تسليط الضوء على قيمة حزمة المزايا خلال فترة التسجيل المفتوحة

أبرزت جائحة كوفيد-19 أهمية مساعدة الموظفين على الحفاظ على صحتهم الجسدية والعقلية والمالية، مما يجعل فترة التسجيل المفتوحة لهذا العام فرصة حاسمة لأصحاب العمل للتفكير في المزايا التي يقدمونها وللتعريف بقيمة هذه العروض للموظفين.

قالت هوب مانيون، نائبة الرئيس الأولى لقسم استشارات أماكن العمل في شركة فيديليتي إنفستمنتس: "هذه السنة ليست كغيرها من السنوات. لا يمكننا ببساطة أن نترك مزايانا على حالها كما كنا نفعل في السنوات السابقة."

وتنصح أرباب العمل بتشجيع الموظفين على تخصيص مزيد من الوقت خلال فترة التسجيل لهذا العام لمراجعة مزاياهم، والتعرف على جميع العروض المتاحة لهم، وطرح الأسئلة. وأشارت إلى أنه "نظراً لأن الكثيرين قد عانوا من أزمات مالية وصحية هذا العام، فقد حان الوقت الآن لضمان ألا يغفلوا عن المزايا التي قد تؤثر على صحتهم ورفاههم المالي في المستقبل".

الموظفون يسارعون إلى التسجيل

وفقًا لدراسة أجريت في مارس على 1200 مستهلك أمريكي بتكليف من شركة التأمين على الحياة والحوادث «كولونيال لايف»، فإن ما يقرب من ثلاثة أرباع الموظفين — 73 في المائة — يقضون أقل من ساعة، و41 في المائة يقضون أقل من 30 دقيقة، في مراجعة مزاياهم عند التسجيل. ونظرًا لأن الجائحة قد غيرت طريقة عيش وعمل الملايين من العاملين، فإن مجرد الإسراع في إتمام التسجيل السنوي في برنامج المزايا لن يكون كافيًا هذا العام.

قال ريتشارد شافر، نائب الرئيس الأول لشؤون التطوير الميداني والسوقي في شركة كولونيال لايف: "إذا كان هذا العام قد علّمنا شيئًا، فهو أهمية صحتنا وقيمة اغتنام كل فرصة لحمايتها". "مع اقتراب موسم التسجيل هذا الخريف، يتعين على العاملين في جميع أنحاء البلاد تخصيص بعض الوقت للتأكد من حماية أسرهم ومواردهم المالية ومستقبلهم من الأحداث غير المتوقعة".

ومن المثير للدهشة أن الأشخاص الأقل ثقةً بمعرفتهم بالمزايا المتاحة لهم هم الأكثر عرضةً للتسرع في إتمام عملية التسجيل. فقد أفاد ما يقرب من 90 في المائة من الموظفين الذين ذكروا أنهم لا يفهمون مزاياهم «على الإطلاق» بأنهم يعتزمون قضاء أقل من ساعة في عملية التسجيل هذا العام.

قال شافر: "لا يكفي تقديم المزايا، لا سيما في ظل الظروف الحالية". "ولكي يؤتي الاستثمار ثماره، يجب على أرباب العمل ضمان أن يخصص الموظفون الوقت الكافي لفهم عملية التسجيل في المزايا وتقديرها والمشاركة فيها".

إبراز الأهمية الحيوية للمزايا

تقرير جديد صادر عن شركة فيديليتي، "كشف القيمة الحقيقية للمزايا التي تقدمها"، أن الموظفين غالبًا ما يكونون غير مدركين لخيارات المزايا المتاحة لهم، وكثيرًا ما لا يستفيدون منها. وتأتي هذه النتائج من استطلاع شمل ما يقرب من 9,500 مشارك في خطط المزايا التي تديرها شركة فيديليتي.

على سبيل المثال، لم يتمكن سوى 61 في المائة من الموظفين من الإفادة بما إذا كانت خدمة الطب عن بُعد متاحة لهم أم لا. ويشير التقرير إلى أنه «في هذه الحالة، إذا كنت تقدم ميزة لا يحظى بها الكثير من الوعي، فقد تحتاج إلى العودة إلى الأساسيات وزيادة الجهود الترويجية التي تركز على توفر هذه الخدمة، وماهيتها، وكيفية استخدامها».

أما حسابات التوفير الصحي (HSAs) فهي قصة أخرى. ففي حين أن 92 في المائة من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع كانوا على علم بإمكانية الحصول على حساب توفير صحي، اختار الكثيرون عدم الاشتراك في خطة تأمين صحي ذات حد استقطاع مرتفع (HDHP)، وهو شرط أساسي للمساهمة في حساب التوفير الصحي. ومع ذلك، أفاد 89 في المائة من أصحاب الحسابات الذين استخدموا حساب التوفير الصحي بأن ذلك كان له تأثير إيجابي على حياتهم. وذكر التقرير: "في هذه الحالة، لا تكمن المشكلة في الوعي بتوافر هذه الخدمة، بل في أن الموظفين قد لا يدركون القيمة التي توفرها هذه الميزة".

أعطِ أمثلة، واستخدم العناصر المرئية

نصحت هيلين كالفين، مديرة شؤون الإيرادات في شركة «جيليفيجن» (Jellyvision) المتخصصة في توفير برامج توجيهية للمزايا الوظيفية، بأن اتخاذ خيارات أكثر ذكاءً فيما يتعلق بالمزايا الوظيفية يمكن أن يوفر للموظفين آلاف الدولارات من أقساط التأمين والضرائب، وذلك من خلال اتباع خطوات مثل اختيار خطط ذات حد استقطاع مرتفع، عند الاقتضاء، وزيادة مساهماتهم في حسابات التوفير الصحية (HSA).

