الاستعداد لمواجهة تحديات فترة التسجيل المفتوح خلال عام صعب
اتخاذ خطوات لزيادة تفاعل الموظفين مع المزايا التي يحصلون عليها
أدى تفشي جائحة كوفيد-19 إلى انتقال ملايين الأشخاص إلى العمل من المنزل. ومع اقتراب موعد التسجيل المفتوح في برامج مزايا الموظفين في الخريف في معظم المؤسسات الأمريكية، تتاح لأصحاب العمل فرصة لإعادة تقديم برامج المزايا الخاصة بهم بطرق تُظهر مدى قدرتهم على دعم الموظفين في هذه الأوقات غير المسبوقة.
وقالت بيتسي وودز بروكس، المديرة في شركة "باك" للاستشارات في مجال المزايا الوظيفية بمدينة ستامفورد بولاية كونيتيكت: "قد يشهد التسجيل السنوي لهذا العام اهتمامًا أكبر من جانب الموظفين مقارنةً بالأعوام السابقة". وحثت بروكس أرباب العمل على الاستفادة القصوى من هذا الاهتمام وتوعية الموظفين ببرامج المزايا المحددة، وكيفية عملها، والأسباب التي تدفع صاحب العمل إلى تقديمها، فضلاً عن كيفية استفادة الموظفين من تلك البرامج لتعزيز شعورهم بالأمان ورفاههم العام.
يمكن لأصحاب العمل اتخاذ عدة خطوات لتعزيز تقدير الموظفين لمزاياهم وتعزيز تفاعلهم معها. ورغم أن العديد من أصحاب العمل سيضطرون إلى الاعتماد على أنشطة التسجيل المفتوح عبر الإنترنت، إلا أنه لا يزال بإمكانهم تنظيم فعاليات جذابة وتثقيفية للموظفين وعائلاتهم.
فكر في التسجيل الفعلي
قد يكون السماح للموظفين ببساطة بالإبقاء على اختياراتهم للمزايا دون تغيير عن العام السابق أسهل من الناحية الإدارية، لكنه قد لا يكون النهج الأمثل في ظل الظروف الحالية. قالت داني ماكولي، نائبة الرئيس الأولى في شركة الاستشارات «أون هيويت» في دنفر: «بدلاً من الاعتماد تلقائيًا على اختيارات العام السابق، يتطلب التسجيل الفعلي من الموظفين مراجعة كل ميزة واختيار خيارات محددة لعام 2021». «ويمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة الوعي بالمزايا».
يمكن لأصحاب العمل تعزيز معدل التسجيل الفعلي من خلال تقديم أدوات لدعم اتخاذ القرار تساعد في توجيه الموظفين لاختيار الخيارات المناسبة لهم بناءً على توقعاتهم لاستخدام الرعاية الصحية، ووضعهم العائلي، ودخلهم، وعوامل أخرى. وقال ماكولي: "يمكن أن يدفع هذا الموظفين إلى التفكير بجدية في مزاياهم، ربما للمرة الأولى". قد تعود الجلسات الفردية بين الموظف ومستشار المزايا، التي فقدت شعبيتها في بيئة التسجيل الرقمية ذاتية الخدمة المتزايدة، إلى الظهور إذا قدم أرباب العمل هذه الفرص الفردية (الدردشة المرئية هي أحد الخيارات) وتأكدوا من أن الموظفين على علم بها.
[مجموعة أدواتSHRM : الاستفادة من قيمة بوابات الخدمة الذاتية للموظفين]
شجع على طرح الأسئلة
يمكن أن يشكل الرد على أسئلة الموظفين وأسرهم خلال فترة التسجيل المفتوحة فرصة لتحسين مستوى الرضا عن برنامج المزايا. وقالت لوريان بنمان، SHRM مديرة الموارد البشرية في شركة TTC Inc.، وهي شركة تكنولوجية تضم 130 موظفًا ومقرها في هامبتون بولاية فيرجينيا: "تساعدنا الأسئلة على فهم مدى فعالية اتصالاتنا المتعلقة بالتسجيل، وما هي النقاط التي لم نتناولها" بالتفصيل الكافي.
