يمكن لأصحاب العمل دفع «إعانات الكوارث» للموظفين المتضررين من فيروس كورونا

عندما أعلن الرئيس دونالد ترامب في 13 مارس أن جائحة كوفيد-19 تشكل حالة طوارئ وطنية ، أفسح ذلك المجال أمام أرباب العمل لتقديم مساعدات مالية تتمتع بمزايا ضريبية للموظفين المتأثرين بشكل مباشر أو غير مباشر بجائحة فيروس كورونا.

يخوّل «قانون روبرت ت. ستافورد للإغاثة في حالات الكوارث والمساعدة في حالات الطوارئ» الرئيس بإعلان حالة طوارئ وطنية عند مواجهة كارثة تتجاوز قدرات الاستجابة لدى حكومات الولايات أو الحكومات المحلية. ويتيح هذا الإعلان لأصحاب العمل تقديم مدفوعات أو تعويضات معفاة من الضرائب للموظفين المتضررين باعتبارها «مدفوعات مؤهلة في حالات الكوارث» بموجب المادة 139 من قانون الضرائب الداخلي.

وفقًا لشركة BDO المتخصصة في الشؤون الضريبية والاستشارات، يبدو أنه استجابةً لجائحة كوفيد-19، يمكن لأصحاب العمل تقديم مدفوعات معفاة من الضرائب للموظفين لتغطية نفقات مثل:

• الأدوية المتاحة دون وصفة طبية، ومعقمات اليدين، ومستلزمات التعقيم المنزلي.
  

• رعاية الأطفال أو الدروس الخصوصية بسبب إغلاق المدارس.
  

• نفقات العمل من المنزل، مثل تجهيز مكتب منزلي، وزيادة نفقات المرافق العامة، وارتفاع تكاليف الإنترنت.
  

• ارتفاع تكاليف التنقل اليومي، مثل ركوب سيارة أجرة بدلاً من استخدام وسائل النقل العام.
  

• النفقات المتعلقة بالصحة التي لم يتم تعويضها.

ومع ذلك، يجب ألا تشمل المدفوعات المنتجات أو الخدمات غير الأساسية.

استبعاد تعويض الأجر

لا يشمل البند 139 تعويضات الأجور (مثل الإجازة المرضية المدفوعة الأجر أو غيرها من الإجازات)، لذا تظل هذه المدفوعات أجورًا خاضعة للضريبة، وتظل خاضعة لاقتطاع ضريبة الدخل وضريبة الرواتب والإبلاغ عنها. كما لا تشمل المادة 139 الإجازة المرضية المدفوعة الأجر والمدفوعات أو النفقات التي يتم تعويضها عن طريق التأمين أو مصادر أخرى، وفقًا لما أشارت إليه لوري أ. باسيليكو، الشريكة في مكتب شركة المحاماة «لوك لورد» (Locke Lord LLP) بمدينة بروفيدنس بولاية رود آيلاند.

معفاة من الضرائب وقابلة للخصم بالكامل

وكتب ديفيد روجرز وروث ويمر، الشريكان في مكتب واشنطن العاصمة التابع لمكتب المحاماة «وينستون»: «أصبحت جائحة فيروس كورونا الآن من أنواع الكوارث التي يجوز لصاحب العمل بموجبها تعويض الموظفين عن النفقات المتعلقة بها على أساس معفى من الضرائب، ودون الحاجة إلى الإبلاغ عن ذلك في النموذج W-2 أو النموذج 1099».

وأشار روجرز وويمر إلى أن «تسديد هذه المدفوعات وفقًا للمادة 139 — «بشكل معفى من الضرائب للموظفين وقابل للخصم بالنسبة لصاحب العمل» — إلى جانب تخفيف الأعباء الإدارية، يمثل جانبًا إيجابيًا في ظل هذه الأزمة غير المسبوقة».

بشكل عام، ستكون المعاملة التي تطبقها الولايات فيما يتعلق باقتطاع ضريبة الدخل مماثلة للمعاملة الفيدرالية المتعلقة بمدفوعات الإغاثة في حالات الكوارث المؤهلة.

لا تفرض المادة 139 أي حد على مبلغ أو تواتر مدفوعات الكوارث المؤهلة التي يمكن لصاحب العمل دفعها لأي موظف على حدة أو لجميع الموظفين. ولا يُطلب من الموظفين تقديم إيصالات أو أي أدلة أخرى تدعم نفقاتهم. ومع ذلك، ذكرت شركة BDO أنه «يمكن لأصحاب العمل أن يطلبوا مثل هذه الأدلة كجزء من برنامجهم المكتوب، ربما باستخدام قواعد مشابهة لقواعد "الخطة الخاضعة للمساءلة" المعمول بها منذ فترة طويلة لدى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS)».

