نموذج I-9 الجديد متوفر الآن

تم إصدار النسخة الجديدة من النموذج I-9 من قبل دائرة خدمات الجنسية والهجرة الأمريكية (USCIS) في 1 أغسطس.

يمكن لأصحاب العمل استخدام النسخة السابقة من النموذج حتى 31 أكتوبر 2023. بعد ذلك، يجب على جميع أصحاب العمل استخدام النموذج I-9 المنقح. من المقرر أن تنتهي صلاحية النموذج الجديد في 31 يوليو 2026.

تتضمن النسخة المحدثة من النموذج I-9 التغييرات التالية:

• يقلل القسمين 1 و2 إلى صفحة واحدة، بدلاً من صفحتين.
• نقل القسم 1 من القسم 1 الخاص بالمعد و/أو المترجم إلى ملحق منفصل ومستقل يمكن لأصحاب العمل تقديمه للموظفين عند الضرورة.
  
• ينقل القسم 3، إعادة التأهيل وإعادة التوظيف، إلى ملحق مستقل يمكن لأصحاب العمل طباعته عند الضرورة.
• تنقيح صفحة قوائم المستندات المقبولة لتشمل بعض الإيصالات المقبولة، بالإضافة إلى إرشادات وروابط للمعلومات حول التمديدات التلقائية لوثائق تصريح العمل.
• يقلل من تعليمات النموذج من 15 صفحة إلى ثماني صفحات.
  
• يتضمن خانة اختيار تسمح لأصحاب العمل بالإشارة إلى أنهم فحصوا وثائق النموذج I-9 عن بُعد بموجب إجراء افتراضي مصرح به حديثًا بدلاً من الفحص المادي.

كما تم تصميم النموذج ليكون قابلاً للتعبئة على الأجهزة اللوحية والأجهزة المحمولة. لم تتم إزالة أي حقول سابقة عند تقليص النموذج من صفحتين إلى صفحة واحدة، ولكن تم دمج عدة حقول في عدد أقل من الحقول كلما أمكن ذلك.

"قال مايكل نيفاخ، المحامي في المكتب الإقليمي لجاكسون لويس في واشنطن العاصمة: "التعليمات أكثر انسيابية ووضوحًا. "أعتقد أنها ستكون مفيدة وستسهل بشكل عام على أصحاب العمل استخدامها، على سبيل المثال إزالة شرط إدخال N/م في بعض الحقول."

قال نيفاخ إن التغيير الأبرز في النموذج هو إضافة خانة الاختيار لأصحاب العمل المهتمين باستخدام إجراءات التحقق الافتراضية البديلة المصرح بها حديثًا. وقال إن القدرة على فحص وثائق تفويض العمل والتحقق منها افتراضيًا هو "تطور مرحب به للغاية وشيء كان ممارسو الموارد البشرية يطالبون به منذ فترة طويلة".   

ومع ذلك، قد يكون للنموذج الجديد أيضًا عيوب. قالت ليزلي ك. ديلون، وهي محامية بارزة في مجلس الهجرة الأمريكي في واشنطن العاصمة، إن النموذج I-9 الأقصر قد يؤدي إلى أخطاء من المستخدمين.

وقالت: "بدأ النموذج I-9 كنموذج من صفحة واحدة وظل كذلك لأكثر من 20 عامًا - ولكن خلال العقد الماضي، كان النموذج I-9 مكونًا من صفحتين". "استنادًا إلى تجربة النموذج المكون من صفحة واحدة، تشعر رابطة محامي الهجرة الأمريكية (AILA) بالقلق من أن الموظفين أو أصحاب العمل سيقدمون معلومات عن طريق الخطأ في الأقسام الخاصة بكل قسم، وهو أمر محظور. كما تشعر الرابطة بالقلق أيضًا من أنه بدون وجود المزيد من الحقول الغنية بالمعلومات في كلا القسمين، سيرتكب الموظفون وأصحاب العمل المزيد من الأخطاء. مثل هذه الأخطاء يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة، حيث يجب على الموظف وصاحب العمل التوقيع على القسم الخاص بهما تحت طائلة عقوبة الحنث باليمين."