يجب أن يكون أرباب العمل مستعدين للرد على الأسئلة المتعلقة بالمواقف المحددة التي قد يواجهها الموظفون. فعلى سبيل المثال، إذا كان أرباب العمل يواصلون تقديم المزايا للموظفين الذين تم إيقافهم مؤقتًا عن العمل، فمن المرجح أن تثير فترة التسجيل المفتوحة أسئلة محددة حول مستقبل تلك المزايا — ليس فقط من الموظفين الذين تم إيقافهم مؤقتًا حاليًا، بل أيضًا من الموظفين القلقين من احتمال تعرضهم للإيقاف المؤقت في المستقبل.
وبالمثل، قال ديفيد سلافني، الشريك في شركة الاستشارات «ميرسر» بمدينة سانت لويس: «من المرجح أن يكون لدى الموظف الذي لديه شريك أو زوج غير عامل تساؤلات حول وضعه، ويحتاج أرباب العمل إلى خطة لكيفية الرد على تلك التساؤلات».
يمكن لأصحاب العمل إنشاء محتوى مخصص لمعالجة المشكلات التي قد يواجهها الموظفون، مثل الآباء والأمهات الذين لديهم أطفال في سن الدراسة والذين يحتاجون إلى المساعدة في الحصول على خدمات إحالة لرعاية الأطفال في حال عدم إعادة فتح المدارس بشكل كامل، بالإضافة إلى حسابات الإنفاق المرنة لرعاية المعالين.
إشراك المديرين
ونظراً لأن العديد من الموظفين ما زالوا يعملون من المنزل، فقد يكون المديرون التنفيذيون ومديرو المستوى المتوسط على اتصال بأقسامهم وفرقهم الآن أكثر مما كانوا عليه عندما كان الجميع في المكتب. وقال سلافني: «يمكن للمديرين أن يكونوا بمثابة آلية داعمة لتشجيع الموظفين على الاستفادة من موارد التسجيل المفتوح المتاحة لهم».
بصفتها مديرة الموارد البشرية في شركة «إبسيلون» (Epsilon Inc.) بمدينة آشفيل بولاية كارولينا الشمالية، تحرص كريستين تايلور، SHRM، على التواصل مع موظفي الشركة التكنولوجية البالغ عددهم 92 موظفًا قبل بدء فترة التسجيل المفتوحة، لمعرفة آرائهم، وما يعجبهم في مزاياهم الحالية، وما يودون تغييره. وقالت: «إنها فرصة للاستماع إلى آراء الموظفين، وهم لا يترددون في تقديم ملاحظاتهم». كن مستعدًا "للتحدث عن جميع جوانب المزايا، ولا تأخذ أي شيء كأمر مسلم به".
يرى تايلور أن هذه المحادثات تكتسب أهمية خاصة بالنسبة لعملية التسجيل في خطط عام 2021، لأنها تتيح للموظفين فرصة للتحدث عن الجائحة وكيفية تأثيرها أو احتمال تأثيرها على أسرهم.
خطط مسبقًا
يجب أن تكون عملية التسجيل المفتوح الافتراضية مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات صاحب العمل وموظفيه — وهذا يتطلب التخطيط المسبق. تتولى بنمان إدارة عملية التسجيل المفتوح للسنة التأمينية التي تبدأ في 1 ديسمبر، لكنها لن تعرف التكلفة الدقيقة للمزايا الصحية إلا في أواخر أكتوبر أو أوائل نوفمبر، عندما يزودها وسيط التأمين التابع للشركة بهذه المعلومات.
نظراً لضيق الوقت المتاح للتسجيل في الخطة، يعتزم بنمان تنظيم مسابقة لتشجيع الموظفين على استكمال إجراءات التسجيل قبل الموعد النهائي أو قبله.
وقالت: "لدينا جوائز مثل بطاقات الهدايا أو وجبات غداء مجانية للموظف الذي ينتهي من إجراءات التسجيل المفتوح أولاً، وكذلك لأول فريق أو قسم ينتهي من ذلك". "وهذا يحافظ على تفاعل الموظفين، خاصةً عندما يعملون من مواقع مختلفة" أو من المنزل.
