دمج الموظفين الجدد: ابدأ من هنا عند تعيين موظف جديد
التأهيل المناسب هو مفتاح الاحتفاظ بالمواهب وإشراكها
تأهيل الموظفين الجدد هو عملية دمج الموظف الجديد في الشركة وثقافتها، بالإضافة إلى تزويده بالأدوات والمعلومات اللازمة ليصبح عضواً منتجاً في الفريق.
يقول خبراء التوظيف والموارد البشرية إن توظيف الموظفين الجدد في أي مؤسسة يجب أن يكون عملية استراتيجية تستمر لمدة عام على الأقل، لأن الطريقة التي يتعامل بها أصحاب العمل مع الأيام والأشهر الأولى من تجربة الموظف الجديد أمر بالغ الأهمية لضمان استمراره في العمل.
البدء في عملية التهيئة
العثور على أفضل المرشحين لشغل الوظائف في مؤسستك ليس سوى جزء من بناء فريق فعال. يمكن أن تكون عملية تأهيل الموظفين الجدد أحد العوامل الأكثر أهمية في ضمان أن يكون الموظفون الجدد منتجين وراضين عن عملهم.
ومع ذلك، في بعض المؤسسات، غالبًا ما يتم الخلط بين عملية التهيئة ( ) والتوجيه (orientation). في حين أن التوجيه قد يكون ضروريًا — حيث يجب إكمال الأعمال الورقية والمهام الروتينية الأخرى — فإن التهيئة هي عملية شاملة تشمل الإدارة والموظفين الآخرين ويمكن أن تستمر لمدة تصل إلى 12 شهرًا.
قبل تنفيذ برنامج تهيئة رسمي، يجب على أصحاب العمل الإجابة على بعض الأسئلة الأساسية للحصول على موافقة الفريق والإدارة العليا، بما في ذلك:
- متى سيبدأ التمهيد؟
- كم من الوقت سيستمر؟
- ما هو الانطباع الذي تريد أن يتركه الموظفون الجدد في نهاية اليوم الأول؟
- ما الذي يحتاج الموظفون الجدد معرفته عن الثقافة وبيئة العمل؟
- ما هو الدور الذي ستلعبه الموارد البشرية في هذه العملية؟ وماذا عن المديرين المباشرين؟ وزملاء العمل؟
- ما هي الأهداف التي تريد أن تحددها للموظفين الجدد؟
- كيف ستجمعون التعليقات على البرنامج وتقيسون نجاحه؟
بمجرد الإجابة على هذه الأسئلة، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية والإدارة العليا وضع خطة عمل لمساعدة الموظفين الجدد على استيعاب سياسات الشركة وسير العمل بسرعة، مع التعرف بشكل كامل على ثقافة المؤسسة.
إنشاء برنامج تأهيل الموظفين الجدد
قال بن بيترسون، الرئيس التنفيذي لشركة BambooHR، وهي شركة متخصصة في تكنولوجيا الموارد البشرية: "إذا لم نهتم بالتأهيل قبل بدء الموظف العمل، فسنكون متأخرين كثيرًا". "بدلاً من تراكم الأوراق التي تنتظر توقيعهم، أرسلها إلى الموظف مسبقًا للتوقيع عليها إلكترونيًا. امنحهم خيارات المزايا الخاصة بهم. ابحث عن التكنولوجيا التي تساعدك على أتمتة عملية تداول الأوراق".
بمجرد أن يتلقى الموظفون الجدد عرض عمل، يمكنهم أيضًا الحصول على حق الوصول إلى بوابة التسجيل الإلكترونية للشركة، وفقًا لما صرحت به أمبر هايات، مديرة تسويق المنتجات في شركة SilkRoad، وهي شركة متخصصة في حلول إدارة المواهب.
"هنا يكتشفون محتوى مصمم لإشراكهم، مثل ملاحظة ودية من مديرهم، ومعلومات عن اليوم الأول، ورسائل ترحيب وصور من زملائهم الجدد في الفريق، ومسرد بمختصرات الشركة، ونسخة افتراضية من دليل الموظفين، بالإضافة إلى تفاصيل أخرى عن قسم الموظف الجديد ومسؤوليات وظيفته"، قالت.
كما أن بوابات الموظفين الجدد تفيد قسم الموارد البشرية من خلال لوحات التحكم التي يمكنها تنظيم وتتبع المهام التي يجب إكمالها وإدارتها إلكترونيًا، مثل نماذج W-4 أو I-9 ونماذج المزايا والرواتب، وفقًا لما قاله هايات.
بالإضافة إلى مطالبة الموظفين الجدد بملء استمارات التعيين الجديدة عبر الإنترنت، فكر في توفير إجابات للأسئلة التي قد تطرح عليهم، مثل أين يتوجهون في اليوم الأول، ومن يسألون عند وصولهم، وماذا يرتدون، كما قالت.
