عندما يغادر أفضل موظفيك، تغادر قراراتك معهم

ملاحظة المحرر: المقالات المنشورة فيقسم "من مكان العمل"كتبها مساهمون خارجيون ولا تعكس بالضرورة آراء أو وجهات نظر SHRM.

لقد احتفظت بمجلد خاص طوال معظم مسيرتي المهنية في مجال الموارد البشرية.

كان يحتوي على تأكيدات مكتوبة، وسلسلة رسائل البريد الإلكتروني، وسلسلة الموافقات الخاصة بالقرارات التي كنت قد قمت بمعالجتها: الاستثناءات المتعلقة بالتعويضات، والانحرافات عن السياسات، والأسباب الكامنة وراء الترقيات التي قد يطعن فيها أحدهم يومًا ما. لم يطلب مني أحد الاحتفاظ بهذه السجلات. لقد أنشأتها لأنني تعلمت، بالطريقة الصعبة، أن اليوم الذي يطعن فيه أحدهم في قرار ما هو اليوم الذي ستحتاج فيه إلى تقديمه — وتقديمه من الذاكرة لا يعتبر تقديمًا على الإطلاق.

عندما غادرت تلك الشركة، أخذت المجلد معي. لم يكن أحد يعلم بوجوده. ومعه ذهبت سنوات من السياق المؤسسي الذي كانت المنظمة قد خزنته بداخلي دون أن تدرك أنها كانت تخزن أي شيء على الإطلاق.

لقد تحدثتُ مع عدد كافٍ من قادة الموارد البشرية منذ ذلك الحين لأدرك أن حالتي لم تكن استثنائية. فمعظمنا يحتفظ بنسخة ما من ذلك الملف.

السؤال الذي يجدر طرحه هو: لماذا هذا المجلد ضروري أصلاً؟

تستثمر المؤسسات بشكل كبير في الاحتفاظ بالموظفين. فنحن نبني أطرًا وظيفية، ونجري مقابلات لتقييم الرغبة في البقاء، ونصمم خططًا لتعاقب الموظفين. والافتراض الأساسي هنا هو أن استمرارية المؤسسة هي مسألة تتعلق بالموظفين: فالحفاظ على الموظفين المناسبين يعني الحفاظ على المعرفة.

لكن الاستقالة لم تكن هي السبب في ضياع المعرفة. فقد ضاعت قبل ذلك بكثير — في اليوم الذي اتُخذ فيه القرار ولم يُسجَّل فيه شيء.

استثناء التعويض الذي تمت الموافقة عليه خلال مكالمة هاتفية بين مدير المصنع والمؤسس. شروط الائتمان الممنوحة لموزع بسبب ضغوط المنافسة، والتي كان من المفترض أن تكون مؤقتة، ولم تتم إعادة النظر فيها قط. إطار الكفاءات الذي صممه فريق عمل، وقد غادر اثنان من أعضائه منذ ذلك الحين، ويُطبق على كل ترقية في الشركة. كل واحد من هذه القرارات هو قرار يحكم الآن مسارات الموظفين المهنية وتكاليفهم وحياتهم العملية. وكل واحد منها محفوظ في ذاكرة شخص ما أو في سلسلة رسائل البريد الوارد، بدلاً من أن يكون في سجل يمكن لمدير الموارد البشرية التالي العثور عليه وفهمه وتقييمه.

عندما يستقيل ذلك الشخص، لا تفقد المنظمة معرفته. بل تفقد المنطق الكامن وراء كل قرار شارك في اتخاذه. وتستمر الممارسة، أما المنطق فلا.

مجموعة الأدوات: العناصر الأساسية لتصميم المنظمات وخطوات إدارة التغيير

يتحمل قادة الموارد البشرية هذا الخطر أكثر من أي شخص آخر في المؤسسة.

نحن لسنا من يتخذ معظم هذه القرارات. نحن من ينفذها — نعالج التغييرات في كشوف الرواتب، ونحدّث التسلسل الإداري، ونصدر الخطابات. ونحن من يُطلب منا، بعد أشهر أو سنوات، تقديم الأساس المنطقي لقرار تم اتخاذه قبل انضمامنا، أو تم اتخاذه بشكل غير رسمي، أو اتخذه شخص غادر الشركة منذ ذلك الحين.

