أساسيات التوظيف: 5 نصائح لتحسين التواصل مع مديري التوظيف

يعد إجراء اجتماع فعال ومثمر مع مدير التوظيف لمعرفة ما يريده بالضبط عند التوظيف لشغل وظيفة ما إحدى الخطوات الأكثر أهمية في عملية التوظيف.

"من أجل تهيئة بيئة التوظيف المثلى، من الضروري أن يتحاور مدير التوظيف ومسؤول التوظيف حول الوظائف الشاغرة، وما ينجح وما لا ينجح، والتحديات التي يواجهها مسؤول التوظيف، وتوقعات مدير التوظيف، ومجموعة كاملة من الأمور الأخرى التي ستسهل عملهما بشكل أساسي"، قال ويل ستاني، الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة Proactive Talent، وهي شركة استشارية مقرها أوستن، تكساس، تركز على استراتيجية اكتساب المواهب، والعلامة التجارية لصاحب العمل، وتدريب مسؤولي التوظيف.

قدم خبراء وممارسون في مجال التوظيف النصائح التالية لضمان توافق وجهات النظر بين مسؤولي التوظيف ومديري التعيينات فيما يتعلق بالعثور على المواهب المناسبة.

5 نصائح لعقد اجتماعات أكثر فاعلية مع مديري التوظيف

1. استعد جيدًا

إن دور مسؤول التوظيف في أقسام التوظيف الناضجة آخذ في التحول من مجرد تنفيذ أوامر مدير التوظيف إلى تقديم المعلومات بصفته مستشارًا في مجال المواهب. ويُعد اجتماع الاستقبال المكان المثالي لتطبيق هذا النموذج الجديد.

قالت كاترينا كولير، خبيرة تفاعل المرشحين في شركة «كاترينا كولير ليميتد» بلندن ومؤلفة كتاب The Robot-Proof Recruiter (Kogan Page، 2019). وأضافت: "افهم أكبر قدر ممكن، وأظهر أنك قمت ببحثك".

قالت كاثرين جايجر، مديرة التوظيف في شركة «كومباس» المتخصصة في تكنولوجيا العقارات، إنها كانت «تقع في فخ الروتين المتمثل في الانخراط في مكالمة أولية لتسجيل كل التفاصيل التي يرغب مدير التوظيف في تقديمها، ثم المضي قدماً بناءً على ذلك». لكنها أدركت أنه على الرغم من أن المدير يشرف على الوظيفة، فقد لا يكون على دراية بواقعها من منظور سوق العمل.

"إنهم يعتمدون عليك في تقديم بيانات ذكاء الأعمال تلك إلى الاجتماع، وإذا لم تفعل ذلك، فسوف يعتمدون على خبرتهم لتعويض هذا النقص، وهذا لن يفيدك على الإطلاق"، قالت.

نصحت جايجر مسؤولي التوظيف بالبحث في السوق التي يعملون فيها، والنظر في تكلفة المعيشة في تلك السوق، والاطلاع على المواهب المتاحة والوظائف الشاغرة، بل وإجراء بحث أولي قبل حضور الاجتماع مع مدير التوظيف. وقالت: «إذا لم تكن المعلومات التي تجدها كافية، فستحتاج إلى توسيع نطاق ملفات المرشحين التي يطلبها مدير التوظيف. فكلما زادت البيانات التي يمكنك تقديمها مسبقًا، زادت قدرتهم على توظيف المواهب الأفضل».

وأضافت كولير أنه من المفيد أحيانًا أن تشرح لمديري التوظيف خطوات عملية البحث عن المرشحين خلال الاجتماع. وقالت: "قم بإجراء بحث سريع لتُريهم ما تفعله، وذلك للتأكد مما إذا كان ما يبحثون عنه أمرًا واقعيًا". 

وأضافت سارة غرير، وهي مستشارة توظيف مستقلة في منطقة واشنطن العاصمة، أن إحضار بعض نماذج السير الذاتية التي تستند إلى الوصف الوظيفي إلى الاجتماع يعد طريقة جيدة أخرى للحصول على تعليقات فورية قبل البدء في البحث عن المرشحين.

2. تبسيط شروط التأهيل

تعد فرصة تبسيط الوصف الوظيفي أحد الجوانب الحاسمة في كثير من الأحيان خلال اجتماع التقييم الأولي. وقال كولير: "يطلب مديرو التوظيف متطلبات غير معقولة لأنهم لا يفهمون طبيعة سوق العمل".

ووافقت كريس ماكديرموت، نائبة الرئيس الأولى للمبيعات في شركة «بلانيت تكنولوجي» (Planet Technology)، وهي شركة توظيف وتعيين مقرها بوسطن، على ذلك، قائلةً إن مديري التوظيف غالبًا ما يقدمون قائمة طويلة جدًّا من المتطلبات التي لا تؤدي إلى نتائج فعالة في عمليات البحث. وقالت: «أول ما يجب فعله هو تضييق نطاق الوصف الوظيفي — وتحديد أهم ثلاثة أو أربعة عناصر. اطلب من المديرين أن يصفوا ذلك بكلماتهم الخاصة».

قالت غرير إن هذا هو الوقت المناسب للتمييز بين المتطلبات الأساسية والمتطلبات الإضافية. "اسأل عن المتطلبات الدنيا للوظيفة، واسأل عن العوامل التي قد تؤدي إلى رفض طلبك، واسأل عن المهارات الشخصية اللازمة للنجاح في هذه الوظيفة."

