توخى الحذر عند توظيف الموظفين عن بُعد

تُعد عملية التهيئة فرصةً لقسم الموارد البشرية لخلق تجربة تمنح الموظفين الجدد الحماس. فالأفراد الذين يشعرون بالترحيب والاستعداد والتقدير خلال أسبوعهم الأول يكونون أكثر استعدادًا للبقاء في المؤسسة والالتزام بها.

يُعد توفير التكنولوجيا وأسماء المستخدمين وكلمات المرور الخطوة الأولى الحاسمة. لكن المعدات ليست سوى مدخل؛ فالطريقة التي تُعامل بها الموظفين الجدد هي التي تحدد مسار تجربتهم وإنتاجيتهم.

فيما يلي خمس استراتيجيات لتطوير عملية تأهيل الموظفين الجدد عن بُعد، والتي تُعدّ الموظفين لأدوارهم الجديدة وتجعلهم يشعرون بأنهم جزء من الفريق.

1. تحديد التوقعات

يتميز الأشخاص الذين يعتمدون على مبادرتهم الذاتية بأداء متميز في بيئات العمل عن بُعد. فهم يسجلون دخولهم في الساعة 8 صباحًا ويبدؤون العمل بإنتاجية دون الحاجة إلى توجيه. لكن ليس الجميع يتبعون هذا النهج، وفقًا لتيري سيمبسون، كبير مهندسي الحلول في منصة أتمتة سير العمل «نينتكس». فهناك من يركزون بشكل أكبر على المهام ويحتاجون إلى خطة تحدد أنشطة اليوم.

قال سيمبسون: "عليك أن تتعرف على الشخص الذي ستضمّه إلى الفريق وأسلوب الإدارة الذي يحتاج إليه". "ومن أول مهامي معرفة" الطريقة التي يفضل بها عضو الفريق الجديد العمل.

بصفتها رئيسة ومؤسسة شركة «إنجكو» (INGCO) التي تتخذ من مينيابوليس مقراً لها، وهي شركة متخصصة في خدمات الترجمة، قالت إنغريد كريستنسن إن هذا كان أهم درس استخلصته من الانتقال إلى نظام التوظيف عن بُعد.

وقالت: "لا تدعهم يتساءلون عما يجب عليهم فعله، أو مع من يتحدثون، وما إلى ذلك". "ابدأوا واختتموا كل يوم بمحادثة فردية قصيرة مع مديرهم، ولكن خططوا لبقية اليوم بحيث يتمكنوا من الالتقاء بمسؤولي كل قسم ذي صلة بعملهم".

2. تحديد الدور

قد يقع المديرون في فخ التركيز على نقل المعلومات المتعلقة بالمؤسسة، بينما يتجاهلون تفاصيل الدور الذي يضطلع به الموظف. ويجب على الموظفين الجدد أن يفهموا كيفية أداء مهام وظيفتهم الجديدة عن بُعد، وكيف تتناسب هذه المهام مع أهداف الشركة.

قال إريك هانسن، مدير الاستشارات في شركة "رايت بيبول جروب" للاستشارات في مجال تكنولوجيا المعلومات ومقرها لندن: "كان لدي مرشح ممتاز متحمس للعمل معنا، إلى أن اكتشف أن غالبية مكالماتنا تتم خارج ساعات العمل الرسمية من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً". "أدى ذلك إلى تغيير وجهة نظره على الفور، ونتيجة لذلك لم نتمكن من توظيفه". 

3. تعريف زميل العمل

تتطور التفاعلات وديناميكيات الفريق بشكل طبيعي عند التواجد في المكتب، سواء أثناء الذهاب إلى مبرد المياه أو في الممرات أو عند الدخول والخروج من المبنى. وقد يكون خلق مثل هذه اللحظات عن بُعد أكثر صعوبة. وللتغلب على هذه الصعوبة، يقوم دانيال كوك، رئيس قسم تطوير الأعمال في مكتب مولين ومولين للمحاماة، بإقران الموظفين الجدد الذين يعملون عن بُعد بأحد الموظفين الذين يعملون في المكتب.