يوجد المجلد الخاص لأن النظام لا يقوم بإنشاء السجل تلقائيًا. ويبقى الاحتفاظ به منوطًا باجتهاد شخص واحد، وهو أمر غير مرئي بالنسبة للمؤسسة، وهش في حالة مغادرة هذا الشخص، ولا يُعد حلاً.

التخصص الذي يسد هذه الفجوة ليس معقدًا، لكنه ذو طابع هيكلي.

أي قرار ذو تأثير — سواء كان تغييرًا في السياسة، أو ترقية، أو استثناءً في الأجور، أو التزامًا من المورد، أو تفويضًا للسلطة — يجب أن يُنتج سجلاً خاصًا به في اللحظة التي يتخذ فيها. وليس نموذجًا يُملأ بعد ذلك. ولا محضرًا يُصاغ من الذاكرة. إن عملية تمرير القرار عبر الأشخاص المناسبين، بالتسلسل الصحيح، مع إرفاق الأسباب المنطقية، تنتج السجل كنتيجة ثانوية. تمامًا كما ينتج الدفع إيصالاً.

ينبغي أن يكون العثور على هذا السجل ممكنًا في غضون ثوانٍ، وليس بعد 45 دقيقة من البحث. وينبغي أن يكون قابلاً للإثبات — بحيث يوضح من كان يمتلك الصلاحية، وبأي ترتيب، وعلى أي أساس — بدلاً من أن يكون مجرد سجل يمكن استرجاعه. كما ينبغي أن يكون متاحًا للقائد التالي الذي يرث هذا القرار، حتى يفهم ما يرثه، بدلاً من اتباعه بشكل أعمى أو استبداله بشكل أعمى.

هذا هو ما تتطلبه استمرارية المنظمة فعليًّا. ليس الاحتفاظ بالشخص، بل الاحتفاظ بطريقة التفكير.

مقال: كيف يستفيد القادة من الذكاء الاصطناعي للحد من هجرة الأدمغة

بالنسبة لقسم الموارد البشرية، فإن نقطة الانطلاق العملية هي القرارات الأقرب إلينا.

استثناءات الأجور. قرارات الترقية. مراجعات السياسات. هذه هي القرارات التي تؤثر على أكبر عدد من الأشخاص، وتثير أكبر عدد من النزاعات، وتوجد حاليًا في شكل متناثر للغاية. إذا سأل أحد المديرين عن سبب تحديد معيار ما في الإطار بهذه الطريقة، وكانت الإجابة الصادقة هي «لست متأكدًا»، فهذه ليست مشكلة في التواصل. بل هي نقص في السجلات.

SHRMجدول أعمال رئيس شؤون الموارد البشرية (CHRO) لعام 2026، على النحو المبين في تقرير "أولويات وتوقعات مديري الموارد البشرية لعام 2026" ، تركز بشكل صحيح على تنمية المهارات القيادية وتجربة الموظفين. وكلاهما يعتمد على جودة واتساق القرارات التي يتخذها القادة. وجودة القرار — تلك التي تتراكم بمرور الوقت وتستمر عبر فترات تغيير القيادة — تتطلب بنية تحتية لم تقم معظم المؤسسات ببنائها أبدًا.

لقد دأبنا على مسك سجلات ممتازة فيما يتعلق بالأموال على مدى خمسة قرون. وقد حان الوقت لكي نبدأ في مسك سجلات ممتازة فيما يتعلق بالقرارات أيضًا.

غونيلا سوما كيران هي خبيرة في مجال الموارد البشرية تتمتع بخبرة تبلغ أحد عشر عامًا في مجالي التكنولوجيا المالية والبحث والتطوير في قطاع السيارات، وهي مؤلفة كتاب «The Other Books»، وتعمل حاليًا على تطوير «SigmaGo»، وهي منصة بنية تحتية لاتخاذ القرارات مخصصة للمؤسسات.