ضع في اعتبارك هذه المسائل المتعلقة بالمزايا قبل إعفاء الموظفين من العمل أو إنهاء خدماتهم

في ضوء الإجراءات التي اتخذتها الدولة لمواجهة كوفيد-19، وهو المرض الناجم عن فيروس كورونا، والركود الاقتصادي الناتج عن ذلك، يواجه أرباب العمل من جميع الأحجام معضلة أخلاقية ومالية تتمثل في تقييم أعداد الموظفين.

يفكر العديد من أرباب العمل في تطبيق نظام الإجازة غير المدفوعة الأجر أو أنواع أخرى من الإجازات المصرح بها لتقليص نفقات الرواتب في الوقت الحالي، على أمل أن يستمر التراجع الاقتصادي لفترة لا تتجاوز بضعة أسابيع بدلاً من أشهر. بينما يختار أرباب عمل آخرون تنفيذ تخفيضات منهجية في القوة العاملة وتسريح الموظفين.

تؤدي الإجراءات المختلفة المتعلقة بالتوظيف إلى نتائج مختلفة فيما يتعلق بمزايا الموظفين، وهي نتائج يجب أن تُؤخذ في الاعتبار عند اتخاذ أي قرار متعلق بالتوظيف. ولا توجد قواعد عامة تنطبق على جميع الحالات، حيث إن كل حالة لها خصوصيتها إلى حد ما.

فيما يلي قائمة بعدد من القضايا الرئيسية التي ينبغي على أرباب العمل أخذها في الاعتبار عند تقييم برامج مزايا الموظفين، بهدف خفض تكاليف الرواتب:

• لا تفترض أن التغطية تستمرخلال فترات الإجازة أو الإجازة الإجبارية، أو أنها تنتهي تلقائيًا فور إنهاء الخدمة. عادةً ما تحدد شروط الخطة ما إذا كان يمكن أن تستمر التغطية السارية خلال فترات الإجازة قصيرة الأجل، سواء كانت مدفوعة الأجر أم غير مدفوعة، كما أن العديد من الخطط تفرض شروطًا تتعلق بالحد الأدنى لساعات العمل للحفاظ على التغطية السارية. ويواجه أرباب العمل الذين يوسعون نطاق التغطية ليشمل موظفين غير مؤهلين خارج نطاق شروط الخطة أو البوليصة دون موافقة شركة التأمين أو شركة تأمين الحد الأقصى للخسارة مخاطر مالية كبيرة.
  

• يجب أن تعلم أن التغطية المستمرة بموجب قانون COBRA (أو التغطية المستمرة التي توفرها الولاية، إن وجدت) يجب عمومًا أن تُقدَّم لجميع خطط التأمين الصحي الجماعية عند فقدان التغطية نتيجة لإنهاء الخدمة أو تخفيض ساعات العمل. وتُعتبر الزيادة في حصة الموظف من قسط التأمين بسبب تخفيض ساعات عمله (بما في ذلك تخفيضها إلى الصفر، كما في حالة الإجازة الإجبارية) بمثابة فقدان للتغطية في هذا السياق.
  

• لنأخذ على سبيل المثال الغرامة المفروضة على صاحب العمل بموجب قانون الرعاية الصحية بأسعار معقولة (ACA). فقد يؤدي إنهاء تغطية خطة التأمين الصحي الجماعية لموظف ما عند بدء إجازة أو إجازة إجبارية إلى فرض غرامة بموجب قانون الرعاية الصحية بأسعار معقولة (ACA) لعدم توفير التغطية لـ 95 في المائة من الموظفين بدوام كامل. ويجب أن تظل تغطية قانون COBRA في متناول الموظفين لتجنب الغرامة المفروضة بموجب قانون الرعاية الصحية بأسعار معقولة (ACA)، وهو ما قد يتطلب استمرار الدعم المقدم من صاحب العمل أو زيادته.
  

• خطط لكيفية استمرار الموظفين في سداد الأقساط/المساهمات الشهرية للحفاظ على التغطية خلال أي فترة إجازة. قد يؤدي عدم سداد الموظفين للأقساط الشهرية لتغطية «كوبرا» (COBRA) إلى انقضاء التغطية الخاصة بخطط الرعاية الصحية وخطط طب الأسنان وخطط الرعاية البصرية. بالنسبة لحسابات الإنفاق المرنة (FSAs)، قد يؤدي عدم قيام الموظفين بدفع الأقساط إلى إبطال سريان مطالباتهم المستقبلية باسترداد التكاليف من حسابات FSA الصحية وحسابات FSA لرعاية المعالين. يجب إجراء ترتيبات مسبقة مع الموظفين حول كيفية استمرارهم في المساهمة في أي تغطية مسموح بها أثناء الإجازة، سواء من خلال مزود خدمة COBRA، أو الدفع عبر نظام التحويل الآلي (ACH) من حساب جاري شخصي، أو عن طريق البريد.

