وزارة العمل الأمريكية تصدر إرشادات بشأن إعانات قانون COBRA ونماذج للإشعارات

نشرت وزارة العمل الأمريكية (DOL) على موقعها الإلكتروني إرشادات ونماذج لإشعارات لمساعدة أرباب العمل على الامتثال لبرنامج الدعم الفيدرالي لأقساط تأمين COBRA الذي أقره قانون خطة الإنقاذ الأمريكية (ARPA).

قال علي خوار، مساعد وزير العمل الأمريكي بالنيابة لشؤون ضمان استحقاقات الموظفين: "توفر خطة الإنقاذ الأمريكية الإغاثة التي يشتد الحاجة إليها للعمال الأمريكيين في الوقت الذي يواجهون فيه قرارات حاسمة بشأن تغطيتهم الصحية". "وستساعد الإرشادات والإشعارات... في إطلاع الأفراد المؤهلين للحصول على المساعدة في سداد أقساط كوبرا على المساعدة المتاحة لهم".

قال ويليام سويتنام، المدير التشريعي والفني في «مجلس أرباب العمل المعني بالتعويضات المرنة» (ECFC)، الذي يمثل الجهات الراعية لخطط المزايا القائمة على الحسابات: «بشكل عام، من المفيد دائمًا أن تقوم وزارة العمل بشرح التشريعات الجديدة». كما يتوقع صدور توجيهات قريبًا من مصلحة الضرائب ووزارة الخزانة بشأن دعم أقساط تأمين COBRA.

إشعارات بشأن النماذج الجديدة

تُلزم قانون ARPA خطط التأمين الصحي الجماعية بتقديم إخطارات، بحلول 31 مايو، إلى الموظفين المؤهلين (AEIs) الذين سيفقدون تغطيتهم الصحية ويحق لهم الحصول على المساعدة في سداد أقساط COBRA. ويمكن تقديم هذا الإخطار بشكل منفصل أو باستخدام إخطار اختيار COBRA منقح، مثل النموذج الجديد للإخطار العام (انظر الرابط أدناه). ويمكن لأصحاب العمل البدء في استخدام الإخطارات الجديدة على الفور.

[موردSHRM : من هو المؤهل للحصول على إعانة COBRA بموجب قانون ARPA، وكيف يجب أن نخطره؟]

كما تنص قانون ARPA على أن تزود خطط التأمين ومقدمي الخدمات شركات التأمين المعتمدة (AEIs) بإشعار بانتهاء صلاحية المساعدة في دفع الأقساط، يوضح أن الإعانة ستنتهي قريبًا بالنسبة لهم — إما لأن أهليتهم للاستفادة من قانون COBRA قد بلغت الحد الأقصى المسموح به، أو لأن فترة الإعانة تنتهي اعتبارًا من 30 سبتمبر، وهو تاريخ انتهاء الصلاحية، وأن الفرد قد يصبح مؤهلاً للحصول على التغطية دون أي مساعدة في دفع الأقساط.

تشمل النماذج الإعلانية التي نُشرت في 7 أبريل ما يلي:

• نموذج الإشعار العام وإشعار اختيار التغطية المستمرة بموجب قانون COBRA: بصيغة MS Word و PDF.
  

وقد أشارت ليندسي بارنيت، المحامية في مكتب المحاماة «غرايدون» بمدينة سينسيناتي، إلى أنه «ينبغي استخدام هذا الإشعار لأي مستفيد مؤهل يفقد التغطية التأمينية بسبب خفض ساعات العمل أو إنهاء الخدمة بشكل غير طوعي بموجب قانون «كوبرا»، شريطة أن يبدأ ذلك في أي وقت بين 1 أبريل و30 سبتمبر من هذا العام. ويمكن تقديم هذا الإشعار كملحق لإشعار الاختيار القياسي الخاص بقانون «كوبرا»، أو يمكن إدراج شروطه في إشعار الاختيار الخاص بقانون «كوبرا» نفسه».

• نموذج إخطار بشأن تمديد فترة الانتخابات: بصيغةMS Word و PDF.
  

يرجى إرسال هذا الإشعار إلى الموظفين المؤهلين (AEIs) الذين لا يزالون ضمن فترة COBRA البالغة 18 شهراً في أبريل 2021. وقالت بارنيت: "بالنسبة للخطط التي تنتهي تغطيتها في آخر يوم من الشهر، فإن هذا يشمل أي شخص تم إنهاء خدمته بشكل غير طوعي أو فقد تغطيته بسبب تخفيض ساعات العمل في 1 أكتوبر 2019 أو بعده". وأوضحت أن الإشعار يجب أن يصل إلى الموظفين المؤهلين قبل 31 مايو، "سواء كان الفرد مسجلاً حاليًا في COBRA، أو رفض COBRA سابقًا، أو سجل ثم انسحب لاحقًا من COBRA".

