نجاح التسجيل المفتوح يعتمد على التواصل الفعال

تم تحديث هذا المقال.

لم تكن الحاجةإلى اتصالات فعالة بشأن فترة التسجيل المفتوح أكثر إلحاحًا من أي وقت مضى — أو أكثر تعقيدًا، نظرًا لانتشار نماذج العمل المختلطة التي تجمع بين العمل عن بُعد والعمل في المكتب. وهذا يتطلب تركيزًا متجددًا على تطوير وسائل اتصال تلبي احتياجات الموظفين أينما كانوا ومتى احتاجوا إلى التواصل.

تعد حالة عدم اليقين الاقتصادي من التعقيدات الأخرى التي يواجهها الموظفون. وفي ظل ارتفاع معدلات التضخم والتكهنات بحدوث ركود اقتصادي قريب، قالت جينيفر بنز، نائبة الرئيس الأولى ومديرة قسم الاتصالات في شركة «سيغال بنز» (Segal Benz) — وهي شركة استشارية متخصصة في مزايا الموظفين ومقرها سان فرانسيسكو —: «تحتاج إلى توعية موظفيك حتى يتمكنوا من اتخاذ أفضل الخيارات لهذا العام».

قالت كارين ستورديفانت، مديرة قسم المزايا في شركة «لاندروم إتش آر» (LandrumHR)، وهي شركة خدمات موارد بشرية مقرها في بنساكولا بولاية فلوريدا، إن «التواصل في الاتجاهين أمر لا غنى عنه». وأوصت قائلة: «تأكدوا من أن الموظفين لديهم معلومات كاملة عن كل خطة، وأن لديهم وسيلة لطرح الأسئلة لمساعدتهم على اتخاذ قرارات مستنيرة».

الاتصالات الافتراضية جاءت لتبقى

ركزت الاتصالات خلال الجائحة بشكل كبير على القنوات الرقمية. ويقول الخبراء إن هذا الاتجاه لن يتوقف على الأرجح، حتى مع عودة المزيد من الموظفين إلى العمل في المكتب.

وقالت ستورديفانت: "على الرغم من صعوبة محاكاة الطابع الشخصي للاجتماعات المباشرة، فإن الاجتماعات الافتراضية توفر ميزة لوجستية تتمثل في إتاحة الوقت لجميع الأطراف لإنجاز المزيد من الأعمال". وأضافت أن الاتصالات الافتراضية يمكن أن تزود الموظفين بالمعلومات التي يحتاجونها، في الوقت والمكان المناسبين. ويمكن أن يساعد ذلك في زيادة احتمالات فهم الموظفين لقيمة المزايا المقدمة لهم، واستعدادهم للاستفادة منها بشكل أفضل.

قال ستورديفانت: "الوقت الذي كان يُقضى سابقًا في التنقل من اجتماع إلى آخر يُستغل الآن في التواصل بشكل أكبر". "لدينا الآن القدرة على التواصل مع المزيد من العملاء والموظفين والموردين، كما أصبح بإمكاننا عقد المزيد من الاجتماعات التثقيفية والاستشارية".

تتفق كيسي هاوتش، المديرة الإدارية لقسم الاتصالات وإدارة التغيير في شركة الاستشارات WTW في بوسطن، مع هذا الرأي. وأوضحت أن البيئة الافتراضية يمكنها محاكاة معارض المزايا التقليدية. "يمكنك زيارة الأكشاك والموردين المختلفين. ويمكنك التحدث مع الموردين." بالإضافة إلى ذلك، أشارت إلى أن أرباب العمل يمكنهم إضافة عناصر من "التلعيب" توفر بعض المرح والتنافس.

معارض الخيرية الافتراضية

وكتب روس سيمونز، مدير التسويق الداخلي في شركة «فليمب كومينيكيشنز» المتخصصة في الموارد البشرية والمزايا والتواصل مع الموظفين، في مدونته أن أحد أفضل الأسباب التي تدعو إلى التفكير في تنظيم معرض افتراضي للمزايا هو أنه يوفر «مجموعة كبيرة من الفرص للتواصل مع الموظفين» ويتيح للمؤسسات تجربة أمور جديدة، مثل إنشاء مركز موارد إلكتروني للموظفين، وعقد حلقات نقاش متتالية مع الخبراء، وإجراء اختبارات تفاعلية حول المزايا.

وأشار سيمونز إلى أن "المعارض الافتراضية للمزايا تتمتع أيضًا بمزايا سهولة الوصول والتوافر". كما أنها قادرة على الوصول إلى الموظفين في مواقع متعددة، بما في ذلك الموظفون الذين يعملون بنظام العمل المختلط، والموظفون عن بُعد، وحتى الموظفون المحتملون. وقال: "يمكن للموظفين الوصول إلى موارد المزايا وفقًا لجدولهم الزمني الخاص وأينما كانوا"، بما في ذلك عبر الأجهزة المحمولة.

