كيفية تعزيز تبني الموظفين لتكنولوجيا الموارد البشرية الجديدة

تهدف تكنولوجيا الموارد البشرية إلى زيادة كفاءة سير العمل، ورفع مستوى الدقة، وتبسيط المهام الروتينية، وفي أفضل الأحوال، تحسين تجربة الموظفين وأداء الشركة. ورغم أن الأبحاث تشير إلى أن الشركات الصغيرة على وجه الخصوص تنفق أموالاً على التكنولوجيا المتعلقة بالقوى العاملة أكثر من أي وقت مضى، فإن العاملين في مجال الموارد البشرية غالباً ما يشعرون بالقلق بشأن مدى استخدام الموظفين لهذه التكنولوجيا. ويقولون إن أحد أسباب قلقهم هو أن معظم الموظفين ينظرون إلى التغيير بعين الريبة، مما يجعل إقناعهم باستخدام أدوات الخدمة الذاتية الأساسية تحديًا كبيرًا.

قالت ديلشاد سيمونز، نائبة الرئيس الأولى لشؤون المنتجات في شركة «تري نت» (TriNet)، وهي منظمة مهنية لأصحاب العمل مقرها في دبلن بولاية كاليفورنيا: «هناك تكاثر في أدوات العمل التي تتنافس على جذب انتباه الموظفين، وإذا لم تكن الأداة أساسية لمهامهم اليومية، فيجب على الأقل أن تكون ذات صلة وتعالج إحدى المشكلات التي يواجهونها». مع وجود خمسة أجيال تشكل القوة العاملة اليوم، "من المهم أن يفهم أرباب العمل كيف سيستجيب مختلف أعضاء فرقهم لأداة معينة وما هي المشكلات التي ستحلها قبل طرحها"، قالت.

وهذا يعني أن حملة التدريب على مستوى الشركة قد لا تكون كافية لإقناع الموظفين باستخدام الأدوات الجديدة. وبالإضافة إلى شرح التفاصيل الفنية، قال سيمونز إن خطة العمل يجب أن تتضمن توضيحًا واضحًا لأسباب إدخال هذه التكنولوجيا، فضلاً عن شرح للفوائد التي ستعود بها على كل من الشركة والموظف.

التخطيط والاستعداد

يجب أن تبدأ جهودكم بالتخطيط. فمنذ البداية، يجب أن يدرك الموظفون أن التكنولوجيا الجديدة لها غرض محدد، وأنها تم اختيارها مع أخذ احتياجاتهم في الاعتبار.

قالت ماريلينا أسيفيدو، نائبة رئيس قسم الموارد البشرية في شركة "بتروتشويس" (PetroChoice)، وهي شركة توزيع مواد التشحيم مقرها فورت واشنطن بولاية بنسلفانيا: "لقد بدأنا العمل على بعض المشاريع قبل عام من موعدها". "أردنا التأكد من أن فريقنا التقني قد فحص العملية بدقة حتى نكون مستعدين لأي مواقف قد تطرأ" مع الموظفين.

وأضافت أن اختبار المنتج قبل طرحه لا يقل أهمية عن ذلك. وقالت أسيفيدو: "لا تريد أن تواجه مشكلات تدفع الناس إلى القول: 'هذا لا يعمل'، فتدرك: 'يا للهول، لم يفكر أحد في ذلك'".

وقالت إنه على الرغم من أن أي أداة جديدة ستحتوي على أخطاء، فإن على قسمي الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات معالجتها في مرحلة مبكرة. "عند طرح [التكنولوجيا]، يجب أن تسعى إلى أن تكون جاهزة بنسبة 100 في المائة تقريبًا."

التواصل

كما أن وضع خطة تواصلية لتطبيق هذه التكنولوجيا وتدريب الموظفين أمر بالغ الأهمية. وقال سيمونز: "من المهم أن تشرح الشركات لموظفيها كيفية استخدام الأداة وأسباب اعتمادها قبل طرحها". "فهذا يساعد في تحديد التوقعات بشأن الوظيفة التي ستؤديها الأداة وكيف يمكنها أن تسهل مهام الموظفين".

لكي يكون التواصل فعالاً، يجب أن يكون ملائماً لاحتياجات جمهورك. توصي سيمونز بإجراء أبحاث مع الموظفين للتأكد من فهمك للتحديات التي يواجهونها. وقالت: "أهم شيء لضمان التبني والنجاح هو أنك تحل مشكلة حقيقية". "إذا لم تعالج الأداة مشكلة حقيقية، فلن يهم مدى قوة خطة التنفيذ".

وأضافت أسيفيدو أن التواصل يجري على عدة مستويات، لذا ستحتاج إلى أكثر من مجرد استراتيجية واحدة تناسب الجميع. وأوضحت قائلة: "هناك التواصل على المستوى الإداري العالي، وعلى المستوى المتوسط، ثم على المستوى الميداني".

في شركة "بتروتشويس"، يتم تقديم الأدوات الجديدة خلال اجتماعات تُعقد مع الفرق التي ستتأثر بها، مثل السائقين وموظفي المبيعات. وعندما يحين الوقت، يقوم خبراء في هذه الأداة بتقديم تدريب مباشر.

كما أن تأييد المديرين لرسالة الشركة وتعزيزها أمر بالغ الأهمية. وقال سيمونز إن تقديم أداة ما من خلال النشرة الإخبارية للشركة واجتماعات الموظفين جميعًا أمر جيد، «لكن قيام مديري الموارد البشرية بتعزيز هذه الرسالة أمام فرقهم وفي الاجتماعات الفردية يمكن أن يُحدث فرقًا كبيرًا».

