أساسيات التوظيف: 5 نصائح لإجراء مقابلات أفضل

يمكن أن تشكل المقابلة وعملية المقابلة — بدءًا من المرحلة الأولية للفرز وحتى اللقاء الأخير مع مدير التوظيف — لحظة حاسمة في تجربة المرشح مع شركة التوظيف. فقد تذهب كل استعداداتك وجهودك التي بذلتها حتى هذه المرحلة سدى إذا لم تسر المقابلة على ما يرام. وحتى لو لم يكن المرشح هو الأنسب للوظيفة، فأنت تريد أن يغادر وهو يحمل انطباعًا جيدًا عن الشركة.

حدد خبراء التوظيف والممارسون في هذا المجال النصائح البسيطة التالية لتحسين مهارات وتقنيات إجراء المقابلات، فضلاً عن تجربة المرشح.

[مجموعة أدواتSHRM : إجراء المقابلات مع المرشحين للوظائف]

5 نصائح لإجراء مقابلات أفضل

1. كن مستعدًا

قالت سارة فيرايولي، نائبة الرئيس الأولى لشؤون التوظيف في شركة «بلانيت بروفيشنال» (Planet Professional)، وهي شركة متخصصة في استقطاب المواهب ومقرها بوسطن، إن عدم الاستعداد للمقابلة يضر بالمرشح وبالعملية برمتها. وأضافت: «يقوم عدد كبير جدًا من مسؤولي التوظيف بمطالعة السيرة الذاتية سريعًا أثناء دخولهم إلى غرفة المقابلة».

أوصت سارة غرير، وهي مستشارة توظيف مستقلة في منطقة واشنطن العاصمة، بالبحث عن المرشحين وإعداد الأسئلة مسبقًا.

يتفق فيرايولي مع هذا النهج. فالتحضير المسبق للتعرف على خلفية المرشح وإعداد الأسئلة مسبقًا هو أمر أكثر فاعلية بكثير من «التصرف بشكل ارتجالي».

قالت ديبي زوركلر، SHRM الأخصائية الأولى في استقطاب المواهب بجمعية إدارة الموارد البشرية: «احرص على معرفة أكبر قدر ممكن من المعلومات عن الوظيفة الشاغرة، وتحقق مما إذا كانت تتوافق مع الأولويات التي تهم المرشحين في مسيرتهم المهنية».

وقالت: "زود المرشح بأكبر قدر ممكن من المعلومات [عن الوظيفة] لتحديد ما إذا كانت هذه الوظيفة مناسبة له حقًا". "ارسم له الصورة الكاملة. فليس الوصف الوظيفي أو مهاراته هي كل ما يهم. هل تتوافق ثقافة الشركة مع قيمه؟"

"ولتحقيق ذلك، سيتعين على مسؤولي التوظيف فهم الوظيفة التي يبحثون عن شاغل لها، وكذلك طبيعة عمل الشركة."

وأوضح فيرايولي قائلاً: "لا أستطيع أن أؤكد بما فيه الكفاية على مدى أهمية فهم طبيعة الشركة والترويج بشكل فعال لما تقدمه — من وظيفة ومزايا ومشاريع. فهذا الأمر له تأثير كبير في المقابلة الأولية. وإذا لم يتم ذلك بشكل جيد، فقد يؤدي ذلك إلى تراجع اهتمام المرشح".

كما يجب على مسؤولي التوظيف التأكد من أن المرشحين مستعدون للمقابلات مع تقدم العملية. وقال زوركلر: "مسؤولو التوظيف هم مدربون أيضًا. أطلعوا [المرشحين] على هوية الشخص الذي سيجري معهم المقابلة، وما هي التوقعات، وما هي الخطوات المطلوبة، وقواعد اللباس — وجهزوهم ليحققوا النجاح. لا تفترضوا أنهم على دراية بعملية المقابلة، لأن الإجراءات تختلف من شركة إلى أخرى".

2. كن محترماً

يجب على كل من مسؤولي التوظيف ومديري التعيين احترام وقت المرشحين من خلال الالتزام بالمواعيد المحددة للمقابلات. قالت كاترينا كولير، خبيرة تفاعل المرشحين في شركة «كاترينا كولير المحدودة» بلندن ومؤلفة كتاب The Robot-Proof Recruiter (Kogan Page، 2019).

"إنه سوق يسيطر عليه المرشحون. يمكنك أن تراهن على أنه إذا تأخرت عن موعد مقابلة، فسوف يذهبون ويبلغون عن ذلك على موقع "جلاسدور" أو "إنديد".

