تطور أنظمة تتبع المتقدمين

من المرجح أن يتفاجأ أي شخص ابتعد عن سوق أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) خلال السنوات القليلة الماضية بالدور الجديد الذي تلعبه هذه الأنظمة العريقة في توظيف المواهب اليوم.

أحدث نظام ATS، الذي تم طرحه قبل عقدين من الزمن، ثورة في مجال التوظيف من خلال أتمتة عمليات تخزين السير الذاتية ومعالجتها، وحماية الشركات من الدعاوى القضائية بفضل تحقيق مزيد من الاتساق في ممارسات التوظيف.

خلال السنوات الماضية، ساهمت الابتكارات في تحسين نظام ATS ليصبح أداة أكثر كفاءة لتحليل السير الذاتية، كما ساعدت في تبسيط عملية طلبات التوظيف، ومكّنت قادة الموارد البشرية، من خلال مؤشرات قياس الأداء الجديدة، من تحديد المصادر الأكثر فاعلية للمرشحين للوظائف، مما أتاح توجيه ميزانية التوظيف بشكل أكثر فعالية.

يقول خبراء التوظيف إن أنظمة التوظيف الآلية (ATS) الحالية قد تحولت لتصبح منصة تكامل بقدر ما هي نظام لإدارة المستندات، حيث تعمل كمركز لخدمات مثل المقابلات عبر الفيديو، والتحقق من الخلفية الشخصية، واختبارات التقييم، وإجراءات التعيين، وكحلقة وصل بمواقع التواصل الاجتماعي.

قالت سارة وايت، المحللة الرئيسية في مجال استقطاب المواهب بشركة «بيرسين آند أسوشيتس»، وهي شركة متخصصة في الأبحاث والاستشارات في مجال الموارد البشرية: «يُنظر الآن إلى نظام التوظيف الآلي (ATS) باعتباره العنصر الأساسي في منظومة من التقنيات المساعدة في مجال التوظيف التي دخلت السوق خلال العامين الماضيين».

قالت إيلين أورلر، العضوة في جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) ورئيسة مجموعة «تالنت فانكشن جروب»، إن نظام تتبع المتقدمين (ATS) قد تطور من منتج قائم بذاته إلى حجر أساس لمنصات تكنولوجية أكبر مخصصة لاكتساب المواهب.

قال أورلر، الذي كان عضوًا في لجنة الخبراء المتخصصين في التكنولوجيا وإدارة الموارد البشرية SHRM: «هناك على الأرجح 200 شركة بدأت نشاطها في سوق أنظمة التوظيف (ATS) ثم توسعت بعد ذلك في اتجاهات متنوعة». «لم أعد أعرف أي شركة متخصصة حصريًا في أنظمة التوظيف (ATS) في السوق».

مجالات الابتكار

تتركز معظم الابتكارات الحديثة في مجال تقنيات التوظيف على التطبيقات المحمولة والتحول إلى نماذج تقديم "البرمجيات كخدمة"، فضلاً عن استخدام برامج إدارة علاقات المرشحين (CRM) والشبكات الاجتماعية.

قال روب برينزو، رئيس مجموعة برينزو وعضو مجلس إدارة الرابطة الدولية لإدارة معلومات الموارد البشرية (IHRIM)، إن استطلاعاً أجرته شركته عام 2011 يعكس الاستخدام المتزايد لوسائل التواصل الاجتماعي كأداة توظيف مفضلة. وأضاف برينزو أن التوظيف عبر LinkedIn وFacebook وTwitter احتل المرتبة الرابعة في قائمة أفضل المصادر للمرشحين للوظائف، بعد أن كان في المرتبة الثامنة في عام 2010 والمرتبة الثالثة عشرة في عام 2009.

قال برينزو: «إن القدرة على نشر المحتوى على مواقع التواصل الاجتماعي الثلاثة الكبرى تُحدث تغييرًا جذريًا في ممارسات التوظيف، وهي ميزة يجب على الشركات البحث عنها في نظام تتبع المتقدمين (ATS)».