أضاف ديلون أن أرباب العمل سيستفيدون من وجود المزيد من الأمثلة على العديد من مجموعات المستندات كإثبات مقبول لتصريح العمل المدرجة في النموذج أو في التعليمات، بدلاً من توجيههم إلى مواقع إلكترونية متعددة.

التحقق عن بُعد للمشاركين في نظام التحقق الإلكتروني عن بُعد

كما أشار نيفاخ إلى أن أكبر تغيير في النموذج I-9 الجديد هو خانة الاختيار التي تسمح لأصحاب العمل المسجلين في برنامج التحقق الإلكتروني بالإشارة إلى أنهم فحصوا فعليًا وثائق الهوية وتصاريح العمل، بدلاً من مراجعة الوثائق شخصيًا.

للمشاركة في فحص مستندات النموذج I-9 عن بُعد، يجب على أصحاب العمل أن يكونوا مسجلين في نظام التحقق الإلكتروني وأن يكونوا في وضع جيد، وأن يفحصوا ويحتفظوا بنسخ "واضحة ومقروءة" من جميع المستندات، وأن يجروا تفاعلًا مباشرًا بالفيديو مع الموظف أثناء عملية التحقق، وأن ينشئوا حالة التحقق الإلكتروني إذا كان الموظف موظفًا جديدًا.

"وقالت إميلي م. ديكنز، رئيسة موظفي SHRM ورئيسة الشؤون العامة وسكرتيرة الشركةSHRM ترحب SHRM بحماس بهذا التطور الجديد، حيث إننا ندعو إلى عملية التحقق من النموذج I-9 عن بُعد منذ سنوات، خاصةً على مدار السنوات الثلاث الماضية مع تطبيق مرونة كوفيد-19. "يعكس الإجراء البديل للنموذج I-9 البديل عن بُعد الواقع الحديث للقوى العاملة الأمريكية وعمليات الموارد البشرية ويأخذ في الاعتبار التكنولوجيا الحالية والناشئة - كل ذلك مع الاستثمار في نزاهة وأمن نظام الهجرة الأمريكي."

قد يختار أصحاب العمل الذين كانوا مشاركين في نظام التحقق الإلكتروني E-Verify وأنشأوا حالات للموظفين الذين تم فحص مستنداتهم فعليًا بين 20 مارس 2020 و31 يوليو 2023، استخدام الإجراء البديل الجديد لاستيفاء شرط الفحص المادي للمستندات بحلول 30 أغسطس 2023. ومع ذلك، يجب على أصحاب العمل الذين لم يتم تسجيلهم في برنامج التحقق الإلكتروني خلال الإطار الزمني لمرونة COVID-19 إكمال الفحص المادي الشخصي بحلول 30 أغسطس.

قال نيفاخ إن التحقق عن بُعد يثير أسئلة إضافية تتعلق بالنموذج الجديد. على سبيل المثال، كيف وأين يجب على أصحاب العمل تدوين ما إذا كان الموظفون الذين خضعوا للتحقق عن بُعد خلال السنوات الثلاث الماضية قد أحضروا مستندات جديدة، وهل يحتاج أصحاب العمل إلى الاحتفاظ بإثبات مكالمة الفيديو المطلوبة للمراجعة الافتراضية في الملف؟   

قال نيفاخ: "أعتقد أن هذه الأنواع من الأسئلة ستتم الإجابة عليها قريبًا من قبل دائرة خدمات الهجرة والجنسية الأمريكية في الأسئلة الشائعة المنشورة". "يحتاج أصحاب العمل فقط إلى توخي الحذر الشديد من أنهم يتبعون جميع الخطوات عند إجراء مراجعة افتراضية، بما في ذلك الحصول على نسخ من المستندات ومراجعتها من الأمام والخلف، ثم تحديد موعد مكالمة الفيديو والتحقق من تلك المعلومات في الوقت الفعلي، والتأكد من الاحتفاظ بنسخ من المستندات في الملف والاستعداد لتقديم هذا الملف أثناء التدقيق."