كما يتعين على بنمان إعداد مواد تواصل مخصصة لقوة عاملة متنوعة. فعلى سبيل المثال، توظف شركتها، TTC، عددًا من الأشخاص من دول أخرى المقيمين في الولايات المتحدة بتأشيرات H-1B، والذين قد لا يكونون على دراية بنظامي الرعاية الصحية والتأمين الصحي في الولايات المتحدة. وسيحتاج هؤلاء الموظفون إلى معلومات أساسية حول ما يغطيه التأمين الصحي وما لا يغطيه، بالإضافة إلى التكاليف المحتملة التي سيتحملونها من جيوبهم الخاصة.
لا تنسَ الطباعة — أو البطاقات البريدية
بغض النظر عن حجم الدعم الافتراضي الذي يمكن لأصحاب العمل تقديمه، يجب ألا ينسوا أهمية إرسال المواد المطبوعة بالبريد إلى منازل الموظفين. وقال بروكس، مدير مدرسة «باك»: «يحب العديد من الموظفين مراجعة الرسائل المطبوعة مع أفراد أسرهم، وقد لا تتوفر لديهم طابعة منزلية».
يبدأ بعض مديري الموارد البشرية حملة إرسال بطاقات بريدية قبل شهر من بدء فترة التسجيل المفتوح، تقول: "1 نوفمبر: اقترب موعد " "، فاستعدوا لذلك." ونظرًا لأن هذه البطاقات تصل إلى منازل الموظفين، فإن الزوج أو الزوجة أو المعالين يصبحون على علم أيضًا ببدء فترة التسجيل المفتوح، مما قد يشجع على إجراء محادثات حول المزايا التي ربما لم تكن لتحدث لولا ذلك.
ويمكن أن تتضمن البطاقات البريدية ملصقات ضوئية تُفتح، عند مسحها ضوئيًا بواسطة هاتف ذكي، بوابة للتسجيل المفتوح أو تُشغّل مقاطع فيديو عن المزايا.
جوان سامر كاتبة متخصصة في مجال الأعمال والمالية مقيمة في نيوجيرسي.
SHRM ذات صلة:
وجهة نظر: نصائح لإجراء التسجيل المفتوح أثناء الجائحة، SHRM يوليو 2020
معارض المزايا الافتراضية تثير الاهتمام بالتسجيل المفتوح لفصل الخريف، SHRM يوليو 2020
التخطيط لتغييرات مزايا عام 2021 في ظل جائحة كوفيد-19، SHRM يوليو 2020
مصلحة الضرائب الأمريكية ترفع عتبة القدرة على تحمل تكاليف خطط التأمين الصحي التي يقدمها أصحاب العمل لعام 2021 إلى 9.83% من الراتب، SHRM يوليو 2020
SHRM ذات الصلة:
هل كان هذا المورد مفيدًا؟
تحقق من صحة خبرتك في مجال الموارد البشرية
الحصول على شهادة SHRM يجعلك خبيرًا وقائدًا معترفًا به في مجال الموارد البشرية.
المحتويات ذات الصلة
تعرّف على كيفية نجاح شركة مارش ماكلينان في تعزيز رفاهية الموظفين باستخدام الأدوات الرقمية، وتحسين الإنتاجية والرضا عن العمل لأكثر من 20,000 موظف.
ويتوقع بعض الخبراء أن يساعد انتشار الذكاء الاصطناعي في مكان العمل، والزيادة المتوقعة في الإنتاجية والكفاءة المترتبة على ذلك، في بدء أسبوع العمل الذي يستمر أربعة أيام.
مع استمرار تطور تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، سيزداد الطلب على العمال الذين لديهم القدرة على العمل جنباً إلى جنب مع أنظمة الذكاء الاصطناعي وإدارتها. وهذا يعني أن العمال غير القادرين على التأقلم وتعلم هذه المهارات الجديدة سوف يتخلفون عن الركب في سوق العمل.