• نموذج الإشعار البديل:MS Word و PDF.
  

هذا الإشعار يتعلق بتغطية COBRA الخاضعة لمتطلبات استمرار خطط التأمين الصحي على مستوى الولاية.

• نموذج إشعار بانتهاء صلاحية المساعدة في دفع الأقساط: بصيغةMS Word و PDF.
  

يرجى إرسال هذا الإشعار إلى المستفيدين من برنامج AEI قبل 15 إلى 45 يومًا من انتهاء صلاحية إعانة COBRA الخاصة بهم. وأشار بارنيت إلى أنه «لا داعي لإرسال هذا الإشعار إذا كان الفرد سيفقد الإعانة بسبب أهليته للحصول على تغطية من خطة تأمين صحي جماعية أخرى أو من برنامج Medicare».

• ملخص أحكام المساعدة في دفع أقساط COBRA بموجب قانون خطة الإنقاذ الأمريكية لعام 2021: بصيغةMS Word وPDF.
  

يتضمن هذا المستند نموذجًا للموظفين لطلب معاملتهم كأفراد مؤهلين للحصول على المساعدة.

وكتبت جوي م. نابير-جويس، المحامية في شركة «جاكسون لويس» في بالتيمور:«يُنصح أرباب العمل بشدة باستخدام نماذج الإخطارات الصادرة عن وزارة العمل دون تعديلها ، إلا في الحالات التي يتعين فيها إدراج معلومات خاصة بالخطة أو بأرباب العمل». «وبصدور نماذج الإخطارات هذه، أصبح لدى أرباب العمل ومديري برنامج «كوبرا» الآن الأدوات اللازمة لإدارة حق الاختيار الجديد هذا إلى حد كبير».

أسئلة وأجوبة جديدة

وتتضمن الوثائق التي نُشرت للجمهور في 7 أبريل أيضًا إرشادات جديدة في شكل أسئلة وأجوبة شائعة:

• الأسئلة الشائعة حول برنامج المساعدة في دفع أقساط تأمين COBRA بموجب قانون خطة الإنقاذ الأمريكية لعام 2021
  

• أسئلة وأجوبة عامة حول قانون COBRA للعمال
  

فترة الدعم

تنص الإرشادات على أن المساعدة في دفع أقساط التأمين يمكن أن تستمر من 1 أبريل حتى 30 سبتمبر 2021، وأنها ستنتهي قبل ذلك إذا قام المشتركون في برنامج كوبرا بما يلي:

• أصبحوا مؤهلين للانضمام إلى خطة تأمين صحي جماعية أخرى، مثل خطة يقدمها صاحب عمل جديد أو صاحب عمل الزوج/الزوجة، شريطة ألا تشمل المزايا المستثناة، أو ترتيب سداد النفقات الصحية لصغار أصحاب العمل المؤهلين (QSEHRA)، أو حساب الإنفاق المرن للرعاية الصحية (FSA)، أو في حالة أصبحت مؤهلة للانضمام إلى برنامج «ميديكير».
  

• وصولهم إلى نهاية المدة القصوى لتغطية الاستمرار بموجب قانون COBRA، والتي تبلغ عادةً 18 شهراً من تاريخ انتهاء الخدمة، ولكن يمكن تمديدها إلى 29 شهراً للأشخاص ذوي الإعاقة، وإلى 36 شهراً في حالة وقوع حدث مؤهل ثانٍ خلال فترة التغطية الأولية، مثل طلاق الموظف أو انفصاله عن زوجته.
  

في شهر فبراير، أصدرت الوكالات الفيدرالية توجيهات تمنح مهلة إضافية، في ظل الجائحة، لاختيار الانضمام إلى برنامج «كوبرا» أو سداد تكاليف تغطية «كوبرا».

وكتب جون كيرك، المحامي في شركة "غرايدون"، في مدونته: "من بين أهم الأسئلة التي أجابت عليها الأسئلة الشائعة الجديدة تلك المتعلقة بكيفية تفاعل الإعانة مع التوجيهات السابقة". وأشار إلى أن الأسئلة الشائعة "أوضحت أن فترة اختيار الإعانة لا تلغي الحق المسبق للفرد في اختيار تغطية COBRA المستمرة، بما في ذلك في إطار الأطر الزمنية الممتدة". "ومع ذلك، حتى مع وجود أي أطر زمنية ممتدة، فإن المساعدة في دفع الأقساط متاحة فقط للفترات من 1 أبريل 2021 حتى 30 سبتمبر 2021."