وقالت وايت إن المزيد من مزودي أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) يركزون في حملاتهم التسويقية على التكامل مع الشبكات الاجتماعية. وأضافت: «على سبيل المثال، غيّر موقع LinkedIn الطريقة التي تُنشئ بها أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) الملفات الشخصية، وأصبح بإمكان المرشحين الآن التقدم لبعض الوظائف باستخدام ملفهم الشخصي على LinkedIn فقط، دون الحاجة إلى تقديم السير الذاتية التقليدية».

يرى جون هينوجوس، نائب رئيس قسم الخدمات الاستشارية في شركة HRchitect، أن المزيد من الشركات تلجأ إلى استخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) لاستهداف المرشحين غير النشطين — أي أولئك الذين لا يبحثون عن وظائف شاغرة ولكن قد يتم إقناعهم إذا تعرضوا لعرض توظيف مناسب — وكذلك للبقاء على اتصال مع المرشحين الواعدين الآخرين في قواعد بيانات المواهب.

قال هينوجوس، أحد أعضاء SHRM: «يتيح لك نظام تتبع المتقدمين (ATS) ونظام إدارة علاقات العملاء المتكامل (CRM) إرسال إعلانات عن الوظائف الشاغرة إلى شخص ربما كنت مهتمًا به بشدة في الماضي، لكن لم تكن لديك وظيفة شاغرة له في ذلك الوقت، أو إلى شخص تقدم بطلبات توظيف في السابق». وأضاف أن هذه الأنظمة تقلل من التكاليف والوقت اللازمين للإعلان عن الوظائف خارجيًا، وهو أمر لا يستطيع نظام تتبع المتقدمين (ATS) تحقيقه بمفرده.

وقال برينزو إن عملية التوظيف قد انتقلت من أجهزة الكمبيوتر المحمولة والمكتبية إلى الأجهزة المحمولة أيضًا. وبفضل الانتشار السريع لتطبيقات التوظيف على الأجهزة المحمولة، أصبح المزيد من مسؤولي التوظيف في الشركات يستخدمون أجهزة بلاك بيري وآيفون وأندرويد لنشر الوظائف الشاغرة، وتصفح شبكات التواصل الاجتماعي، وإجراء عمليات التوظيف عبر مبادرات الرسائل النصية.

في الآونة الأخيرة، عندما شاركت شيلا ستيغار، SHRM والمديرة الأولى لاكتساب المواهب في شركة بيبسيكو، في عملية اختيار نظام تتبع المتقدمين (ATS) جديد انتهت بشراء أحد منتجات شركة كينكسا، كانت «القدرات المثبتة على الأجهزة المحمولة» من بين أهم معاييرها. وقالت ستيغار: «غالبًا ما يكون مديرونا في تنقلات مستمرة، والآن أصبح بإمكانهم الموافقة على طلبات التوظيف والاطلاع على سجلات المرشحين عبر هواتفهم الذكية».

اختيار النظام

كشفت دراسة أجرتها شركة «بيرسين آند أسوشيتس» عام 2011 أن ما يقرب من نصف الشركات التي شملتها الدراسة كانت تفكر في استبدال أنظمة إدارة التوظيف (ATS) الخاصة بها في عام 2011. وقال وايت إن بعض الأنظمة الحالية تُعتبر قديمة مع اقتراب انتهاء مدة عقودها، كما أن التحول من استراتيجيات التوظيف التفاعلية إلى استراتيجيات أكثر استباقية، والرغبة في إدارة دورة حياة المرشحين بشكل أفضل، هما العاملان اللذان يدفعان نحو استبدال أنظمة إدارة التوظيف.

المنظمات التي انتقلت خلال فترة الركود الاقتصادي إلى ما يصفه أورلر بنماذج التوظيف «العامة» أو اللامركزية — حيث نقلت مسؤولية التوظيف إلى العمليات الإقليمية أو إلى أخصائيي الموارد البشرية العامين على المستوى المحلي — تعود الآن إلى النماذج المركزية وتعيد بناء فرق التوظيف لديها مع تحسن الأوضاع الاقتصادية.

وقال أورلر: «مع حدوث هذا التحول، فإنه يؤثر أيضًا على نوع تكنولوجيا التوظيف اللازمة لدعم نموذج التوظيف».

