التسجيل المفتوح: اختيار المزايا النشطة مقابل المزايا السلبية

هذه هي المقالة الأولى في سلسلة مقالات تتناول التحديات التي تواجه عملية التسجيل المفتوح. تتناول هذه المقالة إيجابيات وسلبيات اشتراط قيام الموظفين باختيار التسجيل في خطط التأمين الصحي وغيرها من خطط المزايا للعام القادم بشكل استباقي (التسجيل النشط)، مقارنة بالسماح بتمديد اختياراتهم الحالية للمزايا تلقائيًا ما لم يقرروا تغييرها (التسجيل السلبي).

يتفقمستشارو مزايا الموظفين علىأن التسجيل المفتوح النشط هو الطريقة الأفضل لحث الموظفين على اتخاذ القرارات المناسبة بشأن المزايا التي تناسب احتياجاتهم واحتياجات أسرهم على أفضل وجه. ومع ذلك، يتطلب التسجيل النشط أن يتواصل مديرو مزايا الموارد البشرية مباشرةً مع الموظفين لضمان ألا يفوت أي منهم عن غير قصد فرصة اختيار التغطية التأمينية للعام الجديد.

إذا لم يقم الموظفون باختيار خططهم قبل انتهاء فترة التسجيل المفتوحة، فسيتعين عليهم الانتظار حتى فترة التسجيل المفتوحة في العام التالي للتسجيل في المزايا — ما لم يمروا بحدث حياتي مؤهل مثل الزواج أو الطلاق، أو إنجاب طفل، أو فقدان الزوج أو الزوجة لوظيفته أو وظيفتها. إن احتمال أن يُحرم الموظفون غير اليقظين من المزايا الصحية وغيرها من المزايا — والاحتجاج الشديد من أولئك الذين قد يجدون أنفسهم في هذا المأزق — يجعل معظم أرباب العمل يلتزمون بنظام التسجيل السلبي.

أظهرت دراسة أجريت عام 2011 أن 71 في المائة من أرباب العمل في الولايات المتحدة اختاروا نظام التسجيل التلقائي.

وقالت كيم باكي، نائبة رئيس قسم الاتصالات المتعلقة بالامتثال في شركة «دايركت باث» (DirectPath) التي تتخذ من برمنغهام بولاية ألاباما مقراً لها، وهي شركة متخصصة في تعزيز مشاركة الموظفين والامتثال لقوانين الرعاية الصحية: «يكمن الخوف في أن الموظفين الذين لا يقومون بالتسجيل سيفقدون تغطيتهم الصحية». وأوضحت أنه لضمان عدم حدوث ذلك، ينبغي على المتخصصين في الموارد البشرية إطلاق حملة تواصل فعالة وتقديم دعم شخصي فردي طوال عملية التسجيل لضمان عدم استبعاد أي موظف.

مزايا ومخاوف التسجيل الفعلي

وأشار بوكي إلى أن «أرباب العمل الذين يطلبون من المشاركين مراجعة اختياراتهم الخاصة بالمزايا سنويًا يكونون أكثر قدرة على توجيه الموظفين نحو تغطية تأمينية أكثر فعالية من حيث التكلفة، مثل خطط التأمين الصحي ذات الحد الأدنى المرتفع»، عندما يكون ذلك مناسبًا. «ويمكنهم تعزيز ولاء الموظفين من خلال إبراز التنافسية التي تتمتع بها حزمة المزايا التي يقدمونها. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم الحصول على المعلومات الأساسية عن المستفيدين والمعالين من أجل إجراء عمليات تدقيق بشأن المعالين» — مما يضمن إنفاق أموال الرعاية الصحية فقط على من يحق لهم الحصول على التغطية.

كما أن أرباب العمل يميلون أكثر إلى الاحتفاظ بالموظفين الذين يدركون القيمة النسبية لحزمة المزايا التي يحصلون عليها. ويساعد التسجيل الفعلي في ضمان إدراكهم لذلك.