قم بإعداد مكتب الموظفين الجدد وهواتفهم وأجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم وكلمات مرور تسجيل الدخول قبل وصولهم، قال بيترسون.
"أسوأ شيء بالنسبة لموظف جديد هو أن يتم استقطابه خلال عملية التوظيف، ثم يصل إلى مكان العمل ليجد أن موظف الاستقبال لا يتوقع قدومه أو أن مكتبه لم يتم تجهيزه بعد"، قال.
مزيد من القراءة:
- فهم عملية تأهيل الموظفين الجدد
توفر هذه المجموعة من الأدوات الحجج التجارية لتأهيل الموظفين الجدد، ومكونات البرنامج، وأساليب التنفيذ، والمقاييس، والمزيد. - SHRM : تأهيل الموظفين الجدد: تحقيق أقصى قدر من النجاح
يساعد التوجيه الموظفين الجدد على التكيف مع الجوانب الاجتماعية والأداء الوظيفي لكي يصبحوا بسرعة أعضاء منتجين ومساهمين في المنظمة. هذا التقرير، تأهيل الموظفين الجدد: تحقيق أقصى قدر من النجاح، سيوفر لك الأدوات التي تحتاجها لإنشاء عملية تأهيل فعالة في شركتك. - نصائح لإنشاء موقع فعال للتأهيل الوظيفي
عندما يفكر أصحاب العمل في إنشاء بوابة إلكترونية للتأهيل الوظيفي، يجب عليهم أولاً التفكير في الرسائل الأساسية التي سيقدمها الموقع الإلكتروني للموظفين الجدد ودمج تلك الأفكار في مكونات التصميم. - 5 خطوات لإنشاء برنامج تأهيل للمديرين
إن إعداد المديرين الجدد للنجاح يؤثر بشكل إيجابي على المشاركة ومعدل دوران الموظفين والنتائج النهائية.
تحسين تجربة اليوم الأول
يجب أن يكون الهدفان الرئيسيان في اليوم الأول تحديد التوقعات وتقديم الأهداف. قال بيترسون إن الموظفين بحاجة إلى أن تكون لديهم أفكار واضحة تمامًا عن واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية في اليوم الأول.
"يحتاج الموظفون الجدد إلى التعرف على الوظيفة والتعرف على زملائهم الجدد. التفاعل الاجتماعي أمر بالغ الأهمية. تريدهم أن يعودوا في اليوم الثاني، أليس كذلك؟" سأل.
يتم اصطحاب الموظفين الجدد في BambooHR لتناول الغداء في أول يوم عمل لهم. قال بيترسون: "لقد اهتممنا بهم بما يكفي لتوظيفهم، ونريدهم أن يعلموا أننا نهتم بهم بما يكفي لبناء علاقة جيدة معهم".
مواءمة التوقعات أمر بالغ الأهمية.
قال هايات: "المنظمات التي لا تركز على تأقلم الموظفين الجدد مع ثقافة الشركة تعاني من عيب كبير. فالموظفون الذين يعرفون ما يمكن أن يتوقعوه من ثقافة الشركة وبيئة العمل يتخذون قرارات أفضل تتماشى بشكل أكبر مع الممارسات المقبولة في الشركة".
لمنع أعضاء الفريق الحاليين من الشعور بالاستياء تجاه الموظف الجديد، يجب التأكد من تحديد الأدوار والمسؤوليات لجميع أعضاء الفريق، كما نصح بيترسون.
"في بعض الأحيان، قد يشعر أعضاء الفريق الحاليون بالتهديد من أن شخصًا جديدًا قد يتولى مسؤولياتهم. لذا، من الجيد توضيح منصب الموظف الجديد وكذلك [مناصب] أعضاء الفريق الآخرين الذين يرتبط عملهم ارتباطًا وثيقًا به، وكيف سيتفاعلون مع بعضهم البعض، وكيف ستسير المشاريع"، قال.
مزيد من القراءة:
- أخطاء يجب تجنبها عند توظيف موظفين جدد وبعض الأفكار الإبداعية التي يمكن تبنيها
لجمع بعض الأفكار العملية حول التوجيه الفعال للموظفين الجدد، طلبنا من مجتمع الموارد البشرية مشاركة قصصهم على وسائل التواصل الاجتماعي حول نجاحات وإخفاقات التوجيه. بعضها يغير قواعد اللعبة تمامًا. - يمكن لمسؤولي التوظيف خلق تجربة "فتح الصندوق" للموظفين الجدد
الالتزام بالعلامة التجارية يحافظ على تماسك برامج التهيئة. هل سيكون الموظفون الجدد متحمسين ليومهم الأول في العمل بقدر حماسهم لفتح هاتف ذكي جديد؟ - دروس في تعيين المديرين التنفيذيين من انتقالات الرئاسة
تخيل ماذا سيحدث إذا غادر جميع المديرين التنفيذيين وفرق الإدارة في شركتك في نفس الوقت، وسلموا شاراتهم وأطفأوا الأنوار دون أن يتركوا وراءهم حتى قائمة بالنصائح لمن سيحلون محلهم. ستفتح آلاف الوظائف الشاغرة في لحظة، وسيكون أمام فريق الموارد البشرية لديك أقل من ثلاثة أشهر لتعيين موظفين لشغل تلك الوظائف.