وقال إن المعارض الافتراضية لا تحتاج إلى الإغلاق بعد انتهاء فترة التسجيل، بل يمكن أن تتحول بدلاً من ذلك إلى منصة عرض افتراضية للمزايا— «مورد متاح للموظفين على مدار العام، يجمع كل المعلومات التي يحتاجها الموظفون لفهم مزاياهم، واكتشاف خيارات جديدة، والتعرف على عملية التسجيل».

بالنسبة لبعض المؤسسات، لا تزال معارض المزايا التي تُعقد حضوريًا — أو التي تجمع بين التواصل «المباشر» والتواصل عبر الإنترنت — خيارًا منطقيًا. وأوضح سيمونز: "من الصعب تفويت معارض المزايا التي تُعقد وجهًا لوجه، وبالتالي فهي طريقة جيدة لضمان وصول معلومات المزايا إلى جميع العاملين في مكان العمل (بشرط أن يعملوا جميعًا في نفس الموقع)". بالإضافة إلى ذلك، "تتناسب معارض المزايا جيدًا مع الفعاليات الأخرى المتعلقة بالمزايا التي تُعقد وجهًا لوجه، مثل فحوصات الصحة العامة".

لا تزال الرسائل البريدية المنزلية ذات أهمية

"لا تزال المراسلات المطبوعة المرسلة إلى المنازل قائمة وتتمتع بصحة جيدة، وتواصل لعب دور حاسم في أي حملة ناجحة للتواصل بشأن المزايا"، لا سيما عند التواصل مع القوى العاملة المنتشرة في أماكن متفرقة، حسبما نصح براندون مور، نائب الرئيس الأول في شركة سيغال بنز. وأشار إلى أن "البطاقات البريدية والرسائل البريدية يمكنها الوصول إلى أفراد الأسرة في المنزل والمساعدة في إيصال رسالتكم عندما لا يتوفر للموظفين وصول منتظم إلى مراسلات الشركة كجزء من يوم عملهم".

وقال مور إن "المواد التوعوية المرسلة بالبريد تحقق أكبر قدر من النجاح عندما تكون جزءًا من حملة متعددة الوسائط، بحيث يكون معظم محتواها متاحًا في نهاية المطاف عبر موقع إلكتروني موجه للجمهور ويمكن الوصول إليه عبر الأجهزة المحمولة".

نهج يجمع بين التكنولوجيا المتطورة واللمسة الإنسانية

قال ماثيو أوينبي، المدير التنفيذي للموارد البشرية في شركة «أفلاك» للتأمين الصحي التكميلي في كولومبوس بولاية جورجيا، إن عملية التسجيل المفتوح هذا العام ستجري بشكل افتراضي في الغالب داخل الشركة.

وقال إن التواصل النشط والمتكرر مع القادة والموظفين، إلى جانب معارض المزايا الافتراضية، سيشكلان نهج الشركة.

لكنه أضاف: "حتى مع اتباع نهج افتراضي في التواصل والتثقيف، فإننا نحرص على التواصل الوثيق للغاية مع موظفينا." فعلى سبيل المثال، أشار أوينبي إلى أن "أعضاء فريق الموارد البشرية يقومون بمتابعة نشطة للتأكد من أن جميع موظفينا على دراية بالجدول الزمني ويفهمون مجموعة العروض التي نقدمها."

يتفق خبراء الاتصال على أن الجمع بين نهج يعتمد على التكنولوجيا المتطورة والتفاعل المباشر يضمن الوصول إلى جميع الموظفين وتلبية مجموعة متنوعة من تفضيلات الاتصال.

لين غرينسينغ-بوفال، الحاصلة على SHRM، هي صحفية متخصصة في الشؤون التجارية مقيمة في ولاية ويسكونسن وتتمتع بخبرة في مجال استشارات الموارد البشرية.

SHRM ذات صلة:

التسجيل المفتوح لعام 2023 يعكس التغيرات في مشهد المزايا،SHRM أغسطس 2022

"فجوة المعرفة" بشأن التأمين الصحي تتسع مع اقتراب موعد التسجيل المفتوح، SHRM أغسطس 2022

تحسين المزايا قبل بدء فترة التسجيل المفتوح،SHRM يوليو 2022

بدء التخطيط لفترات التسجيل المفتوحة في أماكن العمل بعد الجائحة،SHRM يوليو 2022