معارض المزايا الافتراضية تثير الاهتمام بالتسجيل المفتوح لفصل الخريف



ازدادت شعبية منصات التسجيل في برامج المزايا عبر الإنترنت في السنوات الأخيرة، حيث تتيح للموظفين مقارنة العروض واختيار ما يناسب احتياجاتهم على أفضل وجه. ولكن خلال موسم التسجيل المفتوح في الخريف، عادةً ما تُدمج هذه التكنولوجيا مع العروض التقديمية المباشرة التي تقدمها إدارة الموارد البشرية ومعارض المزايا في أماكن العمل، حيث يقوم ممثلو الشركات التي تقدم مزايا صحية وتقاعدية وتكميلية — بدءًا من خدمات حماية الهوية وصولاً إلى التأمين على الحيوانات الأليفة — بإقامة أكشاك وتوزيع المواد التوعوية، ويكونون متواجدين للإجابة على الأسئلة.

فيما يتعلق بفترة التسجيل المفتوحة لخريف عام 2020، والتي سيقوم خلالها الموظفون باختيار مزاياهم لعام 2021، من المتوقع أن يتجه المزيد من أرباب العمل إلى العمل عن بُعد، حيث سيُقام معرض المزايا عبر الإنترنت.

قالت ميغان تاغارت، المديرة الأولى لشؤون تفاعل العملاء والمشاركين في شركة «كونكت يور كير» (ConnectYourCare) — وهي شركة مقرها بالتيمور تقدم خدمات الرعاية الصحية الموجهة للمستهلكين — إن المعارض الافتراضية تتيح لعدد أكبر من الأشخاص الوصول إلى المعلومات المفيدة، لا سيما مع احتمال استمرار عمل معظم الموظفين من المنزل، وكذلك بالنسبة لأولئك الموجودين في مواقع العمل والذين يلتزمون بالتباعد الاجتماعي.

وأشارت إلى أنه "على الرغم من أن اللمسة الشخصية التي تضفيها الفعاليات الحضورية أمر لطيف"، إلا أن هناك جوانب سلبية كانت موجودة حتى قبل جائحة كوفيد-19. فبالنسبة للموظفين المشغولين، "قد يكون حضور جلسة إعلامية خلال ساعات العمل أمرًا صعبًا ومشتتًا للانتباه"، كما أن الموظفين الذين يتغيبون في يوم انعقاد معرض المزايا قد يفوتهم الاستفادة من الموارد التي يقدمها هذا الحدث.

في المقابل، يمكن تنظيم معرض افتراضي حسب الطلب، وهو متاح بالكامل لمن يعملون عن بُعد أو خارج ساعات العمل الرسمية.

إعادة تصور المعرض

"يُعد الانتقال إلى الإنترنت فرصةً لك لإعادة تصور معرض المزايا، أو القيام بشيء مختلف، أو تجربة شيء جديد"، كما أشار جون ستاكي، نائب رئيس قسم التكنولوجيا الإبداعية والابتكار في شركة "سيغال بنز"، وهي شركة متخصصة في التواصل بشأن المزايا ومقرها سان فرانسيسكو.

وأوضح أن معظم هذه المنصات "تحاول الاستعانة باستعارة من العالم المادي — من خلال إنشاء ردهة أو قاعات عرض فعليًّا — لمحاكاة الشكل الذي قد يتخذه مؤتمر أو معرض فرص العمل في الواقع".

"في ظل التباعد الاجتماعي وتراجع رحلات العمل، تتيح تجربة معرض المزايا الافتراضي التفاعلي الذي يمكن متابعته حسب وتيرة كل فرد، تجميع رسائل شركتك ومواردها المهمة في مكان واحد على أي جهاز وفي أي وقت"، وفقًا لموجز من صفحة واحدة أصدرته شركة الاستشارات في مجال الموارد البشرية "ميرسر"، التي نشرت أيضًا هذا الفيديو القصير الذي يوضح كيفية عمل المنتج الذي تقدمه.

الانتقال إلى الإنترنت

قال تاغارت: "يتيح المعرض الإلكتروني للموظفين مشاهدة الندوات عبر الإنترنت، وتنزيل الموارد، والتحدث بشكل خاص مع خبراء حسابات المزايا وفقًا لجدولهم الزمني". "وهو يتيح لعدد أكبر من الأشخاص الوصول إلى التفاصيل الأساسية المتعلقة بالتسجيل في المزايا، مما قد يشجع المزيد من الموظفين على الاستفادة من التوفير والدعم اللذين توفرهما المزايا التي يقدمها صاحب العمل".

وتعتقد أن الفعاليات الافتراضية يمكن أن توفر بالفعل تجربة تعليمية أكثر تخصيصًا. "يمكن للموظفين حضور العروض التقديمية والندوات عبر الإنترنت التي تتناسب مع احتياجاتهم، وتنزيل موارد محددة حول المزايا التي تهمهم أكثر. فبدلاً من قراءة كتيب عن برنامج المزايا، يمكنهم إجراء بحث باستخدام مواد تعليمية إلكترونية أكثر شمولاً، مثل مقاطع الفيديو، وأدوات الحساب، والأسئلة الشائعة، والوثائق والنماذج القابلة للتنزيل، والروابط إلى الموارد المفيدة، وميزات الدردشة."