3. جمع المعلومات

اجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول الوظيفة وعملية التوظيف المحددة. وقد أوصت ديبي زوركلر، SHRM الأخصائية الأولى في استقطاب المواهب بجمعية إدارة الموارد البشرية، بأن يستفسر مسؤولو التوظيف عن الجوانب المحددة للوظيفة:

• الوظيفة. لماذا هي شاغرة؟ من كان آخر من شغلها؟ هل هي وظيفة جديدة؟ كيف سيقوم المدير بالترويج لها؟
• ثقافة الفريق وشخصياته. ما نوع الشخصية الأكثر ملاءمة؟ قالت: "المهارات ليست سوى جزء واحد من هذه اللغز؛ فليس كل المرشحين الذين يمتلكون المهارات المطلوبة سيكونون مناسبين لثقافة الفريق أو المدير".
• أهمية شغل هذا المنصب. متى ستكون هناك حاجة إلى المرشح؟  

أوضح ماكديرموت سبب أهمية هذه النقطة الأخيرة. "هل يسعون إلى تعيين الشخص في أسرع وقت ممكن أم بعد بضعة أشهر؟ استفسر عن الإطار الزمني الحقيقي للعملية، وستسمع رداً مفاده أن مدير التوظيف سيكون في إجازة ولن يتمكن من إجراء المقابلات لمدة أسبوعين، أو أنها تتوقع أن تستغرق عملية المقابلات بضعة أشهر ولا داعي للعجلة، أو أن القسم لم يحصل حتى الآن على تفويض للتعيين."

اقترحت جايجر تدوين الملاحظات وتعميمها للتأكد من أن الجميع على وفاق. وأضافت: "تُثبت هذه الملاحظات أيضًا ما تم الاتفاق عليه في حال غير مدير التوظيف رأيه في مرحلة لاحقة من العملية أو أخبرك أن بحثك غير صحيح".

ونصح كولير مسؤولي التوظيف بجمع معلومات عن الوظيفة من الإدارة والفريق أيضًا. "اذهب إلى مكان العمل، واجلس مع زملائهم واكتشف ما هي مهام الوظيفة التي تسعى إلى شغلها."

وقال جرير إن مسؤولي التوظيف يمكنهم أيضًا أن يطلبوا من مديري التوظيف وفرقهم تزويدهم بأسماء مرشحين محتملين.

[مجموعة أدواتSHRM : إدارة برامج توصية الموظفين الناجحة]

4. حدد التوقعات

تقع على عاتق مسؤول التوظيف، خلال اجتماع الاستقبال الأولي، مسؤولية التأكد من التزام مدير التوظيف بتخصيص أيام أو فترات زمنية محددة لمراجعة السير الذاتية وإجراء المقابلات. وقال كولير: «هناك الكثير من مسؤولي التوظيف الذين يجلسون في مكاتبهم خائفين من مديري التوظيف. لا تخافوا منهم، ولا تدعواهم يراوغونكم بالأعذار».

أشار أندريه بوليس، المسؤول التنفيذي في مجال التكنولوجيا واستقطاب المواهب بشركة Entelo المتخصصة في برمجيات استقطاب المواهب ومقرها سان فرانسيسكو، إلى أهمية هذه الخطوة. وقال: "لقد مررنا جميعًا بتجربة العثور على مرشح ممتاز وإرساله إلى مدير التوظيف، ليقع بعد ذلك في فجوة سوداء لا يتلقى فيها أي ردود فعل أبدًا". "وهذا يسبب الإحباط لكلا الطرفين. لا يرغب مسؤولو التوظيف في ترك مرشحيهم في حالة من عدم اليقين بمجرد إرسالهم إلى مدير التوظيف. ويشعر مديرو التوظيف بالاستياء لأن المرشح [أو المرشحة] لم يعد مهتمًا [أو مهتمة] بحلول الوقت الذي يرغبون فيه في التحدث إليه [أو إليها]".

يوصي الخبراء بوضع اتفاقية مستوى الخدمة لتوضيح الأدوار والمسؤوليات في كل خطوة من خطوات العملية، فضلاً عن التوقعات المتعلقة بمدة الإنجاز. على سبيل المثال، يُنصح بالنص على أن يقوم مديرو التوظيف بمراجعة السير الذاتية في غضون 48 ساعة.

5. تعزيز العلاقة

يحتاج مسؤولو التوظيف ومديرو التعيينات إلى بعضهم البعض. قالت راشيل روبرتس، المديرة الأولى لاكتساب المواهب في شركة «سلالوم» (Slalom)، وهي شركة استشارات أعمال مقرها سولت ليك سيتي بولاية يوتا: «هذه العلاقة لن تزول». "يجب على مسؤولي التوظيف التأكيد على أننا نعمل جميعًا من أجل تحقيق الهدف نفسه، وكلما زادت التواصل بيننا، زادت قدرتي على توقع الأسئلة والاحتياجات واتخاذ موقف أكثر استباقية. وبمجرد اكتساب المصداقية والثقة، ستترابط جميع العناصر الأخرى بشكل طبيعي."

وقال روبرتس إن بناء علاقة قوية قائمة على التفاهم يمنح مسؤولي التوظيف مزيدًا من الثقة لرفض بعض المتطلبات والقول: «لستم بحاجة إلى هذه العشرة متطلبات في المرشح؛ بل تحتاجون إلى هذه الخمسة فقط»، أو لطلب الدعم.

التواصل هو المفتاح. قالت: "استغلِ المقابلة لتسأل عن تفضيلات التواصل". "قد يرغب بعض مديري التوظيف في التحدث عن الوظيفة يوميًا — وعلىك أن تفهم مدى الحاجة إلى التواصل ونوعه".

"دعوا شخصياتكم تظهر دائمًا"، نصحتهم، "لأن ذلك جزء مما تضيفونه إلى المجموعة. لا تكبتوا أنفسكم".