قال كالفين: "لا يخصص الموظفون مدخرات كافية مقارنة بما يُتوقع أن تبلغه نفقاتهم على الرعاية الصحية، مما يجعلهم يدفعون ضرائب الدخل والرواتب دون داعٍ على أموال سيصرفونها في المستقبل".

وأشارت إلى أن "توضيح قيمة حسابات التوفير الصحية (HSA) يعتمد بشكل أساسي على التصور البصري". "قم بتضمين رسوم بيانية في مواد التسجيل المفتوح لتزويد الموظفين بفكرة محددة عن المبلغ الذي يمكنهم توفيره إذا ساهموا في حساب التوفير الصحي. على سبيل المثال:

كيفية توفير المزيد من المال في مجال الرعاية الصحية

المصدر: Jellyvision.

خلاصة القول: قال كالفين: "إذا ادخرت 5000 دولار في حساب HSA، فستوفر ما يقرب من 1000 دولار من الضرائب". "استخدم لغة واضحة خالية من المصطلحات المتخصصة، وأجب على الأسئلة الأساسية التي تشغل بال الموظفين: ما الفائدة التي سأجنيها إذا قررت المساهمة في حساب HSA؟ وكيف يمكنني توفير المزيد من المال في جيبي؟"

وأضاف باتريك نيداي، مدير التنفيذ في شركة «جيليفيجن»، أنه نظراً للضغوط النفسية والمالية التي تسببها الجائحة، «قد تلقى المعلومات آذاناً صاغية هذا العام، لذا استفيدوا من ذلك».

[مجموعة أدواتSHRM : إدارة الاتصالات المؤسسية]

اقتراب موعد التسجيل المفتوح

اقترح مانيون من شركة فيديليتي أن تشجع رسائل التواصل المتعلقة بفترة التسجيل المفتوحة الموظفين على مراعاة ما يلي عند اختيار المزايا للعام المقبل:

• التأمين الصحي. ضع في اعتبارك وضعك المالي، والحالة الصحية لعائلتك، ومقدمي الرعاية الصحية والمستشفيات المفضلة لديك عند اختيار تغطية الرعاية الصحية. راجع المبالغ المقتطعة والحد الأقصى للمصروفات التي يتحملها المريض. للاستفادة من حساب التوفير الصحي (HSA)، اشترك في خطة التأمين الصحي ذات التغطية العالية (HDHP).
  

• حسابات التوفير الصحية (HSAs) وحسابات الإنفاق المرنة (FSAs). خذ الوقت الكافي للتعرف على كيفية استخدام كل من هذه الحسابات، واطلع على إرشادات الأهلية والتحديثات المتعلقة بالتغطية، بما في ذلك الخدمات مثل الطب عن بُعد والأدوية التي تُصرف دون وصفة طبية.
  

• مدخرات التقاعد. فكر في زيادة مساهمتك في خطة مدخرات التقاعد 401(k) إذا قامت الشركة بتخفيض أو تعليق مساهمتها المطابقة نتيجة لجائحة كوفيد-19.
  

وأشار مانيون إلى أن المزايا الأخرى قد لا تتطلب من الموظف التسجيل، ولذلك غالبًا ما يتم تجاهلها على الرغم من قيمتها. احرص على إبراز المعلومات المتعلقة بما يلي:

• الطب عن بُعد. أشار 76 في المائة من عملاء شركة فيديليتي إلى زيادة في استخدام خدمات الطب عن بُعد منذ بداية جائحة كوفيد-19. وستظل هذه الميزة مهمة، وينبغي على الموظفين فهم كيفية عملها.
  

• برامج مساعدة الموظفين (EAP). ونظرًا لأن الجائحة تسببت في إصابة الكثير من الناس بالقلق، فقد شهدت خدمات الصحة النفسية والاستشارة، مثل تلك التي تُقدَّم من خلال برامج مساعدة الموظفين، زيادة في الإقبال عليها بنسبة 39 في المائة. وتُعد هذه الميزة ذات تأثير كبير على الرفاهية العامة للموظفين عند توفيرها.
  

• برامج العافية. تحظى برامج العافية بتقدير كبير عند استخدامها، لكن 30 في المائة من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع لم يكونوا على علم بما إذا كان صاحب العمل يقدمها أم لا.

قال شافر من شركة «كولونيال لايف» إن التواصل الفعال بشأن المزايا أصبح أكثر صعوبة من أي وقت مضى، في ظل استمرار عمل ملايين الموظفين من منازلهم. ونصح قادة الشركات وقادة الموارد البشرية بـ«التأكد من توفير فرص للموظفين للاطلاع على المعلومات الأساسية وطرح الأسئلة، حتى في البيئة الافتراضية».

[تفضل بزيارة صفحة الموارد SHRM حول فترة التسجيل المفتوحة.]

SHRM ذات صلة:

وجهة نظر: إجراء التسجيل المفتوح خلال الجائحة، SHRM يوليو 2020

التخطيط لتغييرات مزايا عام 2021 في ظل جائحة كوفيد-19، SHRM يوليو 2020

الاستعداد لمواجهة تحديات فترة التسجيل المفتوح في عام صعب، SHRM يوليو 2020

معارض المزايا الافتراضية تثير الاهتمام بالتسجيل المفتوح لفصل الخريف، SHRM يوليو 2020

SHRM ذات الصلة:

دليل وموارد التسجيل المفتوح