فترة التسجيل المفتوحة: استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وأدوات دعم اتخاذ القرار

هذه هي المقالة الرابعة في سلسلة مقالات تتناول التحديات التي تواجه عملية التسجيل المفتوح. تتناول هذه المقالة الاستخدام المتزايد لوسائل التواصل الاجتماعي في التواصل بشأن المزايا وتقديم إرشادات آلية لاختيار المزايا.

يلجأ مديرو المزاياإلى وسائل التواصل الاجتماعي لنشر رسالة التسجيل المفتوح، كما يوفرون إمكانية الوصول إلى أدوات دعم اتخاذ القرار لمساعدة الموظفين على اختيار خطط التأمين الصحي المناسبة وغيرها من المزايا.

قال آندي إيدبورن، مدير قسم استطلاع آراء العملاء في شركة «جيليفيجن» (Jellyvision)، وهي شركة مزودة ببرامج التواصل مع الموظفين ومقرها شيكاغو: «تستخدم بعض الشركات تويتر وفيسبوك لتشجيع المشاركة في عمليات التسجيل وإرسال معلومات حول التغييرات في المزايا» — بما في ذلك منصة «ووركפליس» (Workplace) التابعة لفيسبوك— «وتحقق نتائج جيدة من ذلك». وأشار إلى أن شركات أخرى تلجأ إلى «منصات التواصل الاجتماعي الداخلية المخصصة للقوى العاملة، مثل يامر (Yammer)، التي تبدو كوسائل التواصل الاجتماعي ولكنها بالتأكيد أداة عمل».

وقال إن المزيد من الشركات تنظم حوارات عبر تويتر حول موضوع معين يتعلق بالمزايا، "حيث يغرد الموظفون بأسئلتهم وترد عليهم إدارة الموارد البشرية عبر تويتر".

قالت ميريديث رايان-ريد، نائبة الرئيس الأولى لقسم المزايا الجماعية بشركة التأمين "ميتلايف" في مدينة نيويورك: "نلاحظ أن أرباب العمل أصبحوا مستعدين لإبداء الإبداع". "كنا نسمع في السابق: 'ما الذي أنا ملزم بفعله؟'، أما الآن فقد تحول السؤال إلى: 'كيف نجعل هذا الأمر ممتعًا ومثيرًا للاهتمام بالنسبة للموظفين، وكيف نجذب انتباههم؟' "

ومع ذلك، لا يزال العديد من أرباب العمل يتوخون الحذر بشأن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في عملية التسجيل المفتوح. "يقول البعض إنهم مترددون لأن [ليس] جميع موظفيهم ... يمتلكون جهاز كمبيوتر. فأقول لهم، 'بلى، إنهم يمتلكونه، وهو في جيوبهم'"، قالت كيم باكي، نائبة رئيس قسم الاتصالات المتعلقة بالامتثال في شركة DirectPath التي تتخذ من برمنغهام، ألاباما، مقراً لها، وهي شركة متخصصة في مشاركة الموظفين والامتثال في مجال الرعاية الصحية. "إذا لم يكن لديهم جهاز كمبيوتر محمول، فإن لديهم هاتفاً ذكياً."

يتمتع معظم الموظفين الآن بإمكانية الوصول إلى بوابة إلكترونية للخدمة الذاتية خاصة بالرواتب والمزايا، ويفضل أكثر من 12 في المائة منهم الوصول إليها عبر هواتفهم الذكية بدلاً من أجهزة الكمبيوتر، وفقاً لاستطلاع «الحصول على الرواتب في أمريكا» لعام 2017 الذي أجرته الجمعية الأمريكية للرواتب. ومن المؤكد أن هذه النسبة ستستمر في الارتفاع.

قال لوجان بتلر، أخصائي محتوى المزايا في شركة "بينيفتفوكس" (Benefitfocus)، وهي شركة تكنولوجيا معلومات متخصصة في إدارة المزايا: "أصبح من الشائع أكثر فأكثر أن يستخدم الناس هواتفهم الذكية لشراء السيارات، وتسوية ضرائبهم، وحتى التقدم بطلبات للحصول على قروض عقارية". وأشار إلى أنه "إذا كان بإمكان موظفيك استخدام أجهزتهم المحمولة في تلك العمليات المعقدة تقليديًا، أليس من المنطقي أن يتمكنوا من استخدامها للتسجيل في مزاياهم؟" "يمكنهم فتح تطبيق أو متصفح الهاتف المحمول الخاص بجهازهم والبدء في تجربة تسجيل مُحسّنة للهاتف المحمول، مع توصيات بشأن الخطط [التي تستند إلى] بيانات المطالبات المدمجة. وبضع ضغطات ونقرات لاحقًا، يكونون قد انتهوا."