وقال بوكي: «عندما تُتاح للموظفين فرصة إعادة النظر في خياراتهم المتعلقة بالمزايا — وعندما يُزودون بأدلة إرشادية حول المزايا وأدوات تفاعلية وإمكانية الحصول على دعم فردي في اتخاذ القرار — يمكنهم التأكد من أن تغطية المزايا التي يحصلون عليها تتوافق مع وضعهم العائلي واحتياجاتهم الحالية». «كما يزداد احتمال أن يتعرفوا على كيفية عمل تلك المزايا ويفهموها، ويصبحون أكثر إدراكًا للتكاليف التي سيتحملونها من جيوبهم الخاصة نتيجة لخياراتهم خلال العام».

قال تايلور كلاوسن، مدير الحسابات الرئيسية في شركة «جيليفيجن» (Jellyvision)، وهي شركة مزودة لبرامج التواصل مع الموظفين ومقرها شيكاغو: «من الواضح أن هناك مزايا لتطبيق نظام التسجيل النشط من منظور تعزيز المشاركة». "فهو يلفت انتباه الموظفين" إلى التغييرات التي يتم إجراؤها على عروض المزايا. ومع ذلك، "من وجهة نظر صاحب العمل، قد يكون تنفيذ عملية التسجيل النشط مهمة كبيرة لجميع الأطراف المعنية، ليس فقط صاحب العمل، بل أيضًا شركاء الموردين المختلفين الذين سيشاركون في تنفيذ اختيارات الموظفين. فهذا يضاعف الجهد المبذول من قبل الجميع."

قالت ميريديث رايان-ريد، نائبة الرئيس الأولى لقسم المزايا الجماعية بشركة "ميتلايف" (MetLife) في مدينة نيويورك: "غالبًا ما يأخذ الناس الأمور كأمر مسلم به، أو لا يدركون دائمًا التأثير الذي قد يترتب على تغيير في الظروف الحياتية، أو قد لا يكونون على علم بالمزايا الجديدة التي قد يقدمها صاحب العمل". "هناك حاجة دائمة لتحديث المعلومات، حتى لو كانت أمورًا بسيطة مثل الإبلاغ عن تغيير العنوان أو إضافة مستفيد".

وقالت إن عدم قيام الموظفين بتحديث سجلاتهم سنويًا قد يجعل أرباب العمل وشركات التأمين "يواجهون صعوبة في التأكد من حصولهم على جميع المعلومات ذات الصلة" عن الموظفين. وتزيد عملية التسجيل النشطة من احتمالية تحديث السجلات بشكل كبير "لأن الموظفين يضطرون فعليًا إلى الدخول إلى النظام واتخاذ قرار".

وأشار ريان-ريد إلى أن شركة ميتلايف وجدت أن الموظفين، في حالة التسجيل الفعلي، يكونون أكثر عرضة بثلاث إلى خمس مرات للمشاركة في خطط المزايا الاختيارية المتاحة. ويمكن أن تتراوح المزايا الاختيارية بين التغطية التكميلية للأمراض الخطيرة والتأمين على الحيوانات الأليفة، وعادةً ما تكون أقساطها بمعدلات جماعية يتفاوض عليها صاحب العمل، لكن الموظفين هم من يدفعونها، وأحيانًا قبل خصم الضرائب من خلال مساهمات مؤجلة من الراتب.

وأشارت رايان-ريد إلى أن التسجيل النشط "يحث الموظفين على إلغاء الاشتراك في بعض التغطيات التي قد يكتشفون أنهم لم يعودوا بحاجة إليها"، مثل التأمين التكميلي على الحياة إذا كان أطفالهم قد كبروا وأصبحوا قادرين على إعالة أنفسهم.

وقالت: "إذا لم تُلزم الناس بالدخول واختيار خيار ما كل عام، فلن تتمكن من جذب انتباههم". "إنها إحدى طرق "الحب الصارم" التي تهدف إلى ضمان أن يخصص الناس الوقت الكافي لاتخاذ قرارات صائبة تخدم مصلحتهم الخاصة".

[مجموعة أدواتSHRM : تصميم وإدارة خطط المزايا المرنة (الكافيتريا)]

التصدي لجمود الموظفين

أما فيما يتعلق باحتمال عدم استجابة الموظفين وفقدانهم لمزاياهم، فقالت رايان-ريد: "لطالما كان هذا هو الخوف، وهو ما يتطلب التواصل مع الموظفين والتوعية بهم". ومع اقتراب انتهاء فترة التسجيل، ينبغي الاتصال بأولئك الذين لم يحددوا خيارهم للتأكد من أن عدم المشاركة هو ما ينوونه بالفعل (على سبيل المثال، إذا كان لديهم تغطية صحية من خلال خطة الزوج أو الزوجة).

