إدارة فترة التسجيل المفتوح للقوى العاملة المختلطة

مع عمل ثلثي موظفيها البالغ عددهم 420 موظفًا عن بُعد، والكثير منهم من الموظفين الجدد نسبيًّا، اضطرت شركة «هيومان إنترست» (Human Interest) المتخصصة في التكنولوجيا المالية، والتي تتخذ من سان فرانسيسكو مقرًّا لها، إلى تعديل الطريقة التي تتبعها في تطوير وإدارة والتواصل بشأن عروض مزايا الموظفين التي تقدمها. وعلى الرغم من تنظيم سلسلة من الفعاليات الافتراضية خلال موسم التسجيل المفتوح العام الماضي — مدعومة بسحوبات على جوائز، ورسائل بريدية مباشرة، ورسائل بريد إلكتروني، وقنوات جديدة على منصة Slack مخصصة للمواضيع المتعلقة بالمزايا — «كان الموظفون لا يزالون غير مطلعين على الإجراءات والمواعيد النهائية»، حسبما صرحت ديبي غانينغ، نائبة رئيس قسم المواهب في الشركة.

مع اقتراب جولة جديدة من التسجيل المفتوح لموظفيها الذين يعمل معظمهم الآن عن بُعد، تستفيد الشركة من الدروس المستفادة من فترة التسجيل في العام الماضي لضمان تجربة أكثر سلاسة لجميع الأطراف المعنية و«للتأكد من حصول الموظفين على الدعم الذي يحتاجونه»، على حد قول غانينغ.

التسجيل في ظل الجائحة 2.0

مع تجدد تصاعد جائحة كوفيد-19 في العديد من مناطق الولايات المتحدة، قد لا يتمكن أرباب العمل من إعادة موظفيهم إلى مكاتب العمل بالسرعة التي توقعوها، أو ربما يكونون قد اختاروا التحول بشكل دائم إلى نموذج عمل مختلط يجمع بين الموظفين الذين يعملون عن بُعد جزئيًا والموظفين الذين يعملون في المكتب جزئيًا. وهذا يعني بدء موسم تسجيل جديد لمزايا الموظفين يعتمد بشكل كبير على الأدوات والموارد الافتراضية. وفيما يلي بعض الطرق التي تساعد على جعل هذه العملية أكثر فعالية.

1. خصص مزيدًا من الوقت ووفر المزيد من الخيارات.

قد يحتاج العاملون عن بُعد إلى مزيد من الوقت والفرص لجمع المعلومات ودراستها قبل اتخاذ قرارات التسجيل. وإدراكًا لذلك، قامت شركة «أوكتان» — وهي شركة مقرها مدينة نيويورك وتضم 336 موظفًا وتقدم تمويلًا لمركبات الرياضات الآلية — بمضاعفة عدد الاجتماعات الافتراضية وجلسات الأسئلة والأجوبة خلال فترة التسجيل المفتوحة لهذا العام. وقالت ماريا أفيليدو، المديرة التنفيذية للشؤون التجارية في الشركة: «نريد أن نضمن حصول فرقنا على فرص كافية للتعرف على السياسات وطرح الأسئلة بشأنها».

تخطط شركة «إليمنتس جلوبال سيرفيسيز» (Elements Global Services) المتخصصة في تكنولوجيا الموارد البشرية، ومقرها شيكاغو، لتمديد فترة التسجيل المفتوحة إلى 90 يومًا بدلاً من الفترة المعتادة البالغة 60 يومًا. وقال ريك هاميل، الرئيس التنفيذي ومؤسس الشركة: «لقد قمنا أيضًا بتعزيز إمكانية وصول الموظفين إلى ممثلي شركات التأمين، ونزودهم بمعلومات مفصلة توضح خياراتهم وخططهم». وأضاف: «يتيح لهم هذا الوقت الإضافي جمع المعلومات اللازمة لاتخاذ قرار مستنير».

ويكتسب هذا الوقت والجهد الإضافيان أهمية خاصة بالنسبة للموظفين الذين يعملون عن بُعد أو بنظام العمل المختلط. وقالت ميستي غوين، مديرة شؤون دعم العملاء في شركة «بينيفتفوكس» المتخصصة في تكنولوجيا إدارة المزايا، ومقرها تشارلستون بولاية كارولينا الجنوبية: «من الأهمية بمكان ألا يشعر [هؤلاء] الموظفون بالانعزال أو عدم الاطلاع على المعلومات أو أنهم يتعرضون للعقاب لعدم تواجدهم في مقر العمل الفعلي». وحثت أرباب العمل على تخصيص ساعات عمل شخصية وافتراضية حيث «يمكن للموظفين الانضمام إلى اجتماع عبر Zoom والتحدث وجهًا لوجه مع أحد موظفي قسم الموارد البشرية للحصول على المساعدة والتوجيه».

[هل ترغب في معرفة المزيد عن الأجور والمزايا؟ انضم إلينا في المؤتمر والمعرضSHRM لعام 2021، الذي سيُعقد في الفترة من 9 إلى 12 سبتمبر في لاس فيغاس وعبر الإنترنت.]

2. الاستفادة من تجارب العام الماضي.

عندما بدأت إجراءات الإغلاق بسبب الجائحة، قالت كارين فروست، نائبة رئيس قسم استراتيجية الرعاية الصحية في شركة «ألايت سولوشنز» (Alight Solutions) — وهي شركة متخصصة في إدارة المزايا ومقرها لينكولنشاير، إلينوي —: «قام بعض أرباب العمل بتنظيم معارض افتراضية للمزايا لتقليد التجارب التي تُعقد في المواقع الفعلية، والتي تزود الموظفين بمزيد من المعلومات حول برامج المزايا».

