استخدم تقنيات إنهاء الخدمة لتحويل الموظفين السابقين إلى أصول

​تكرس إدارة الموارد البشرية جهودًا كبيرة لعملية استقبال الموظفين الجدد. لكن تقريرًا جديدًا يشير إلى أن إهمال عملية إنهاء الخدمة قد يضربصورة العلامة التجارية للمؤسساتويطيل المدة التي يستغرقها شغل الوظائف الشاغرة.

نظرًا لأن 80 في المائة من الأشخاص أعربوا عن استعدادهم للعودة إلى جهة عمل سابقة، فقد يمثل الموظفون السابقون منجمًا ذهبيًّا لم يتم استغلاله بعد. وتبين أن 20 في المائة من الوظائف الشاغرة يتم شغلها حاليًّا من قبل الموظفين السابقين، في المتوسط. ووفقًا للدراسة، فإن الموظفين السابقين يشغلون الوظائف بسرعة أكبر بنسبة 50 في المائة، مع انخفاض بنسبة 73 في المائة في الوقت اللازم للوصول إلى مرحلة الإنتاجية.

وقالت إيرين ماكاريوس، الأستاذة المشاركة في قسم الإدارة بجامعة أكرون في ولاية أوهايو وأحد مؤلفي التقرير: «يمكن لعملية إنهاء الخدمة التي تُدار بشكل جيد أن تحول الموظفين إلى خريجين مخلصين يصبحون عملاءً وموردين وموظفين عائدين وموجهين للموظفين الحاليين وسفراء للشركة».  

ينصح ماكاريوس الشركات بالاستعداد لمغادرة الموظفين مسبقًا بوقت كافٍ، وتقدير مساهمات الموظفين عند مغادرتهم، وإجراء مقابلات مغادرة مدروسة، وتقديم دعم مخصص لتسهيل عملية الانتقال، ووضع برامج رسمية للحفاظ على تواصل الخريجين مع المؤسسة. وينبغي أن تستند هذه البرامج إلى التكنولوجيا.

على المستوى الأساسي، تقوم بعض المؤسسات بتجميع جداول بيانات أو إدخال عناوين البريد الإلكتروني الشخصية للموظفين المغادرين في قواعد البيانات الداخلية. ويتم إدارة هذه العناوين وتتبعها وتحديثها بدرجات متفاوتة. وأحيانًا تُستخدم برامج قوائم البريد مثل «Mailchimp» لإرسال النشرات الإخبارية أو أي محتوى آخر. ويأتي بعد ذلك بمستوى أعلى مجموعات «LinkedIn» و«Facebook». وهذا يساعد على جمع الخريجين في مكان مركزي، لكن قد يكون هناك نقص في التحكم على الرسائل المرسلة. قد تحتوي أنظمة تتبع المتقدمين وأنظمة الموارد البشرية الأساسية أيضًا على بعض ميزات إنهاء الخدمة أو الخريجين.

وهناك أيضًا أنظمة إدارة مغادرة الموظفين ومنصات الخريجين، مثل EnterpriseAlumni وPowerHouse، التي تتولى إدارة عملية المغادرة وتمكّن الشركة من امتلاك هذه المجموعة وإدارتها والتفاعل معها. ومن بين مزايا ذلك امتلاك البيانات وتحليلها، فضلاً عن القدرة على تقديم محتوى واتصالات وتفاعلات موجهة.

قال جيمس سينكلير، الرئيس التنفيذي لشركة EnterpriseAlumni: «هناك قيمة حقيقية في الحفاظ على التواصل مع الموظفين السابقين، سواء كان ذلك لأغراض التوظيف أو التوصيات أو المبيعات أو تطوير الأعمال أو كمدافعين عن العلامة التجارية». «ففي ظل استثمار أرباب العمل الكثير في نجاح موظفيهم، لماذا نتوقف عند لحظة مغادرتهم؟» 

البوميرانغ تعود بالفعل 

تستخدم شركة «سيتي» العملاقة في مجال الخدمات المالية منصة «EnterpriseAlumni» كجزء من جهودها المستمرة للتواصل مع موظفيها السابقين.

وقالت أندريا ليغناني، المديرة العالمية لعلاقات الخريجين في سيتي: «نحن نتحدث عن الأجيال الأكبر سناً التي انضمت إلى الشركة فور تخرجها من الجامعة وقضت مسيرتها المهنية معنا، وصولاً إلى الأجيال الأصغر سناً التي تقضي في المتوسط 2.8 سنة ثم تنتقل إلى مكان آخر». «ولكن، على الرغم من أن [الموظفين الأصغر سناً] أكثر استعداداً للمغادرة، فإنهم في الوقت نفسه أكثر استعداداً للعودة».

تتزايد معدلات دوران الموظفين. ففي الولايات المتحدة، يبلغ متوسط مدة البقاء في الوظيفة حوالي 4.1 سنوات، وفقًا لمكتب إحصاءات العمل. أما موظفو «سيتي»، فيبقون في وظائفهم لمدة تقل عن ثلاث سنوات في المتوسط.

قال ليغناني إن حوالي 10 في المائة من موظفي «سيتي» هم من «الموظفين العائدين» — أي الأشخاص الذين غادروا ثم عادوا. وهذا يمثل 20,000 موظف عائد. ومن ثم، تساعد منصات الخريجين المؤسسات على التحول من مبدأ «بعيد عن العين، بعيد عن الذهن» إلى مبدأ «لنبقَ على اتصال، فقد تكون لدينا فرصة لك في المستقبل».

وقال ليغناني: "أصبحت عملية إنهاء الخدمة بمثابة انتقال طبيعي إلى مرحلة مختلفة من علاقة الموظف بالشركة، حيث تعمل في مكان آخر، لكنك تظل على اتصال دائم".

تصميم عملية إنهاء الخدمة

تختلف الاحتياجات من مؤسسة إلى أخرى. ينقسم الموظفون السابقون إلى مجموعات مختلفة، ولكل مجموعة توقعات مختلفة فيما يتعلق بالقيمة التي تتوقع الحصول عليها. فقد يبحث المتدربون والموظفون الجدد عن مرشد، بينما يبحث المتقاعدون عن عمل في مجالس الإدارة أو الاستشارات، في حين يرغب آخرون في الحصول على فرص تعليمية أو المشاركة المجتمعية أو توسيع شبكة العلاقات أو الدعم الاجتماعي أو الشراكات أو التوصيات.

وقالت أليسون داشنر، الأستاذة المشاركة في قسم الإدارة بجامعة جون كارول في كليفلاند، والمؤلفة المشاركة في التقرير: «لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتصميم برنامج إنهاء الخدمة». «يجب أن يتوافق برنامج إنهاء الخدمة مع استراتيجية الشركة وثقافتها. وينبغي تصميمه بعناية ليتوافق مع ممارسات الموارد البشرية الأخرى».

درو روب كاتب مستقل في كليرووتر، فلوريدا، متخصص في تكنولوجيا المعلومات والأعمال.