استغل الوقت القصير الذي تقضونه معًا لطمأنة المرشحين وتعريفهم بثقافة شركتك. قال كولير: "تحدث بأسلوب حواري وكن صادقًا".

وأضاف جرير أن أسئلة المقابلة يجب أن تتدفق كالمحادثة، لا كاستجواب.

"لا بأس في الخروج عن النص عند طرح الأسئلة التكميلية، لكن احرص على أن تظل الأسئلة ذات صلة بالموضوع"، قالت. "لا تطرح أسئلة غير متوقعة في محاولة لخداع المرشحين أو استكشاف جوانب من شخصيتهم من خلال أسئلة خارجة عن الموضوع." 

وأضاف كولير أنه يجب ممارسة المهارات الاجتماعية الأساسية — الجلوس بوضوح، وإبداء الاهتمام، والتواصل البصري، وإيقاف تشغيل الهاتف.

3. بناء علاقة جيدة

قالت راشيل روبرتس، المديرة الأولى لقسم استقطاب المواهب في شركة «سلالوم» (Slalom)، وهي شركة استشارات أعمال مقرها سولت ليك سيتي بولاية يوتا، إن مسؤولي التوظيف والمرشحين بصدد بناء علاقة بينهما، وإن التوافق القوي هو أساس هذه العلاقة. وأضافت أن التركيز على بناء الثقة وضمان أن تكون تجربة المرشح إيجابية لهما الأولوية في هذه العملية، حتى على حساب مطابقة مهارات المرشح لمتطلبات الوظيفة.

وقالت: "إذا لم تكن قد أقمت علاقة جيدة في البداية، ولم تشعر أنك قادر على التواصل بشكل طبيعي، فإن ذلك لا يعطي انطباعًا جيدًا عن طاقة الشركة أو عنك شخصيًا، ولا يعكس بشكل إيجابي كيف ستكون تجربة المرشح في المستقبل".

4. تواصل بشكل جيد ومتكرر

وأكدت روبرتس على أن نقطة الاتصال الأولى، وهي المقابلة التمهيدية، يجب أن تتم دائمًا مع مسؤول التوظيف. وقالت: "الهدف من ذلك هو أن تبدأ في بناء العلاقة وتشكيل تجربة المرشح". ويرغب بعض مديري التوظيف في تخطي هذه الخطوة والانتقال مباشرة إلى المقابلات التي يجرونها بأنفسهم لتوفير الوقت، لكن روبرتس ترى أن الوقت الذي يقضيه المرشح مع مسؤول التوظيف في هذه المرحلة التمهيدية هو عامل أساسي.

وقالت: "إذا لم أجري مكالمة التقييم الأولي مع المرشح قبل إحالته إلى مدير التوظيف لإجراء مقابلة، فلن أعرف الكثير عن هذا الشخص، وسأضطر إلى العودة إلى الوراء لاحقًا".

تنسب كاثرين جايجر، مديرة التوظيف في شركة «كومباس» المتخصصة في تكنولوجيا العقارات، نجاحها المهني إلى اهتمامها بالمرشحين. وقالت: «بعض مسؤولي التوظيف يقدمون المرشحين ثم ينسون أمرهم. أما أنا فأبذل قصارى جهدي للتواصل معهم وأبقيهم على اطلاع بكل خطوة على طول المسار».

وقالت إن الحفاظ على مستوى عالٍ من التواصل مع مديري التوظيف أمر مهم أيضًا. "لا تدعهم أبدًا يتساءلون عما تفعله أو عن المرحلة التي وصل إليها المرشحون في عملية التوظيف."

5. راجع عملك

تعتقد جايجر أن التحسين الذاتي المستمر أمر بالغ الأهمية لكي تصبح محاورة أفضل. قالت: "لا تريد أبدًا أن تصاب بالركود، ومن المؤكد أننا لا نجري المقابلات اليوم بنفس الطريقة التي كنا نجريها منذ سنوات". "عندما أشعر أن مقابلاتي أصبحت روتينية للغاية، أطلب من زملائي أن يستمعوا إلى المكالمات ويسمعوا أسئلتي لمعرفة ما إذا كان هناك شيء يفوتني أو لمعرفة كيف يمكنني تغيير أسلوبي. ثم أرد لهم الجميل وأستمع إلى مكالماتهم بدوري."

كما أنها تستمع إلى المقابلات التي يجريها مديرو التوظيف لتتعرف على طريقة تفاعلهم مع المرشحين والأسئلة التي يطرحونها.