الوكالات تعيد النظر في تمديدات المواعيد النهائية لقانون «كوبرا» — وتزيد من تعقيدها
توسع الإرشادات الجديدة نطاق الإعفاءات المتعلقة بـ«فترة تفشي المرض» التي كان من المقرر أن تنتهي صلاحيتها
[تم التحديث في 8/3/21]
أصدرت الوكالات الفيدراليةتوجيهات جديدة تتناول تمديد المواعيد النهائية المرتبطة بالجائحة فيما يتعلق باختيار استمرار التغطية الصحية بموجب قانون «كوبرا» (COBRA)، وتقديم المطالبات والطعون المتعلقة بخطط التأمين الصحي، من بين أمور أخرى؛ لكن البعض يحذر من أن هذه التسهيلات الجديدة ستشكل عبئًا إداريًا على أرباب العمل ومديري خطط التأمين.
في 26 فبراير، أصدرت وزارة العمل الأمريكية (DOL) ووزارة الخزانة ومصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) «إشعارًا بتمديد بعض المهل الزمنية الخاصة بخطط مزايا الموظفين والمشاركين والمستفيدين المتأثرين بتفشي جائحة كوفيد-19». وفي الوقت نفسه، أصدرت إدارة أمن مزايا الموظفين التابعة لوزارة العمل الأمريكية «إشعار الإغاثة في حالات الكوارث رقم 2021-01».
وتعمل هذه التوجيهات الجديدة مجتمعةً على تعديل التمديدات السابقة للمواعيد النهائية الخاصة بقانون «كوبرا» (COBRA) وخطط المزايا الأخرى المتأثرة، والتي كان من المقرر أن تنتهي صلاحيتها في 1 مارس.
"في الأشهر الأخيرة، ساد ارتباك واسع النطاق بين الجهات الراعية للخطط بشأن موعد انتهاء صلاحية التوجيهات السابقة الصادرة عن وزارة العمل، التي مددت بعض المهل الزمنية الممنوحة للمشاركين في الخطط، وما إذا كانت ستنتهي أم لا"، حسبما أشار «المجلس الأمريكي للمزايا» — الذي يمثل كبار أرباب العمل الذين يرعون أو يديرون مزايا الرعاية الصحية والتقاعد — في بيان صدر في 26 فبراير. "وكان المجلس قد دعا إلى تحديد موعد واضح لانتهاء سريان التوجيهات في نهاية فبراير 2021 — أي بعد مرور عام على بدء سريان الإعفاء [بأثر رجعي] لأول مرة … ومع ذلك، فإن تفسير وزارة العمل يمدد سريان التوجيهات إلى المستقبل المنظور."
لفهم كيفية تطبيق التوجيهات الجديدة، من الضروري أولاً إلقاء نظرة على التسهيلات السابقة التي منحتها الوكالات فيما يتعلق بالمواعيد النهائية، والتي كانت تستند إلى افتراض أن «فترة تفشي» الجائحة و«حالة الطوارئ الوطنية» التي أعلنها الرئيس لن تستمر لأكثر من عام واحد.
كانت فترة الإعفاء السابقة على وشك الانتهاء
في مايو 2020، أصدرت وزارة العمل (DOL) ومصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) لائحة نهائية مددت مؤقتًا الفترة التي يمكن خلالها للموظفين المؤهلين اختيار التغطية بموجب قانون COBRA، والموعد النهائي لبدء سداد أقساط COBRA، إلى ما بعد فترة تفشي الجائحة، التي عُرِّفت بأنها تمتد من 1 مارس 2020 إلى 60 يومًا بعد انتهاء حالة الطوارئ الوطنية المعلنة بشأن فيروس كوفيد-19، أو أي تاريخ آخر إذا ما حددته الوكالتان في توجيهات مستقبلية. وقد طُبقت القاعدة على النحو التالي:
- فترة الاختيار بموجب قانون كوبرا (COBRA). بموجب قانون كوبرا، يُمنح الموظفون وأفراد أسرهم الذين يفقدون التغطية التأمينية النشطة نتيجة لحدث مؤهل، مثل إنهاء الخدمة أو تخفيض ساعات العمل، عادةً مهلة 60 يومًا لاختيار استمرار التغطية بعد تلقي إشعار الاختيار بموجب قانون كوبرا. وبموجب هذه القاعدة، لا تبدأ مهلة الـ 60 يومًا إلا بعد انتهاء فترة تفشي الوباء.
