كيفية التعامل مع المحادثات الصعبة

يصعب إجراء بعض المحادثات في مكان العمل.

مثل إخبار اثنين من بين ثلاثة متقدمين للحصول على ترقية أنهما لن يحصلا على ترقية. أو التحدث بصراحة عن مدى عدم إنتاجية اجتماعات شركتك.

قالت أندريا لي، الرئيس التنفيذي لشركة ثوت بارتنرز إنترناشيونال ومؤلفة كتاب " نحن بحاجة إلى التحدث: دليلك لتحدي محادثات الأعمال " (ثوت بارتنرز إنترناشيونال، 2015)، إن الخطوة الأولى لإجراء مثل هذه المناقشات هي الاعتراف بأنها قد تكون محرجة وحتى مؤلمة. وهي تتعامل مع المحادثات الصعبة من خلال طرح ثلاثة أسئلة على نفسها أولاً:

• أين نحن الآن؟
• إلى أين نحن ذاهبون؟
• كيفهل نرغب في الوصول إلى هناك؟

قال لي إن هذه الأسئلة "يمكن أن تغير قواعد اللعبة". "فبدونها، هناك الكثير من الافتراضات التي يمكن أن توضع من كلا الجانبين، وأحياناً بسبب النكهة التي اتخذتها العلاقات [في مكان العمل] على مر السنين."

على سبيل المثال، خذ على سبيل المثال المهمة الصعبة المتمثلة في اختيار واحد فقط من بين عدة متقدمين للحصول على ترقية تعني المزيد من المال والمزيد من السلطة والمزيد من المكانة. اقترح لي أن تسير المحادثة على هذا النحو:

المدير: "إذن لماذا يريد كل واحد منكم العمل في المشروع الجديد، وما الذي يأمل في الحصول عليه منه؟ " و"أين أنتم الآن؟" و"إلى أين تريدون الذهاب؟".

عضو الفريق رقم 1: "أريد أن أفعل ذلك لأنني أقوم بالفعل بعمل مماثل، وسيكون من السهل علي إنجازه بشكل جيد دون تدريب إضافي. أعتقد أنه سيكون توفيراً للتكاليف إذا تم تكليفي بالمشروع."

عضو الفريق رقم 2: "أريد أن أفعل ذلك لأن علاقتي بالأشخاص المعنيين أفضل. إنهم يحبونني حقًا وأعتقد أنهم قد يجلبون لنا المزيد من الأعمال إذا كنت أنا من يقدم لهم النبيذ والعشاء."

عضو الفريق رقم 3: "يجب أن أكون أنا من يقوم بالمشروع لأنني جديد وحتى الآن ليس لدي أي مشاريع. سأكون قادراً على إيلاء أكبر قدر من الاهتمام للمشروع وإنجازه."

أيها المدير "هذا واضح حقًا، شكرًا على إجاباتك. أريد أن أكون واضحًا بشأن أفكاري هنا أيضًا. نحن بحاجة حقًا إلى العمل بكفاءة أكبر، وجلب المزيد من الأعمال الجديدة هذا الربع كأولوية. عضو الفريق رقم 1، أقدر أنك ستقوم بعمل رائع، لكن بخبرتك وخبرتك، طلبي هو أن تركز على إنجاز مشروعك الحالي ذي الأولوية قبل الموعد المحدد، ودعنا نجتمع بشكل منفصل للحديث عن فرص التطوير الخاصة بك. عضو الفريق رقم 3 غير مؤهل للخروج وجلب أعمال جديدة. عضو الفريق رقم 2، هذا صحيح، قد تكون قادرًا على جذب المزيد من الأعمال من هذا المشروع، لذلك أود منك أن تذهب إلى اجتماع التخطيط الأولي للمشروع وتضع في اعتبارك تطوير أعمال إضافية."

وأشار لي إلى أن المدير قد أجاب بإيجاز على الأسئلة الثلاثة.