ووفقًا للخبراء، فإن معظم قادة الموارد البشرية يبحثون، على الأقل، عن نظام إدارة التوظيف (ATS) قادر على تحليل السير الذاتية بفعالية وتتبع المتقدمين للوظائف مع الالتزام بمتطلبات لجنة تكافؤ فرص العمل الأمريكية (EEOC) ومكتب برامج الامتثال للعقود الفيدرالية (OFCCP)، فضلاً عن دعم جهود التوظيف واسعة النطاق التي يبذلونها. وقالت أورلر إن أمامهم مجموعة هائلة من خيارات أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) للاختيار من بينها، تتراوح من الأنظمة المجانية وصولاً إلى أفضل التقنيات المتطورة والغنية بالميزات. وهي توصي بعض العملاء باستخدام أنظمة ATS المجانية.

وقالت: «يمكن لأي مؤسسة لم تستخدم نظام تتبع المتقدمين (ATS) من قبل — ولا تزال هناك بعض المؤسسات التي لم تفعل ذلك — أن تتعرف عن كثب على إمكانيات هذه الأنظمة وتتعرف على السوق من خلال استخدام نظام مجاني». «كما أن العديد من هذه الأنظمة قد رفعت مستوى المعايير فيما يتعلق بسهولة الاستخدام».

وقالت أورلر إنه من النادر الآن أن تعمل تقنية واحدة فقط بفعالية في مجال التوظيف، نظراً لتنوع احتياجات التوظيف وتخطيط التعاقب الوظيفي. وأضافت: «العدد المعتاد الآن هو أربعة، والحد الأدنى الذي أراه عادةً هو اثنان». وتشمل هذه التقنيات الأربعة الأساسية نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الذي يُستخدم للبيانات الأساسية مثل متطلبات هيكل الوظائف، ولكنه قد يتضمن قدرات توظيفية، وأداة لتأهيل الموظفين الجدد، ونظام تتبع المتقدمين (ATS)، ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM).

قال هينوجوس: «أحد الاتجاهات التي ألاحظها هو رغبة المزيد من الشركات في ضمان التكامل السلس بين نظام إدارة التوظيف (ATS) ونظام تأهيل الموظفين الجدد». فعلى سبيل المثال، عمل مؤخرًا مع مكتب محاماة لم يختر تقنية التوظيف الخاصة به إلا بعد أن حدد نظام تأهيل الموظفين الجدد.

وقال: «تنفق الشركة أموالاً طائلة لإقناع الناس بالانضمام إليها، وآخر ما تريده هو أن يمر المحامون الجدد بتجربة عملية تأهيل صعبة بمجرد بدء عملهم في الشركة».

مفتاح التكامل والتحليلات

وقالت أورلر إن أحد العوامل التي غالبًا ما يتم تجاهلها عند النظر في نظام تتبع المتقدمين (ATS) هو مدى سهولة تكامله مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى. وأوضحت أن استجواب الموردين بدقة حول كيفية عمل هذا التكامل يمكن أن يوفر تكاليف العمالة ويحسن دقة البيانات. فعلى سبيل المثال، سترغب الشركات في تقليل الحاجة إلى إعادة إنشاء المعلومات الإلكترونية أو إعادة إدخال البيانات يدويًا كجزء من مشروع تكامل الأنظمة.

وفيما يتعلق بالتحليلات الخاصة بأمور مثل التوظيف، وتقرير تكلفة التوظيف، ومدة شغل الوظيفة، قال أورلر إن الشرط الأدنى هو أن يتيح نظام إدارة التوظيف (ATS) «لجميع المستخدمين إنشاء تقاريرهم المخصصة بناءً على نموذج بيانات موجود بالفعل. ويجب أن تكون عملية إعداد التقارير سهلة الاستخدام، وأن يكون بإمكانك ببساطة سحب معلومات الحقول وإفلاتها في التقرير، بحيث يفهمها النظام بناءً على بيانات محدودة».

ديف زيلينسكي كاتب ومحرر مستقل في مينيابوليس.