[مجموعة أدواتSHRM : إدارة الاتصالات المؤسسية]

الحصول على آراء الموظفين

وقالت بوكي إن أرباب العمل ما زالوا يقللون من شأن استخدام موظفيهم لوسائل التواصل الاجتماعي، لا سيما عندما يتعلق الأمر بالموظفين الأكبر سناً. وأشارت إلى أن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي «أكثر انتشاراً مما يعتقدون». وأضافت أن أرباب العمل هؤلاء «يجب أن يسألوا موظفيهم عما إذا كانوا يرون أن التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي مفيد، ثم يجرون بعض التجارب التجريبية في موقع معين أو مع مجموعة معينة من الموظفين».

قالت رايان-ريد إن مدى ارتياح أرباب العمل لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي في التواصل مع الموظفين يعتمد على ثقافة المؤسسة. "تستخدم بعض الشركات هذه القنوات كوسيلة أساسية للتواصل مع الموظفين، في حين لا تفعل ذلك شركات أخرى، بينما لا تزال شركات ثالثة في المراحل الأولى من هذا التوجه. ويسعد الكثيرون بالتخلص من عصر الملصقات والكتيبات الموضوعة على طاولات الكافيتريا، والانتقال إلى نهج متعدد الوسائط."

"اطلب المساعدة من الموظفين"، كما أيد بوب أرمور، مدير التسويق في شركة Jellyvision. "قم بتشكيل فريق عمل معني بالتواصل بشأن المزايا يتألف من مجموعات رئيسية من الموظفين"، بناءً على عوامل مثل العمر والموقع الجغرافي، وما إذا كانوا يتقاضون أجرًا بالساعة أم راتبًا شهريًا.

"قد يرغب أصحاب العمل في تقديم حافز للموظفين — مثل فرصة الفوز في سحب — إذا تابعوا حساباتكم على تويتر أو فيسبوك الخاصة بفترة التسجيل المفتوحة"، كما اقترح أرمور.

الرسائل النصية أيضًا

ونصح أرمور بالتفكير في إرسال رسائل نصية تحتوي على روابط إلكترونية تؤدي إلى المواد المتعلقة بالمزايا وإلى منصة التسجيل. وأشار إلى أنه "يمكنك إنشاء رسائل نصية وجدولتها باستخدام منصات سحابية منخفضة التكلفة". ومن الأمثلة على ذلك: EZ Texting وTellMyCell وTXT180.

ونصح قائلاً: «يمكن لأصحاب العمل أيضًا استخدام «حملة اتصالات هاتفية آلية تقليدية، حيث تُجرى المكالمات قبل فترة التسجيل المفتوحة وأثناءها — وبعد انتهاء التسجيل لجمع التعليقات». ومن أمثلة منصات الاتصال الهاتفي: VoiceLogic وCall Loop وRoboTalker.

إضافة رسائل فيديو

قالت كريستيانا لو، مديرة استشارات المزايا في شركة "ناميلي" (Namely) - وهي منصة متخصصة في الموارد البشرية والرواتب والمزايا ومقرها سان فرانسيسكو - إن استخدام وسائل الاتصال غير التقليدية مثل الفيديو "يُعد وسيلة رائعة لتفاعل الموظفين وإطلاعهم على المستجدات"، كما أنه يسهل الوصول إلى أولئك الذين لا يعملون في المكتب الرئيسي.

أظهرت نتائج استطلاع «المؤسسة الدولية لخطط مزايا الموظفين» لعام 2016 بشأن التواصل بشأن المزايا أن 70 في المائة من أرباب العمل الذين استخدموا مقاطع الفيديو للتواصل بشأن المزايا، والذين شكلوا 29 في المائة من إجمالي أرباب العمل، أفادوا بأن جهودهم كانت ناجحة.