الأهلية

توضح الإرشادات أن إعانة أقساط COBRA متاحة للموظفين الذين فقدوا التغطية الجماعية المدعومة من قبل صاحب العمل بسبب تخفيض ساعات عملهم بشكل غير طوعي (مثل تخفيض الساعات نتيجة لتغيير ساعات عمل الشركة) أو إنهاء خدمتهم بشكل غير طوعي. ومع ذلك، لا يشترط أن يكون تخفيض ساعات العمل أو فقدان الوظيفة ناتجًا بشكل مباشر عن جائحة كوفيد-19. ويجب على الموظفين المؤهلين أن يختاروا بشكل صريح الحصول على تغطية COBRA المستمرة.

غير أن هذه الإرشادات«لا تتناول... بعض الفروق الدقيقة المهمة، مثل تعريف "الإنهاء غير الطوعي" الذي يؤهل للحصول على التغطية المدعومة»، كما كتب نابير-جويس.

وفقًا لسويتنام من ECFC، "للأسف، لا تتطرق إرشادات وزارة العمل الأمريكية إلى أحد الشواغل التي تساور العديد من أرباب العمل ومديري برامج COBRA: هل الأفراد الذين توقفوا عن العمل بمحض إرادتهم بسبب مخاوف متعلقة بفيروس كورونا — مثل عدم تمكن أطفالهم من الذهاب إلى المدرسة واضطرارهم إلى البقاء في المنزل لرعايتهم — مؤهلون للحصول على هذه الإعانة؟"

وأشار إلى أن قانون المساعدة والإغاثة والأمن الاقتصادي في مواجهة فيروس كورونا (CARES) يسمح لهؤلاء الأشخاص بالحصول على إعانات البطالة، «إلا أن توجيهات وزارة العمل [على ما يبدو] لا تسمح لهم بالاستفادة من إعانة COBRA هذه. وسيكون من المفيد أن تتناول وزارة العمل هذه المسألة بشكل مباشر».

وفيما يتعلق بمسائل أخرى تتعلق بالأهلية، أشار نابير-جويس إلى أن الأسئلة الشائعة توضح أن «الأهلية للحصول على تغطية بموجب خطة تأمين صحي جماعية أخرى، بما في ذلك خطة تأمين صاحب عمل الزوج أو الزوجة، ستؤدي إلى استبعاد الموظف من الحصول على الإعانة. ويجب على الموظفين أن يقروا في استمارات الاختيار بأنهم غير مؤهلين للحصول على مثل هذه التغطية، وأنهم سيقومون بإخطار صاحب العمل في حال أصبحوا مؤهلين لاحقًا للحصول على تغطية» من خلال صاحب عمل آخر، وأن «عدم القيام بذلك سيعرض الفرد لعقوبة ضريبية».

الرسوم الإدارية

عادةً ما تقتصر أقساط التأمين بموجب قانون COBRA على التكلفة الكاملة للتغطية بالإضافة إلى رسوم إدارية بنسبة 2 في المائة. وتنص الإرشادات على أن المؤسسات المؤهلة (AEIs) «لن تضطر إلى دفع أي جزء مما كانت ستدفعه لولا ذلك مقابل تغطية الاستمرار بموجب قانون COBRA، بما في ذلك أي رسوم إدارية كانت ستُفرض عليها لولا ذلك».

قوانين COBRA على مستوى الولايات

تفرض بعض الولايات متطلبات خاصة بها فيما يتعلق بتغطية قانون كوبرا (COBRA)، والتي قد تتجاوز المدد الزمنية المحددة في قانون كوبرا الفيدرالي. فعلى سبيل المثال، تفرض كاليفورنيا ونيويورك تطبيق قانون كوبرا على الموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم دون وجود شروط أخرى مؤهلة، وذلك لمدة 36 شهراً. كما قد تفرض الولايات استمرار التغطية الصحية من خلال خطط أرباب العمل الصغار غير الخاضعة لقانون كوبرا الفيدرالي.

تنص الإرشادات الجديدة على أن «مساعدة دفع الأقساط متاحة أيضًا للتغطية المستمرة بموجب قوانين ولائية معينة»، وتسري على «قوانين التغطية المستمرة الولائية (المعروفة باسم "ميني-كوبرا")». ومع ذلك، لا تغير ARPA أي متطلبات لبرنامج التغطية المستمرة للولاية، وفقًا للتوجيهات. فالقانون "يسمح فقط للأفراد المؤهلين للحصول على المساعدة الذين يختارون التغطية المستمرة بموجب قانون التأمين للولاية بالحصول على مساعدة في دفع الأقساط من 1 أبريل 2021 حتى 30 سبتمبر 2021".