وأوضح باسيليكو أنه «بموجب توجيهات مصلحة الضرائب الأمريكية (القرار الضريبي رقم 2003-12)، ونظراً للظروف الاستثنائية المحيطة بكارثة مؤهلة، لن يُطلب من الأفراد تقديم كشف بالمصروفات الفعلية من أجل التأهل للاستفادة من استثناء الدخل المنصوص عليه في المادة 139 من قانون الضرائب، شريطة أن يكون من المعقول توقع أن يكون مبلغ المدفوعات متناسباً مع المصروفات المتكبدة».

[أسئلة وأجوبة حول الموارد البشريةSHRM : ما هو صندوق أزمات الموظفين الذي يتمتع بمزايا ضريبية، وما هي المبادئ التوجيهية لإنشاء مثل هذا الصندوق؟]

قد يكون البرنامج المكتوب مفيدًا

على الرغم من عدم وجود أي شرط يلزم صاحب العمل بوضع خطة مكتوبة ومؤهلة لدفع تعويضات الكوارث، قال باسيليكو: «ينبغي على أصحاب العمل النظر في وضع إجراءات لإطلاع الموظفين على عملية السداد، وكذلك لجمع ومراجعة طلبات التعويض».

يؤيد روجرز وويمر اعتماد خطة مكتوبة. وقد أشارا إلى أن «القرار الضريبي رقم 2003-12 وصف حالة كان لدى صاحب العمل فيها برنامج مكتوب، وخلصت مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) بشكل إيجابي إلى أن المدفوعات تستوفي معايير الاستثناء من ضريبة الدخل. علاوة على ذلك، قد يرغب صاحب العمل في إطلاع الموظفين على تفاصيل نظام السداد الذي يتبعه»، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال خطة مكتوبة.

اقترح روجرز وويمر على أرباب العمل ما يلي:

• اذكر أن البرنامج مرتبط بإعلان الرئيس حالة الطوارئ بشأن فيروس كوفيد-19.
  

• صف فئات أو مجموعات الموظفين المؤهلين.
  

• أدرج المصروفات التي سيتم تعويضها، أو حدد بدلًا لكل موظف لتغطية المصروفات التي يُفترض أنها معقولة.
  

• صف طريقة السداد/الدفع.
  

• يرجى تحديد أي حد أقصى للنفقات يفرضه صاحب العمل لكل موظف (لا ينص القانون على أي حد أقصى).
  

• اذكر اسم المسؤول وصلاحياته، مثل القرارات التقديرية.
  

• يرجى تحديد تاريخ بدء البرنامج وتاريخ انتهائه.

الحوكمة الجيدة للبرامج

على الرغم من أن برامج المادة 139 لا تخضع لقانون ضمان دخل التقاعد للموظفين (ERISA)،«فقد يكون من الحكمة أن يتبع صاحب العمل مبادئ قانون ERISA ويطبقها في إدارة برنامجه، كإجراء جيد لضمان تطبيق البرنامج بشكل موحد»، وفقًا لتوصية غاريت هيغينز، الشريك، وإيفا مروك، مديرة الشؤون الضريبية، في شركة المحاسبة والاستشارات PKF O'Connor في هاريسون، نيويورك، ومدينة نيويورك، على التوالي.

واقترحوا تشكيل لجنة مؤلفة من ثلاثة موظفين أو أكثر لاتخاذ القرارات بشأن أهلية الموظف للحصول على المساعدة ومقدار المنحة المخصصة لكل موظف. ونصح هيغينز ومروك قائلين: «نظرًا لعدم وجود حد أقصى محدد لمبلغ المساعدة التي يمكن تقديمها للموظف، بخلاف اشتراط أن تكون «معقولة وضرورية» وألا تكون لتغطية نفقات يمكن تعويضها من خلال تأمين الموظف، فإن اللجنة تتمتع بسلطة تقديرية كاملة في الموافقة على مبالغ منح مختلفة لكل موظف».

كما أوصوا بأن يقوم الموظفون بملء استمارة طلب أساسية يحددون فيها مبلغ المساعدة المطلوبة، ويؤكدون أن الطلب لا يتجاوز مبلغ النفقات «المعقولة والضرورية» التي لم يتم تعويضها للموظف، وأن المنحة ستُستخدم حصريًّا لتغطية النفقات المؤهلة بموجب البرنامج.

SHRM ذات صلة:

صناديق الإغاثة الطارئة تمد الموظفين بحبل النجاة خلال الجائحة، SHRM أبريل 2020

استخدام خطط تقاسم الإجازات خلال جائحة كوفيد-19، SHRM مارس 2020