- فترة سداد أقساط COBRA. عادةً ما يتاح للمشتركين في برنامج COBRA 45 يومًا من تاريخ اختيارهم للبرنامج لتسديد القسط الأول، ويجب سداد الأقساط الشهرية اللاحقة خلال فترة سماح مدتها 30 يومًا تبدأ مع بداية كل شهر تغطية. وقد مددت هذه القاعدة المواعيد النهائية لسداد القسط الأول وفترة السماح إلى ما بعد فترة تفشي الوباء.
لم يتم منح أي تمديد للموعد النهائي المحدد بـ 14 يومًا الممنوح لمسؤولي خطط التأمين لتقديم إشعارات الاختيار بموجب قانون كوبرا.
وقد تصرفت وزارة العمل في حدود الصلاحيات الممنوحة لها بموجب قانون ضمان دخل التقاعد للموظفين (ERISA)، لكن القانون لا يسمح للوزارة إلا بتجاوز المواعيد النهائية للامتثال لمدة أقصاها عام واحد من جانب خطة مزايا الموظفين، أو الجهة الراعية للخطة، أو مدير الخطة، أو المشارك فيها، أو المستفيد منها. ونظرًا لأن تعليق الموعد النهائي كان بأثر رجعي اعتبارًا من 1 مارس 2020، فقد كان من المقرر أن تنتهي صلاحية هذا الإعفاء، وفقًا لقانون ERISA، بعد 28 فبراير 2021.
[دليل إرشاديSHRM : كيفية إدارة قانون COBRA]
إرشادات جديدة بشأن المواعيد النهائية خلال فترة تفشي المرض
أصدرت الوكالات الفيدرالية توجيهاتها الجديدة قبل يومين فقط من تاريخ 28 فبراير، وهو الموعد الذي ينتهي فيه سريان حالة الطوارئ الوطنية التي استمرت لمدة عام.
بموجب التوجيهات الجديدة، ستنتهي المواعيد النهائية المتعلقة بقانون COBRA، وعمليات التسجيل الخاصة بموجب قانون HIPAA، والمهل الزمنية الخاصة بمطالبات الاستحقاقات والطعون اعتبارًا من أقرب الموعدين التاليين:
- سنة واحدة من تاريخ الموعد النهائي الذي كان سيحل بعد 1 مارس 2020، لولا التوجيهات السابقة المتعلقة بالتمديد.
- بعد مرور 60 يومًا على الإعلان عن انتهاء حالة الطوارئ الوطنية.
في تنبيه لها، أشارت مجموعة «غروم لو غروب» إلى أن «التوجيهات تنص على أن التمديدات المتعلقة بـ«كوفيد-19» ستستمر إلى ما بعد 28 فبراير، وأنه يجب تقييم جميع هذه التمديدات على أساس كل حالة على حدة — وهو ما لم يكن واضحًا في التوجيهات السابقة». قد يضطر مديرو خطط المزايا ومديرو قانون COBRA ومديرو الطرف الثالث [TPAs] وشركات التأمين «إلى إعادة النظر في ممارساتهم الإدارية في ضوء هذا التوجيه الجديد [حيث] من غير الواضح كيف ستتمكن الخطط ومديرو الطرف الثالث وشركات التأمين من تطوير أنظمتهم لإنشاء مواعيد نهائية مخصصة لقانون COBRA والتسجيل الخاص والمطالبات» على أساس فردي. بالإضافة إلى ذلك، «يبدو أن وزارة العمل (DOL) تشير إلى أن خطط التأمين قد تحتاج إلى إخطار كل فرد عندما توشك فترة التمديد لمدة عام واحد الخاصة به على الانتهاء».
وأشارت شركة «غروم لو» إلى أن العديد من الجهات الراعية للخطط «قد تضطر إلى تمديد المواعيد النهائية للجميع ريثما تقرر كيفية المضي قدمًا». «وستزداد هذه التعقيدات أكثر إذا تم تفعيل إعانات قانون كوبرا» في إطار حزمة التحفيز التي أقرها مجلس النواب الأمريكي في 26 فبراير.