ويعني ذلك أنه إذا أدت قوانين "ميني-كوبرا" (mini-COBRA) الخاصة بالولايات إلى تمديد فترة "كوبرا" (مثل تمديدها إلى 36 شهراً بدلاً من 18 شهراً في حالة "كوبرا" الأساسية)، فإن الإعانة الفيدرالية تنطبق على أولئك الذين ظلوا يحصلون على تغطية "كوبرا" لأكثر من 18 شهراً، لكن الإعانة ستنتهي صلاحيتها في 30 سبتمبر. كما تنطبق الإعانة على خطط التأمين الخاصة بأصحاب العمل الصغار الخاضعة لمتطلبات التغطية المستمرة الخاصة بالولايات.

الائتمانات أو المبالغ المستردة للموظفين

كتبت غريتا كوارت، الشريكة في مكتب دالاس لمكتب المحاماة «جاكسون ووكر»، "إذا كان الشخص المؤهل للحصول على إعانة ARPA COBRA قد دفع بالفعل قسط COBRA لشهر أبريل 2021 (أو أي شهر آخر خلال فترة إعانة ARPA COBRA)، فإن الأسئلة الشائعة توجه هذا الشخص إلى الاتصال بمسؤول الخطة أو صاحب العمل لمناقشة إمكانية خصم المبلغ من أقساط مستقبلية (على الأرجح بعد انتهاء فترة الإعانة، إذا كانت المدة القصوى لتغطية الشخص تمتد إلى ما بعد فترة الإعانة) أو استرداد المبلغ."

وأضافت: "يمكن لصاحب العمل أن يقرر الطريقة التي سيتبعها للتعامل مع حالات دفع الأقساط عن طريق الخطأ."

الخطوات التالية

يجب على أرباب العمل تقديم «إشعار التوفر» إلى مؤسسات التأمين البديلة (AEIs) قبل الأول من يونيو، لكن«من المستحسن القيام بذلك في أقرب وقت ممكن»، كما كتبت ليزا نيلسون، نائبة الرئيس لشؤون مزايا الموظفين والامتثال والشؤون التنظيمية في «ليفيت جروب»، وهي شركة وساطة في مجال المزايا مقرها سان دييغو.

وأشارت إلى أن "أصحاب العمل يمكنهم الاعتماد على المسؤول عن إدارة قانون كوبرا (COBRA) للحصول على المساعدة في الامتثال لمتطلبات الإخطار الجديدة هذه". وفيما يتعلق بإدارة قانون كوبرا داخليًّا، نصحت بإنشاء نظام لتتبع توقيت إرسال "إشعار التوفر" إلى أي شخص مؤهل (AEI) في غضون 60 يومًا، و"إشعار انتهاء الصلاحية" قبل 45 يومًا من انتهاء صلاحية الإعانة.

وقالت نيلسون: «تعتزم وزارة العمل الأمريكية (DOL) إنشاء آلية مراجعة خارجية متاحة للموظفين الذين لم يُعرض عليهم صاحب العمل الحصول على الإعانة، لكنهم يعتقدون أنهم مؤهلون للحصول عليها (AEI) بسبب خفض ساعات العمل أو إنهاء الخدمة بشكل غير طوعي، باستثناء حالات سوء السلوك الجسيم (وليس ضعف الأداء)». وأضافت: «ورغم أن وزارة العمل لم تبدأ بعد في تشغيل آلية المراجعة هذه، فإنها ستوفر تساهلاً واسعاً للمؤهلين للحصول على الإعانة (AEI)». "لذلك، يُنصح بأن يحذو أصحاب العمل ورعاة الخطط حذوها."

SHRM ذات صلة:

مصلحة الضرائب الأمريكية تجيب على أسئلة حول ائتمانات المساعدة في دفع أقساط COBRA، SHRM مايو 2021

الإعانة الجديدة لبرنامج كوبرا تتطلب اتخاذ إجراءات سريعة من قبل الجهات الراعية للخطط، SHRM مارس 2021

الهيئات تعيد النظر في تمديدات المواعيد النهائية لبرنامج «كوبرا» وتزيد من تعقيدها، SHRM مارس 2021

الموارد SHRM :

طلب SHRM : خطة الإنقاذ الأمريكية: إعانة أقساط COBRA