فهم ديناميات المستخدم

تجسد القوى العاملة المتعددة الأجيال اليوم مستويات متفاوتة من الإلمام بالتكنولوجيا. ونتيجة لذلك، لا بد أن تتباين ردود الفعل بين الحماس والحذر تجاه الأدوات الجديدة.

قالت أسيفيدو: "أنا متحمسة جدًا لاستخدام التكنولوجيا، لكن الكثير من الموظفين الذين نوظفهم هم سائقون وعمال مستودعات كبار في السن، ولا يستخدمونها في حياتهم اليومية". وتذكرت أن أحد السائقين قال لها: "طلبك مني القيام بذلك يشبه طلبي منك قيادة شاحنة ذات 18 عجلة للرجوع إلى الخلف". ونظرًا لهذه الديناميكية، أدركت أنها يجب أن تستثمر الوقت في تثقيف الموظفين "لإثبات أن الأمر ليس مخيفًا حقًا".

كما ينبغي أخذ بيئة عمل المستخدمين في الاعتبار. قال رود برانش، رئيس قسم الموارد البشرية في شركة HydroChemPSC بمدينة دير بارك بولاية تكساس: "يعمل معظم موظفينا داخل المصافي خلال النهار، ولا يمكنهم الوصول إلى هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو أي شيء من هذا القبيل". ولتلبية احتياجات هؤلاء العمال، تنظم الشركة دورات تدريبية في أوقات مختلفة من النهار والليل، وتسجل الجلسات لتكون متاحة عند الطلب.

ويشير برانش إلى أن استخدام أدوات الموارد البشرية لا يقتصر دائمًا على الموظفين. فعلى سبيل المثال، يمكن لأفراد الأسرة الاستفادة من التقنيات المتعلقة بالمزايا.

وقال: "لدينا الكثير من الأسر التي يتولى فيها الزوج أو الزوجة إدارة جميع شؤون الأسرة، بما في ذلك الرعاية الصحية وما شابه ذلك". ورداً على ذلك، تعمل شركته على تطبيق نظام لإدارة التعلم لمساعدة الموظفين وأسرهم على فهم الأدوات التي توفرها. وقال برانش: "نحن نفكر حقاً في من سيستخدم هذا النظام ولأي غرض".

صمم برنامجك التدريبي

قال أسيفيدو: "يتعلم الناس بطرق مختلفة، لذا نحاول أن نراعي أسلوب كل شخص في التعلم ونركز عليه".

في شركة «بتروتشويس»، يبدأ التدريب بجلسات حضورية وعروض تقديمية باستخدام برنامج «باوربوينت». ومن ثم، ينتقل المدربون إلى العروض العملية، تليها اختبارات لتقييم مدى استيعاب الموظفين للمعلومات. ويرى سيمونز أن وضع مقاييس لتتبع مدى تطبيق ما تم تعلمه أمر مهم أيضًا.

وقال برانش إن التدريب يصبح بالطبع أكثر صعوبة مع تزايد حجم القوة العاملة. ورغم أنه يعتقد أن التدريب المباشر هو الطريقة الأكثر فعالية لتعريف الموظفين بالأدوات الجديدة، فإن شركة HydroChemPSC توظف 6000 شخص في أكثر من 40 ولاية. وعلى الرغم من أن كل منشأة تضم حوالي 50 موظفًا أو أقل، "فمن الصعب مقابلة الجميع"، كما قال. لذلك، يقدم ندوات عبر الإنترنت، وينشر مقاطع فيديو تعليمية قصيرة، ويتيح خبراء في الموضوع للإجابة على الأسئلة.

وأوضح برانش قائلاً: "لدينا دائماً وسيلة اتصال ما لكل مسألة من هذه الأمور، حتى يتمكن الموظفون من التواصل وطرح الأسئلة." "نحن نستخدم جميع القنوات."

تقديم الدعم

أياً كان النهج الذي تتبعه في التدريب، فإن مهمتك لا تنتهي بمجرد انتهاء الجلسات ونشر الوثائق الداعمة. فقد أكدت آسيفيدو على ضرورة أن يكون الموظفون قادرين دائماً على طلب المساعدة إذا واجهوا أي مشكلة. وأوضحت أن المديرين في شركة «بتروتشويس» يلعبون دوراً مهماً في هذه المرحلة، لأنهم يستطيعون «العمل يومياً مع [فرقهم] للتأكد من أن الموظفين يشعرون بالراحة».

وقالت سيمونز إن توفير دعم للمستخدمين يكون متاحًا دائمًا أمر مهم أيضًا. وإذا لم تكن المساعدة عبر الهاتف ممكنة، فإنها توصي بتقديم المعلومات في صيغ مختلفة، مثل الأسئلة الشائعة، والندوات عبر الإنترنت، ومقاطع الفيديو التعليمية، أو جلسات التعلم أثناء استراحة الغداء.

وأكدت سيمونز أنه "من أجل تجنب إثارة استياء الموظفين، يجب على الشركات أن تضع إدارة التغيير في صميم أولوياتها عند إدخال أدوات جديدة". وتشدد على ضرورة أن يفهم الموظفون سبب اختيار أداة جديدة معينة وكيفية تنفيذها. ويجب أن يتبع هذا الشرح تدريب فعال ودعم مستمر ودعم عملي من الإدارة، مما يمهد الطريق لتحقيق معدلات تبني أعلى على مستوى الشركة.

مارك فيفر كاتب مستقل متخصص في مجال الأعمال التجارية، مقره في فيلادلفيا.