وفقًا لغاري كوشنر، الرئيس والمدير التنفيذي لشركة «كوشنر آند كومباني» الاستشارية المتخصصة في الموارد البشرية والمزايا الوظيفية، ومقرها بورتاج بولاية ميشيغان ، «تنص التوجيهات فعليًّا على أن جميع أزرار "التعليق" [للتأجيل من المواعيد النهائية] تُطبق على أساس متجدد لكل فرد على حدة». وقدم الأمثلة التالية لتوضيح كيفية عمل المواعيد النهائية المتجددة الجديدة:
- بالنسبة للموظف الذي انتهت خدمة العمل لديه قبل 1 مارس 2020، ولكن كانت المهلة الزمنية المحددة لاختياره الانضمام إلى قانون COBRA البالغة 60 يومًا قد بدأت بالفعل ولم تنتهِ بعد، فقد انتهت فترة تعليق هذه المهلة في 28 فبراير 2021.
- بالنسبة للموظف الذي كان من المفترض أن تبدأ المدد الزمنية الخاصة به بعد 1 مارس 2020، لولا تعليق تلك المدد، فستظل تلك المدد «موقوفة» لمدة تصل إلى عام واحد من تاريخ بدء سريانها، أو 60 يومًا بعد إعلان الرئيس انتهاء حالة الطوارئ الوطنية المتعلقة بالجائحة، أيهما يحدث أولاً.
التعاون مع الجهات الإدارية الخارجية (TPA)، وإخطار المشاركين
وقالت كاثرين باكيش، رئيسة قسم الامتثال الصحي الوطني في شركة «سيغال» الاستشارية المتخصصة في الموارد البشرية ومزايا الموظفين في واشنطن العاصمة: «نظرًا لأن إشعار التأجيل الصادر عن وزارة العمل يتطلب مراجعة كل حالة على حدة لتحديد أحقية الفرد في الاختيارات وحقوق المزايا الأخرى، سيتعين على المسؤولين الإداريين فهم الاحتياجات الفردية لكل مشارك». وقد نشرت شركة «سيغال» تحليلاً للتوجيهات الجديدة.
وأوضح باكيتش: «ينبغي على أرباب العمل ومسؤوليهم تحديد نوع الإشعارات أو الإعلانات الأخرى التي يتعين عليهم إرسالها، بما في ذلك ما إذا كان الإشعار العام كافياً أم أن هناك حاجة إلى اتصالات أكثر تخصيصاً». «وينبغي مراجعة الإشعارات التي تم إرسالها سابقاً (مثل المرفقات المصاحبة لإشعارات اختيار COBRA) وتعديلها حسب الضرورة لاستخدامها في المستقبل».
قدمت شركة المحاماة «جاكسون لويس» المشورة لمقدمي خطط التأمين الصحي بما يلي:
- الاتصال بجميع الجهات المسؤولة عن برنامج «كوبرا» (COBRA) والجهات الأخرى المكلفة بإدارة البرامج (TPAs) لتنفيذخطة عمل تهدف إلى إخطار جميع الأفراد الحاليين والمستحقين لبرنامج «كوبرا» بأي مواعيد نهائية سارية.
- بالنسبة للموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم والذين أجلوا اتخاذ قرار بشأن قانون كوبرا (COBRA) لأي فترات تبدأ في 1 مارس 2020 أو بعده، يجب النظر في ما إذا كان ينبغي إصدار إخطارات جديدة تتضمن خيارات التغطية والأسعار المحدثة، بالإضافة إلى المواعيد النهائية الحالية لاتخاذ القرار والسداد. وينبغي النظر في بدء احتساب المواعيد النهائية من تاريخ إرسال الإخطار بالبريد، حتى تتاح للفرد فرصة عادلة لتقييم حاجته إلى التغطية.
- بالنسبة للأشخاص المسجلين بالفعل في برنامج «كوبرا» (COBRA) ولكنهم كانوا يؤجلون سداد أقساط التغطية، يجب إرسال إشعار أولي ومطالبتهم بسداد جميع أقساط الأشهر السابقة المستحقة. وفي حال تعلق الأمر بعدد كبير من الأشهر، ينبغي النظر في منح هؤلاء الأفراد فترة يمكنهم خلالها سداد الأقساط على دفعات، مع توفير «فترة سماح» للسداد الكامل قبل انتهاء تغطية برنامج «كوبرا».
