المنصات الإلكترونية تغير شكل التسجيل المفتوح

هذه هي المقالة الأولى في سلسلة مقالات تتناول التحديات التي تواجه فترة التسجيل المفتوح لخريف 2018 فيما يتعلق بمزايا عام 2019. أما المقالتان الأخريان فهما: «الموظفون يبحثون عن مزايا مخصصة خلال فترة التسجيل المفتوح » و«التواصل الاجتماعي في فترة التسجيل المفتوح».

لنأخذ هذا المثال: بالنسبة لسنة الخطة 2017، قامت شركة American Eagle Outfitters (AEO) بزيادة عدد خطط التأمين الصحي المتاحة خلال فترة التسجيل المفتوح. كانت الشركة تقدم بالفعل خطتين من خطط منظمة مقدمي الخدمات المفضلين (PPO)، التي تتميز بخصومات منخفضة ولكن أقساط عالية، وخطة صحية موجهة للمستهلك (CDHP) شبيهة بخطط PPO مع ترتيب سداد النفقات الصحية (HRA). وأضافت خطتين صحيتين منخفضتي الأقساط وعاليتي الخصم (HDHPs) مع حسابات ادخار صحية (HSAs).

إذا كان هذا الكم الهائل من الاختصارات يبدو مربكًا، فتخيل كيف كان شعور موظفي شركة AEO.

وقالت تامي فينيسي، مديرة المزايا العليا في شركة AEO التي تتخذ من بيتسبرغ مقراً لها: "لقد قمنا بحملة توعوية واسعة النطاق حول هذا الموضوع"، وتضم الشركة 32 ألف موظف بدوام كامل أو جزئي في الولايات المتحدة، موزعين على أكثر من 1000 متجر بيع بالتجزئة ومركزين للتوزيع وثلاثة مكاتب إدارية.

في عام 2016، كان حوالي 72 في المائة من موظفي شركة AEO مشتركين في خطط التأمين الصحي من نوع PPO، «وكنا نعلم أن موظفينا لا ينتمون حقاً إلى تلك الفئة. ونظراً لأن موظفي متاجرنا ينتمون في الغالب إلى جيل الألفية، فهم مجموعة تتمتع بصحة جيدة للغاية، حتى عند مقارنتهم بموظفي متاجر التجزئة الأخرى»، قال فينيسي. «كانوا يهدرون أموالهم على أقساط التأمين»، وكذلك كانت الشركة.

وفي معرض حديثه عن فترة التسجيل المفتوحة في خريف عام 2016، قال فينيسي إنه كان من الواضح أن استخدام أساليب التواصل التقليدية لم يحفز الموظفين على الانتقال من خطط PPO إلى خطط HDHP، حتى عندما أشارت أداة استشارية لاختيار المزايا عبر الإنترنت، قدمتها الشركة، إلى أن خطة HDHP هي الخيار الأنسب لهم بناءً على المعلومات التي أدخلوها. وقال فينيسي: "بدلاً من ذلك، كانت الاستجابة في الغالب: 'نعم، أنا مرتاح في خطة PPO. أعتقد أنني سأبقى هنا'".

لذلك، في الخريف الماضي، قامت AEO بتطبيق منصة تسجيل تفاعلية من شركة التكنولوجيا Benefitfocus. وعندما يسجل الموظفون دخولهم، يظهر لهم مركز إلكتروني يُسمى AEO2Go.

وراء الكواليس، تقوم المنصة بتحليل المطالبات الطبية للموظفين خلال العام الماضي (مع إخفاء هذه البيانات عن صاحب العمل، تماشياً مع متطلبات قانون HIPAA الفيدرالي بشأن سرية المعلومات الصحية). وأثناء عملية اختيار المزايا، عُرض على الموظفين، استناداً إلى تلك البيانات، المبلغ الذي كانوا سيصرفونه في عام 2016 في إطار كل خطة من الخطط الصحية التي عرضتها AOE، «وقد ساعد ذلك في إعطائهم صورة كاملة عن الخطة الأكثر ملاءمة لهم. قال فينيسي: "لقد مرّ موظفونا بلحظة إدراك".

