك المبادئ».

اتفق الخبراء على أن قسم الموارد البشرية وقسم استقطاب المواهب يجب أن يتعاونا في قيادة عملية بناء الكفاءات من خلال المقابلات ومجموعات النقاش وجمع بيانات الاستطلاعات.

قال غولانز: "عند وضع نموذج للكفاءات، ركز على الكفاءات الأساسية، مع الإشارة أيضًا إلى الكفاءات التي يُفضل توفرها أو التي أنت على استعداد لتخصيص وقت لتنمية هذه الكفاءات لدى الموظفين الجدد". "في وظيفة المبيعات، من المرجح أن تكون كفاءة التأثير والإقناع من الكفاءات الأساسية. أما الكفاءات التي يُفضل امتلاكها فقد تتعلق بمهارات إدارة الوقت، والتي قد تكون مجالًا يمكنك المساعدة في تطويره. إذا كنت توظف لشغل منصب قيادي، فمن المهم أن يتمتع الموظفون الجدد برؤية شاملة، وأن يكونوا قادرين على اتخاذ قرارات صعبة والتفكير بشكل استراتيجي. قد يُظهر المرشح اهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل والتركيز على الجودة، ولكن هل هذه كفاءة أساسية؟ لا يبدو ذلك."

وقدمت الأمثلة التالية على الكفاءات المرتبطة بالوظائف:

• صراف بنكي. يعمل شاغلو هذا المنصب مع العملاء لإتمام معاملات الحسابات. ماذا يعني ذلك من حيث الكفاءات المطلوبة؟ قال غولانز: "هناك تركيز كبير على الجودة — فهم يتعاملون مع أموال الناس، ويقومون بإدخال الأرقام". "وهناك كفاءة أخرى تتمثل في روح المساعدة، والتي تعكس الجانب المتعلق بالتعامل المباشر مع العملاء في وظيفتهم. يجب أن يكونوا ودودين وقادرين على تحمل مسؤولية أي مشكلات تطرأ مع العملاء. من المهم اتباع الممارسات القياسية — لا يُطلب منهم أن يكونوا مبدعين كصرافين، بل أن يتبعوا قواعد صارمة للمعاملات."
• مدير متوسط المستوى. وقال غولانز إن الكفاءات المهمة تشمل القدرة على تحقيق النتائج، وتوضيح توقعات الأداء، وتفويض المسؤوليات، وإدارة العمليات. ومن هذا المنطلق، يمكن إضافة المتطلبات الخاصة بالقطاع المعني.

استخدام الكفاءات لتوجيه المقابلات

وبمجرد الانتهاء من وضع نماذج الكفاءات الخاصة بالوظيفة والمؤسسة، فإن الخطوة التالية تتمثل في دمج هذه النماذج في عملية مقابلة المرشحين. وقال لينون: "إن تحديد الكفاءات الأساسية يوفر الأساس اللازم لتنظيم مقابلات فعالة".

وأضاف غولدبرغ أن مسؤولي التوظيف ومديري التعيين لا ينبغي أن يكتفوا بطرح الأسئلة بشكل سلبي خلال المقابلات والتقييمات، بل يجب أن يكون لديهم أيضًا طريقة لتقييم إجابات المرشحين. "استمعوا إلى ما تعرفون أنه سيؤتي ثماره وما لن يؤتي ثماره."