وأوضح محامو مكتب «وينستون آند سترون» أنه «نظرًا لطبيعة التوجيهات التي تتناول كل حالة على حدة، فإننا نشجع الجهات الراعية للخطط على التواصل مع مزودي خدمات إدارة المزايا وإدارة قانون كوبرا» لتحديد الإجراءات التي ينبغي اتخاذها للامتثال للتوجيهات الجديدة.
كما أوصوا بتحديث البيانات المنشورة بشأن هذه التمديدات على مواقع الويب الخاصة بالمزايا، ونماذج قانون كوبرا (COBRA)، وإشعارات التسجيل الخاصة بقانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA)، وفي غيرها من البيانات المتعلقة بخطط التأمين الصحي الجماعية.
تحديث: التفاعل مع إعانة COBRA ستقوم الحكومة الفيدراليةبتغطية 100 في المائة من أقساط التأمين بموجبقانون «كوبرا» (COBRA) للموظفين الذين فقدوا وظائفهم بسبب الجائحة، ولأقاربهم المشمولين بالتأمين، وذلك حتى 30 سبتمبر 2021، بموجب قانون خطة الإنقاذ الأمريكية (American Rescue Plan Act) الخاص بتدابير التحفيز الاقتصادي. وقال تيموثي س. كليمبل، المحامي في مكتب شركة كارمودي للمحاماة بمدينة ستامفورد بولاية كونيتيكت: «نأمل أن تصدر وزارة العمل توجيهات واضحة ومساعدة في مجال الامتثال لتوضيح التفاعل بين الإعانة الجديدة التي تقدمها الحكومة الفيدرالية بموجب قانون كوبرا (COBRA) والتمديدات الفردية لمدة عام واحد». وقال: «إلى جانب التمديدات الفردية لمدة عام واحد في ما يتعلق بالاختيار والدفع، سيواجه أرباب العمل تحديًا إداريًا وامتثاليًا هائلاً عند تنفيذ إعانة قانون كوبرا». وأشار كليمبل إلى أنه على الرغم من أن أرباب العمل قد يتمكنون إلى حد ما من إسناد إدارة الإعانة إلى مقدمي خدمات إدارة COBRA (COBRA TPAs)، فإن «أرباب العمل يظلون في نهاية المطاف مسؤولين عن الامتثال». وأوضح أن وكالات إدارة البرامج (TPAs) «ستعتمد أيضًا على أرباب العمل في الإبلاغ عن الموظفين الذين تم إنهاء خدماتهم والمستفيدين الذين قد يصبحون مؤهلين حديثًا للانتخاب الخاص والحصول على الإعانة، بما في ذلك في بعض الحالات بعد عدة أشهر من انتهاء الخدمة التي حدثت خلال فترة تفشي جائحة [كوفيد-19]». |
SHRM ذات صلة:
بايدن يوقع على قانون التحفيز الذي ينص على دعم بنسبة 100% لبرنامج «كوبرا» حتى شهر سبتمبر، SHRM مارس 2021
قد يكون الوقت ينفد بالنسبة لمواعيد استحقاق المزايا المعلقة، SHRM فبراير 2021
متى يمكن لأصحاب العمل إنهاء تغطية قانون كوبرا خلال فترة تفشي جائحة كوفيد-19؟، SHRM نوفمبر 2020
وزارة العمل الأمريكية تمدد مؤقتًا المواعيد النهائية للتسجيل في برنامج «كوبرا»، SHRM ، مايو 2020
هل ستساعد الإشعارات الجديدة الخاصة بقانون كوبرا المتقاعدين على تجنب الأخطاء المتعلقة ببرنامج «ميديكير»؟، SHRM مايو 2020
هل كان هذا المورد مفيدًا؟
أثبت خبرتك في الموارد البشرية
الحصول على شهادة SHRM-CP يجعلك خبيرًا وقائدًا معترفًا به في مجال الموارد البشرية.
المحتويات ذات الصلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
يتوقع بعض الخبراء أن يسهم الانتشار المتسارع للذكاء الاصطناعي في بيئة العمل، وما يصاحبه من تحسن في الإنتاجية والكفاءة، في إتاحة إمكانية اعتماد أسبوع عمل من أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن مواكبة سوق العمل.