وأشار تاغارت إلى أن الوصول إلى المحتوى عبر الإنترنت يوفر أيضًا فرصة للاطلاع على المواد المتعلقة بالمزايا "بالتعاون مع أفراد الأسرة الآخرين الذين قد يشاركون في عملية اتخاذ القرار".

ومن المزايا الأخرى لتحويل معارض المزايا إلى فعاليات افتراضية: «يمكن للموظفين تحديد موعد للتحدث مع الخبراء حول المزايا التي تتناسب مع ظروفهم الشخصية، مع العلم أن هذه المحادثة ستتم في سرية تامة»، كما قال تاغارت.

وأشار ستاكي إلى أن المعارض الافتراضية "تتيح لك تحقيق قدر أكبر من الاتساق في الرسائل الترويجية، مع توسيع نطاق وصولك ليشمل جميع أفراد جمهورك — بما في ذلك العاملون عن بُعد والأزواج وأفراد الأسرة".

لكن هناك عيوبًا. فقد أشار قائلاً: "من الناحية اللوجستية، يصبح توزيع الهدايا التذكارية التي يحبها معظم الناس أمرًا صعبًا للغاية". وكما هو الحال مع أي مؤتمر افتراضي، تقل احتمالية إجراء محادثات عفوية يتبادل فيها الموظفون المعلومات فيما بينهم أو يتواصلون بشكل غير رسمي مع الموردين.

[مجموعة أدواتSHRM : الاستفادة من قيمة بوابات الخدمة الذاتية للموظفين]

اختيار المنصة

قال ستاكي إن هناك مجموعة واسعة من الشركات تقدم حالياً معارض مزايا افتراضية. وعند اختيار مزود الخدمة، يجب أن تضع في اعتبارك أن «الأسعار تختلف بشكل كبير حسب المنصة ووظائفها، ومدة الحدث، وما إلى ذلك».

وأشار إلى أن هذه الحلول تختلف أيضًا من حيث درجة التخصيص التي توفرها، لكنها عادةً ما تتيح لأصحاب العمل، على الأقل، إضافة شعارهم وصورهم واختيار الألوان التي تعكس علامتهم التجارية.

نصائح حول المعارض الافتراضية

قال ستاكي: "معارض المزايا الافتراضية، في حد ذاتها، لا تخلق نفس الشعور بالإلحاح الذي تولده الفعاليات الحضورية". وتشمل طرق إثارة الاهتمام "تقديم ندوات عبر الإنترنت مباشرة تتيح للناس فرصة طرح الأسئلة، بالإضافة إلى إجراء استطلاع أو سحب على جوائز لفترة محدودة لتعزيز التفاعل والمشاركة".

كتبت كريستين فان بوميل، مديرة نجاح العملاء في شركة «تانغو هيلث» (Tango Health) التي تتخذ من أوستن بولاية تكساس مقراً لها، وهي شركة متخصصة في برمجيات التسجيل في برامج المزايا والاتصالات، في منشور مدونة شاركت في تأليفه مع زملائها في الشركة: «ضع جدولاً زمنياً شاملاً للجلسات المتاحة خلال فترة التسجيل المفتوحة ، بحيث يضم مزيجاً من العروض العامة وجلسات مخصصة لموردين معينين أو برامج مزايا محددة ، بحيث يمكن للموظفين اختيار الجلسات التي يرغبون في حضورها». "تتيح بعض تقنيات الندوات عبر الإنترنت إنشاء غرف مناقشة منفصلة، بحيث يمكنك تنظيم جلسات جانبية مع الموردين لتمكين الموظفين من طرح أسئلة أكثر تفصيلاً أو "زيارة" مختلف موردي المزايا."

نصح تاغارت الشركات بإبراز دور قيادتها في الندوات عبر الإنترنت والعروض التقديمية "لإشراك الموظفين وجعلهم يشعرون بمزيد من الترابط، حتى من مسافة بعيدة. كما أن هذا يظهر اهتمام قيادة الشركة الحقيقي بالتواصل مع موظفيها ودعم رفاههم".

SHRM ذات الصلة:

طلب سريع - معارض المزايا الافتراضية

دليل وموارد التسجيل المفتوح

دليل الموردين - التسجيل في برامج المزايا والإدارة

SHRM ذات صلة:

وجهة نظر: نصائح لإجراء عملية التسجيل المفتوح أثناء الجائحة، SHRM يوليو 2020

الاستعداد لمواجهة تحديات فترة التسجيل المفتوح في عام صعب، SHRM يوليو 2020

هل للذكاء الاصطناعي مكان في فترة التسجيل المفتوحة؟، SHRM سبتمبر 2019

أدوات اختيار المزايا القائمة على البيانات ما زالت في بداياتها، SHRM ، سبتمبر 2019