بالإضافة إلى ذلك، كشفت دراسة أجريت عام 2017 حول معدلات التفاعل مع مقاطع الفيديو المتعلقة بمزايا الموظفين، والتي أجرتها شركة «فليمب ميديا» (Flimp Media) التي تتخذ من هوغتون بولاية ماساتشوستس مقراً لها، أن:

• شاهد 78 في المائة من الموظفين البالغ عددهم أكثر من 173 ألف موظف، والذين تلقوا "بطاقة بريدية" بالفيديو عبر البريد الإلكتروني تتعلق بالمزايا، الفيديو مرة واحدة على الأقل.
  

• قام 94 في المائة من الموظفين الذين شاهدوا مقطع فيديو باتخاذ إجراء ما بعد مشاهدته، بما في ذلك تسجيل الدخول إلى برنامج التسجيل عبر الإنترنت والاطلاع على معلومات المزايا.
  

أدوات دعم اتخاذ القرار

إلى جانب وسائل الإعلام الجديدة، يلجأ أرباب العمل إلى برامج دعم اتخاذ القرار لتوجيه الموظفين عند اختيار المزايا.

قالت رايان-ريد: «إذا كان صاحب العمل يستخدم منصة لإدارة المزايا، فمن المهم توفير خيار موجه يساعد [الموظفين] على اتخاذ قراراتهم بشأن المزايا».

وأوضحت قائلةً: "يُطلب من الموظفين تقديم بعض المعلومات الأساسية في بداية العملية، حتى يتمكن نظامكم — أو الشخص الذي يتحدث مع الموظف عبر الهاتف — من تحديد احتياجات الموظف وتقديم التوصيات المناسبة". "وهذا يمثل بعدًا آخر للتخصيص".

ومع ذلك، قال بوكي: «إذا كنت قد استثمرت في هذه الأدوات ولم تحقق العائد الذي كنت تأمله، فمن المرجح أن ذلك يرجع إلى نقص في التوعية والتواصل». «ورغم أن هذه الأدوات تمثل نقطة انطلاق رائعة، إلا أنها لا تستطيع معالجة كل حالة على حدة، كما أن الجميع لا يشعرون بالراحة تجاه هذه التكنولوجيا — على الأقل ليس دون مساعدة».

وقالت: «إذا لم يفهم الموظفون أساسيات كيفية عمل خطة المزايا، «فقد تبدو أداة مقارنة الخطط أمرًا مربكًا». «وهنا يأتي دور الدعم الشخصي المباشر في تحسين استخدام هذه الأدوات».

نصح مارك رادر، خبير التواصل بشأن المزايا في شركة Jellyvision، بتوفير أجهزة لوحية أو أجهزة كمبيوتر محمولة حتى يتمكن الموظفون من تجربة الأدوات الرقمية. وقال: "قد تبدو أداة دعم اتخاذ القرار الجديدة بشأن المزايا أو منصة التسجيل عبر الإنترنت أمرًا مربكًا". "وإذا أمكن، ساعد الموظفين على التغلب على مخاوفهم من خلال الذهاب إلى مواقع عملهم حاملًا أجهزة لوحية أو أجهزة كمبيوتر محمولة مزودة بتلك الأدوات، حتى يتمكنوا من تجربتها مع وجودك بجانبهم لتقديم المساعدة لهم".

هذه هي المقالة الرابعة في سلسلة من خمس مقالات حول مواجهة تحديات فترة التسجيل المفتوح. المقالة السابقة هي «فترة التسجيل المفتوح: الاتصالات الموجهة تلبي الاحتياجات المتنوعة». أما المقالة الخامسة فهي«فترة التسجيل المفتوح: المزايا الاختيارية تركز على حرية الاختيار».

في هذه السلسلة أيضًا:

الجزء الأول: فترة التسجيل المفتوحة: الاختيار بين المزايا النشطة والمزايا السلبية

الجزء الثاني: فترة التسجيل المفتوحة: وضع خطة العمل الخاصة بك 

SHRM ذات الصلة:

صفحة دليل وموارد التسجيل المفتوح  

هل كان هذا المقال مفيدًا؟ SHRM آلاف الأدوات والنماذج والمزايا الحصرية الأخرى للأعضاء، بما في ذلك تحديثات الامتثال والسياسات النموذجية ونصائح خبراء الموارد البشرية وخصومات التعليم ومجتمع الأعضاء المتنامي عبر الإنترنت وغير ذلك الكثير. انضم/جدد عضويتك الآن ودع SHRM العمل بشكل أكثر ذكاءً.