"يقول لي: "عندما تكون قائدًا لفريق ما، فإن الطريقة الجيدة لاستخدام الأسئلة الثلاثة هي استكشاف دوافع جميع الأطراف، دون محاباة. "عندما يرى الناس مدى إنصافك في استخدامك للأسئلة مع كل مجموعة، سيُنظر إليك على أنك محايد، وستكتسب المصداقية. أما إذا جرت المحادثة المذكورة أعلاه بطريقة أقل تنظيماً، وبدون أسئلة غير متحيزة، فإن احتمالية السخط والاحتكاك داخل الفريق تتزايد."

بالإضافة إلى ذلك، قالت، حاول أن تبقي العاطفة خارج المحادثات الصعبة. ربما اشتبك المدير والموظف في الماضي، والآن يدور النقاش حول أداء العامل دون المستوى.

يقول لي: "تحدث الكثير من المحادثات الصعبة مع التعبير عن العواطف داخل المحادثات، حيث تعطل النتائج". "تخيم العواطف علينا، ونصبح غير واضحين بشأن ما نريده، فتصبح المحادثات عبارة عن تخبط كبير في الظلام. وبدلًا من ترك التاريخ والأعباء تعطّل الآلية، قم بتنقية الصفحة، وهزّ "إيتش سكتش" وابدأ في فكّ التشابك... بالأسئلة الثلاثة".

أوقف هذا الاجتماع

هناك محادثة صعبة أخرى تتمثل في إخبار الرؤساء بأن الاجتماعات أصبحت عديمة الجدوى أو مملة. ولكن أليس من المخاطرة السياسية والمهنية أن يشكك المدير في الغرض من اجتماع منتظم ينظمه رئيسه الأعلى؟

"قال لي: "قد تظن أن قولك: 'يبدو هذا الاجتماع غير مثمر حقًا' بمثابة انتحار مهني، وستكون محقًا. "أنت لا تريد أن تكون بهذه الصراحة، ولكن هناك طرق لإيقاف الاجتماع على أي حال."

وقالت إن بعض الطرق الحاذقة للتشكيك في الغرض من الاجتماع باستخدام الأسئلة، تشمل طرح الأسئلة:

• "أشعر بالفضول حقاً. نريد أن نحقق أقصى استفادة من هذا الاجتماع، وأنا متأكد من أنك تريد ذلك أيضاً. ما الذي تريدنا أن نستمع إليه وما الذي تريدنا أن نكون قادرين على القيام به نتيجة هذا الاجتماع؟"
• "أعلم أن هذا الاجتماع مهم، وأريد أن أتأكد من أننا واضحون بشأنه. هل هناك سبب معين تريدنا أن نحضر الاجتماع؟ لا أريد أن يفوتني الهدف، وأود مساعدتك."
• "أعلم أن لدينا جميعًا الكثير من العمل لإنهائه، لذا أتساءل ما هي توقعاتكم لهذا الاجتماع؟ ما الذي تريد أن تراه منا كنتيجة لوجودنا في هذا الاجتماع؟"

وقالت لي إنه من غير المحتمل أن يتم طرد أي شخص لطلبه توضيح الأهداف والتوقعات. وقالت: "إن السؤال بشكل واضح وصادق هو طريق ممتاز لإثارة وكشف القرار الذي لا تحتاج في الواقع إلى أن تكون هناك"، مضيفةً أنه مع أي ممارسة راسخة وغير متحدية، قد يستغرق الأمر عدة محاولات مع مرور الوقت لإثبات وجهة نظرك.

"يقول لي: "إن إيقاف الاجتماع والتشكيك في الغرض منه هو أحد أكثر الأشياء التي يمكنك القيام بها. ولكن "أن تصبح الشخص القادر على التحدث وقول الحقيقة يمكّن كل شخص آخر في الغرفة من قول ما يجب قوله. فالتغيير ممكن عندما يرفع الناس أصواتهم."