وقال: "هذا يتيح لهم الحصول على أقصى قدر من الفهم والمعلومات حول ثقافة العمل والتوقعات المطلوبة منهم من خلال شخص يتمتع بخبرة في نفس المجال". 

4. كن طبيعياً وبسيطاً

يفضل سيمبسون أن تكون الاجتماعات عبر الإنترنت غير رسمية. فهو يفتتح الاجتماع قبل الموعد المحدد ببضع دقائق لإتاحة الفرصة لمحادثات حول الطقس أو عطلة نهاية الأسبوع أو أي أحداث أخرى يود المشاركون مشاركتها. كما يراعي أيضًا تجربة المشاركين الآخرين في المكالمة من حيث المشاهدة والاستماع.

وقال: "لقد بذلت جهدًا كبيرًا في تجهيز مكتبي حتى تكون تجربة الصوت والفيديو التي أقدمها ممتعة للمشاهدين". "فعندما لا يكون الإضاءة جيدة، ويظهر وجهك بحجم بوصتين فقط على الشاشة اليمنى، ويبدو الصوت وكأنك تقود سيارتك على الطريق، فإن [كل] هذه الأمور تترك انطباعًا لدى المشاهدين".

5. اطلب التعليقات

وقالت إيلانا شميدت، أخصائية التوجيه والتأهيل في شركة "أبت أميغو" الناشئة المتخصصة في تكنولوجيا العقارات: "نرغب في الحصول على أي معلومات يمكننا الاستفادة منها لتحسين عملية [التأهيل] الحالية لدينا". 

في نهاية الأسبوع الأول من عمل الموظف الجديد، يرسل شميدت استبيانًا إلى الموظف الجديد باستخدام «نماذج Google». وتستفسر الأسئلة عن تفاصيل حول الجوانب الإيجابية وما هي التغييرات التي يمكن أن تعزز من فعالية العملية. 

وقالت: "لقد زودتني هذه الاستطلاعات بالعديد من الأفكار التي يمكنني تضمينها في عملية تأهيل الموظفين الجدد وتحسين تجربة الموظفين الجدد". 

بعد انقضاء الأسبوع الأول، يتواصل شميدت بانتظام مع كل فرد ويطلب منه تقديم ملاحظات قد تفيد الفريق بأكمله.

قال شميدت: "لقد تلقينا ردود فعل رائعة من هذه الجلسات، ويمكننا إجراء التغييرات في أقرب وقت ممكن". "وهذا يتيح للموظفين الجدد الشعور بأن آراءهم مسموعة وبأنهم جزء حقيقي من الفريق". 

فوائد القيام بالأمر على النحو الصحيح

عندما بدأ سيمبسون العمل في شركة نينتكس، كان واحداً من خمسة إلى ستة موظفين فقط لا يعملون في مكتب فعلي أو بالقرب منه. أما اليوم، فقد انقلب الوضع تماماً؛ فجميع الموظفين البالغ عددهم 850 موظفاً تقريباً يعملون عن بُعد. وأصبح التوجيه الأولي عن بُعد ضرورة لا غنى عنها في بيئة العمل الحالية.

"غالبية الموظفين الذين قمنا بتعيينهم خلال العامين الماضيين كانوا يعملون عن بُعد. أعتقد أن ذلك يعزز قدرتنا على استقطاب أفضل الكفاءات، لأن القيود المادية التي كانت تحد من اختيار الموظفين قد زالت الآن"، قال. "وهذا يفتح الباب أمام فرص جديدة لاستقطاب الكفاءات. يمكن للتكنولوجيا أن تلعب دورًا حيويًا يتيح لك [وللموظفين الجدد] البقاء على اتصال بالمؤسسة."

كاتي نافارا كاتبة مستقلة في ولاية نيويورك.