[أسئلة وأجوبة حول الموارد البشريةSHRM : كيف يؤثر قانون الاستجابة لفيروس كورونا "العائلات أولاً" (H.R. 6201) على أرباب العمل؟]

• تحديد ما إذا كانت هناك أي خطة أو سياسة رسمية أو غير رسمية تتعلق بتعويضات إنهاء الخدمة ، والتي من شأنها أن تشكل سابقة بشأن المزايا التي ينبغي تقديمها للموظفين الذين تم إنهاء خدماتهم.
  

• ضع في اعتبارك الآثار المترتبة على خطة 401(k) وخطط التقاعد الأخرى. فقد يؤدي تقليص القوة العاملة أو التسريح أو الإجازة الإجبارية إلى «إنهاء جزئي» بموجب قواعد خطة 401(k) أو قواعد خطط التقاعد الأخرى، مما يؤدي إلى استحقاق 100 في المائة للمشاركين المتأثرين. راجع أحكام التوزيع في حالات الضائقة المالية والأحكام الأخرى المتعلقة بالتوزيع، وتأكد من مراجعة أحكام قروض الخطة والالتزام بها لتجنب عواقب «التوزيع المفترض». كما قد يظل من الضروري احتساب أرصدة الخدمة لأغراض الاستحقاق ومساهمات صاحب العمل خلال فترات الإجازة أو انقطاع الخدمة.
  لا ينبغي تعليق أحكام المساهمة المطابقة «الملاذ الآمن» أو غيرها من أحكام المساهمة الثابتة إلا بعد النظر في التبعات المحتملة واتخاذ تدابير التنفيذ المطلوبة. يجب على أصحاب العمل توخي الحذر في الحفاظ على نفس جدول إيداع الرواتب لتأجيل رواتب الموظفين.
  

• مراجعة جميع اتفاقيات المكافآت المؤجلة واتفاقيات التوظيف الأخرى للتأكد من عدم وجود أي تأثير على الإجازات أو إنهاء الخدمة. قد تتضمن هذه الاتفاقيات دفعات مكافآت قصيرة الأجل أو التزامات دفع حوافز أخرى نتيجةً لـ«إنهاء الخدمة دون سبب» أو «الانفصال عن الخدمة» بأي شكل آخر، ولا يمكن تعديلها دون مراجعة جميع الآثار المترتبة على المادة 409A من قانون الضرائب. تحظر هذه القواعد عمومًا على الموظفين إجراء تغييرات في خيارات تأجيل الراتب في منتصف العام (بما في ذلك إلغاء الخيارات) و/أو تغيير توقيت الدفعات.

هذه القائمة ليست بأي حال من الأحوال قائمة شاملة بجميع الجوانب التي يجب أخذها في الاعتبار قبل اتخاذ القرارات النهائية المتعلقة بأي تخفيض قصير الأجل أو طويل الأجل في رواتب الموظفين. ويجب على كل صاحب عمل تقييم هذه الجوانب للتوصل إلى أفضل الخيارات في هذه الأوقات الصعبة.

براين م. جونستون هو محامٍ في مكتب جاكسون لويس بي. سي. في أوفرلاند بارك، كانساس. سوزان ج. أودوم هي محامية في مكتب الشركة في غرينفيل، كارولينا الجنوبية. تم تعديل هذه النسخة قليلاً عن النسخة الأصلية، كما نُشرتعلى الموقع الإلكتروني للشركة. © 2020 جاكسون لويس بي.سي. جميع الحقوق محفوظة. أعيد نشرها بإذن.

موارد ذات صلة:

أهم 10 قضايا تتعلق بمزايا الموظفين في ظل تباطؤ الاقتصاد، سكواير باتون بوغز، مارس 2020

SHRM ذات صلة:

مصلحة الضرائب الأمريكية ووزارة العمل تكشفان عن إعفاءات ضريبية لأصحاب العمل بشأن الإجازات المرتبطة بفيروس كورونا، موقع «SHRM » الإلكتروني، مارس 2020

"متى يتعين على أرباب العمل خفض مساهماتهم في خطط 401(k) للحفاظ على استمرارية أعمالهم"،SHRM مارس 2020

إغلاق المصانع الأمريكية بسبب مخاوف من فيروس كورونا، لكن بعضها مضطر لمواصلة الإنتاج، موقع «SHRM » الإلكتروني، مارس 2020

نصيحة لأصحاب العمل بالتفكير في أسوأ السيناريوهات، موقع «SHRM » الإلكتروني، مارس 2020