قد تصبح معارض المزايا الافتراضية الآن جزءًا ثابتًا من الروتين. قالت كيم باكي، نائبة رئيس قسم خدمات العملاء في شركة «دايركت باث» (DirectPath) — وهي شركة متخصصة في التثقيف بشأن المزايا والتسجيل والشفافية في مجال الرعاية الصحية ومقرها في برمنغهام، ألاباما —: «يمكن لأصحاب العمل إبقاء هذه المعارض متاحة على مدار العام، مع توفير كل ما قد يحتاجه الموظفون، بما في ذلك أدوات ونماذج التسجيل، والإجراءات، والروابط إلى الموارد الإضافية، والأدوات التي تدعم اختيار خطط الرعاية الصحية، بما في ذلك توضيح أهمية ذلك وكيفية القيام به».

وقد طورت بعض الشركات تطبيقات للهواتف المحمولة لتسهيل عملية التسجيل في برامج المزايا. وقال جيمس بيرنشتاين، الشريك في شركة «ميرسر» للاستشارات في مجال الموارد البشرية في سينسيناتي: «يمكن لأصحاب العمل استخدام الرسائل الفورية لإيصال المعلومات إلى الموظفين في وقت مبكر». وأضاف: «يجب التخطيط للتواصل معهم خمس مرات [لتزويدهم بمعلومات عن المزايا] قبل بدء فترة التسجيل المفتوحة».

كما يمكن لأصحاب العمل الاستفادة من النمو الهائل والقبول الواسع الذي شهدته حلول الرعاية الافتراضية والرعاية الصحية عن بُعد خلال الجائحة. واقترح غوين قائلاً: «تقييم مدى تفاعل الموظفين مع الرعاية الرقمية وتعزيز ثقتهم في الخدمات عبر الإنترنت من أجل الترويج لأدوات دعم اتخاذ القرار وموارد مقارنة الخطط».

3. تعزيز المشاركة ومتابعتها.

مع بدء فترة التسجيل المفتوح، ينبغي على أرباب العمل مراقبة كيفية استخدام الموظفين لأدوات ومعلومات المزايا عبر الإنترنت. وقال بيرنشتاين إن الأسئلة التي ينبغي طرحها تشمل: «كم من الوقت يقضي الموظفون على الموقع؟» و«ما هي شركات تقديم المزايا التي تحظى بأكبر قدر من التفاعل؟»

كما تتيح الندوات عبر الإنترنت المتاحة عند الطلب والبودكاستات الداخلية التي تتناول موضوعات محددة تتعلق بالمزايا إمكانية قياس مستوى التفاعل استنادًا إلى عدد التنزيلات والمشاركين.

وقال بوكي: «يمكن لمستشاري المزايا، الذين يمكن الوصول إليهم عبر الهاتف، المساعدة في الإجابة عن أسئلة الموظفين حول كيفية اختيار المزايا والتفكير فيها». «فخلال محادثة مدتها 20 دقيقة مع أحد الموظفين، يمكن لمستشار المزايا تقييم مدى تعقيد أسئلة الموظف ومدى معرفته وفهمه للمزايا». وإذا كان عدد من الموظفين يواجهون صعوبة في اتخاذ نفس القرارات، فقد يكون ذلك مؤشراً على أن صاحب العمل بحاجة إلى توفير بعض التوعية المركزة في هذا المجال.

أجرت شركة «ألوي» (Alloy)، وهي شركة متخصصة في تكنولوجيا إدارة المخاطر ومقرها مدينة نيويورك، استطلاعًا لآراء موظفيها البالغ عددهم 120 موظفًا العام الماضي قبل بدء فترة التسجيل المفتوح، وتخطط لإجراء استطلاع مماثل هذا العام. وقالت داريا فينيس، شريكة الأعمال المعنية بشؤون الموظفين في الشركة: «أفضل ما يمكننا فعله هو التواصل مباشرةً مع [موظفينا] لأنهم يعرفون احتياجاتهم أفضل من أي شخص آخر».

تعتزم شركة «ألويل» استخدام البيانات التي ستُستخلص بشأن احتياجات الموظفين وتوقعاتهم لوضع اللمسات الأخيرة على عروض المزايا التي تقدمها.

ما بعد دورة التسجيل

وقال غوين إن الجائحة أظهرت مدى السرعة التي يمكن أن تتغير بها حياة الموظفين، والحاجة إلى أن تلبي مزايا الموظفين هذه الاحتياجات المتغيرة.

وأشارت إلى أن «برامج المزايا تشتهر بكونها معقدة للغاية، وبأنها أمر لا يتعامل معه الموظفون إلا خلال فترة التسجيل المفتوحة». «لكن الحياة تستمر يومًا بعد يوم، ويمر الموظفون بلحظات عديدة تهمهم خارج نطاق فترة الأسبوعين تلك في الخريف».

جوان سامر كاتبة متخصصة في مجال الأعمال والمالية مقيمة في نيوجيرسي.

SHRM ذات صلة:

التواصل الافتراضي: نصائح الخبراء بشأن فترة التسجيل المفتوح،SHRM أغسطس 2021

بدء التخطيط لفترة التسجيل المفتوح، SHRM يوليو 2021

[تفضل بزيارة صفحة الموارد SHRM حول التسجيل المفتوح.]