وأشارت إلى أنه «من الصعب جدًا ألا ينتبه الموظفون» إذا تلقوا تذكيرات قبل بدء فترة التسجيل المفتوحة، ثم مرة واحدة على الأقل أسبوعيًا طوال فترة التسجيل، عبر مجموعة متنوعة من القنوات الإعلامية — مثل البريد الإلكتروني والبطاقات البريدية وكتيبات المزايا والملصقات المعروضة في مكان العمل، على سبيل المثال، بالإضافة إلى الإفصاحات السنوية المطلوبة بشأن المزايا. "لدى الشركات الآن العديد من الطرق للوصول إلى الموظفين، بما في ذلك منصات التواصل الاجتماعي، لدرجة أننا لم نسمع الكثير من القصص المروعة" عن موظفين عالقين دون تغطية صحية.

وكملاذ أخير، إذا لم يقم الموظفون بالتسجيل، ولم يوضحوا أن عدم مشاركتهم كان متعمدًا، ولم يستجيبوا لطلبات قسم الموارد البشرية، فيجب التفكير في الاتصال بمدير الموظف وطلب منه التأكد من أن الموظف يدرك أن عدم اختيار التغطية يعني عدم حصوله على المزايا التي يقدمها صاحب العمل في العام المقبل.

الانتقال

قال كيرك ماكونيل، مدير تسويق المنتجات في شركة «كولكتيف هيلث» (Collective Health)، وهي شركة متخصصة في إدارة المزايا الصحية ومقرها سان فرانسيسكو: «عند الانتقال إلى فترة التسجيل النشط، تأكد من أن الموظفين يدركون أن الأمور مختلفة هذا العام». وأضاف: «لا تخف من أن تكون صريحًا بعض الشيء». كن مباشرًا وركز على النقطة المهمة، مثل إرسال بريد إلكتروني بعنوان «لا اختيار = لا مزايا».

في حين يقدم خبراء المزايا حججًا قوية لصالح التسجيل الفعلي، قد يكون الحل الوسط هو استخدام هذا النهج فقط عند إجراء تغييرات جوهرية على عروض المزايا.

قال كلوسن من شركة «جيليفيجن»: «عندما يكون هناك تغيير مهم نسبياً في تصميم الخطة، قد يرغب أرباب العمل في النظر في إجراء عملية تسجيل نشطة للسنة القادمة».

وأشار كلاوسن إلى أنه "من منظور الاتجاهات السائدة، شهدنا الكثير من ذلك العام الماضي، حيث لجأ أرباب العمل إلى مختلف أدوات تصميم الخطط في محاولة للحد من التكاليف وتقديم خدمة أفضل لموظفيهم" من خلال تعديل خيارات خطط التأمين الصحي. ومن ثم، يمكن لأرباب العمل العودة إلى نظام التسجيل التلقائي لسنوات عديدة دون إجراء تغييرات جوهرية في تصميم الخطط.

هذه هي المقالة الأولى في سلسلة من خمس مقالات حول مواجهة تحديات فترة التسجيل المفتوح. المقالة الثانية هي التسجيل المفتوح: وضع خطة العمل الخاصة بك.

في هذه السلسلة أيضًا:

الجزء الثالث: فترة التسجيل المفتوحة: اتصالات موجهة تلبي الاحتياجات المتنوعة

الجزء الرابع: فترة التسجيل المفتوحة: استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وأدوات دعم اتخاذ القرار

SHRM ذات الصلة:

صفحة دليل وموارد التسجيل المفتوح

هل كانت هذه المقالة مفيدة؟ SHRM آلاف الأدوات والنماذج ومزايا حصرية أخرى للأعضاء، بما في ذلك آخر مستجدات الامتثال، ونماذج للسياسات، ونصائح خبراء الموارد البشرية، وخصومات على البرامج التعليمية، ومجتمع أعضاء متنامٍ عبر الإنترنت، وغير ذلك الكثير. انضم/جدد عضويتك الآن ودع SHRM العمل بشكل أكثر ذكاءً.