تعظيم التأثير في الأشهر الأولى
من المهم أن يقوم قسم الموارد البشرية بإجراء تقييم شهري للتأكد من أن الموظف الجديد يشعر بالراحة والسعادة والالتزام، حسبما قال بيترسون. وأضاف: "من المهم أيضًا خلال فترة التهيئة أن تقوم بمراجعة المساهمات المبكرة للموظف الجديد وتقديم ملاحظات مدروسة بشأنها".
وفقًا لاستطلاع أجرته BambooHR، قال ثلاثة أرباع الموظفين الجدد إن التدريب خلال الأسبوع الأول من العمل هو الأهم بالنسبة لهم. وفي الوقت نفسه، شعر 41 في المائة من المتخصصين في الموارد البشرية أنهم بحاجة إلى تحديث التدريب في مرحلة التهيئة.
"إذا لم تكن تبلغ الموظفين الجدد بما يتوقع منهم القيام به وتزودهم بالأدوات اللازمة للقيام بذلك بشكل صحيح، فإنك تضعهم في موقف يؤدي إلى فشلهم"، قال بيترسون.
كما أنك لا تريد أن تغرق موظفيك الجدد بمعلومات أكثر من اللازم.
"في حين أنه من المهم أن تجعل موظفك الجديد يبدأ العمل بسرعة ويكون منتجًا، إلا أنك تحتاج أيضًا إلى التأكد من توفير تدريب أثناء العمل بطريقة سهلة الإدارة"، قال.
وأضاف بيترسون أنه من المأمول أن يكون الموظفون الجدد قد اختاروا مرشداً لهم بحلول نهاية الشهر الأول. قال 56% من المشاركين في دراسة BambooHR أن وجود صديق أو مرشد في العمل أمر مهم جداً عند البدء.
وجد تقرير مجموعة أبردين أن المنظمات عالية الأداء أكثر عرضة بنحو مرتين ونصف من أرباب العمل الأقل أداءً لتعيين مرشد أو مدرب خلال عملية التوظيف.
وقال هايات: "يمكن أن تكون برامج التوجيه بسيطة مثل تعيين شخص مسؤول عن الموظف الجديد أو تشكيل فريق متخصص من الموجهين للإجابة على أي أسئلة قد تطرأ".
الأشهر الثلاثة إلى الستة الأولى
نصح بيترسون قسم الموارد البشرية بإجراء فحص آخر بعد ثلاثة إلى ستة أشهر، حسب الموظف والوظيفة.
"لسوء الحظ، فقط 15 في المائة من الشركات تواصل عملية تأهيل الموظفين الجدد بعد ستة أشهر"، قال. تذكر أن ما يقرب من 90 في المائة من الموظفين يقررون البقاء أو المغادرة خلال الأشهر الستة الأولى. "لديك تأثير كبير على هذا الاختيار. في بعض الأحيان، عليك فقط أن تظهر اهتمامك الصادق"، قال.
تقييم السنة الأولى من الانضمام إلى الشركة
قال بيترسون: "سيثبت أداء الموظف في نهاية السنة الأولى ما إذا كان منتجًا بالكامل أم لا. الآن يمكنك التخطيط للتطوير المستقبلي. أظهر لهم كيف ستكون مسيرتهم المهنية في الشركة. للأسف، أحيانًا لا يكونون مناسبين للعمل هناك".
نهاية السنة الأولى هي الوقت الذي يتحول فيه التوجيه التقليدي إلى الاحتفاظ بالموظفين ورضاهم.
"التحول من التدريب أثناء العمل إلى التطوير المستمر. كما أنه وقت مناسب لإجراء محادثة حول الأجر"، قال بيترسون.
"سيشكرك الموظفون الجدد على إرشادهم إلى طريق النجاح، وستكون شركتك على الطريق الصحيح لتحويل هؤلاء الموظفين الجدد إلى موظفين متمرسين."
روي ماورر هو محرر/مدير موقع SHRM على الإنترنت.
مقالات ذات صلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
ويتوقع بعض الخبراء أن يساعد انتشار الذكاء الاصطناعي في مكان العمل، والزيادة المتوقعة في الإنتاجية والكفاءة المترتبة على ذلك، في بدء أسبوع العمل الذي يستمر أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن الركب في سوق العمل.