ونتيجة لذلك، بالنسبة لموظفي AEO الذين سجلوا في الخريف الماضي للسنة الحالية للخطة:

• ارتفع معدل الاشتراك في خطط HDHP/HSA من 7 في المائة إلى 36 في المائة.
  

• انخفض معدل الاشتراك في خطط PPO من 72 في المائة إلى 42 في المائة.
  

• ظل معدل الاشتراك في خطط CDHP/HRA ثابتًا عند 21 في المائة.
  

قال فينيسي: "لقد كان ذلك تحولاً كبيراً بالنسبة لنا". "إن إطلاع الموظفين على مطالباتهم من خلال المنصة أوضح لهم بشكل جلي أنهم كانوا يدفعون أقساطاً باهظة مقابل نوع الخطة التي كانوا بحاجة حقيقية إلى الاشتراك فيها".

تحسين تجربة الاستفادة من المزايا

يمكن أيضًا الوصول إلى منصة AEO2GO عبر تطبيق الهاتف المحمول. وقال فينيسي إن منصة تسجيل الدخول الموحد تتيح للموظفين «النقر على أي رابط من روابط الموردين دون الحاجة إلى إدخال اسم مستخدم وكلمة مرور آخرين للحصول على معلومات حول خيارات التأمين الطبي والتأمين ضد العجز والتأمين على الحياة وحساب الإنفاق المرن وخيارات المزايا الاختيارية، بالإضافة إلى خطة 401(k)». «ويمكنهم الدخول وإجراء أي تغييرات يحتاجون إليها».

خلال العام، يستخدم الموظفون البوابة الإلكترونية لإجراء تعديلات على المزايا، مثل تغيير مساهمات حساب التوفير الصحي (HSA) أو خطة 401(k)، وتغيير المستفيدين، والانضمام إلى برامج الرفاهية.

قال فينيسي: "هذا العام، واستجابةً لملاحظات الموظفين، سنضيف خطة رعاية بصرية إضافية تتميز بتغطية أوسع للنظارات والعدسات اللاصقة". "كلما طرحنا عرضًا جديدًا، نضعه في مكان بارز على البوابة الإلكترونية ونستخدم مقاطع فيديو" —وهي قابلة للتكيف بحيث يمكن للموظفين مشاهدتها على هواتفهم—"لإطلاعهم على المستجدات".

قالت كاتي غريغسبي، المديرة الأولى لتسويق المحتوى في شركة Benefitfocus: "بفضل دمج مقاطع الفيديو وأدوات مقارنة الخطط وأدوات تقدير التكاليف في عملية التسجيل، يمكن للموظفين فهم مزاياهم بشكل أفضل بما يتجاوز مجرد سعر قسط التأمين".

[دليل إرشاديSHRM : كيفية تصميم برنامج مزايا الموظفين]

انتعاش قطاع تكنولوجيا التسجيل

أظهرت دراسة أجرتها شركة «ذا غارديان لايف إنشورانس كو. أوف أمريكا» عام 2017، وشملت 2000 من صانعي القرار في مجال المزايا الوظيفية، أن معظم أرباب العمل قد زادوا إنفاقهم على التكنولوجيا المتعلقة بالمزايا الوظيفية خلال السنوات الخمس الماضية، مع توقع حوالي نصفهم مزيدًا من الزيادات خلال السنوات الثلاث المقبلة. قال مارك كوستانتيني، نائب الرئيس التنفيذي للأسواق التجارية والحكومية في Guardian: "تعمل تكنولوجيا المزايا على إعادة تشكيل طريقة تفكير أرباب العمل بشأن استراتيجية المزايا الخاصة بهم". "إن القوى العاملة متعددة الأجيال، إلى جانب الضغوط المتزايدة على أرباب العمل لاحتواء التكاليف وتبسيط مزاياهم والالتزام باللوائح، تدفع أرباب العمل إلى جعل هذا الأمر أولوية".

وقد ردد مزودون آخرون لبرامج وتقنيات إدارة المزايا هذا الرأي.

قال كيفن باري، رئيس قسم الاستثمار في بيئة العمل بشركة "فيديليتي إنفستمنتس" (Fidelity Investments) — وهي إحدى كبرى الشركات المتخصصة في إدارة خطط التقاعد وغيرها من خطط المزايا —: "يتجه عدد متزايد من أرباب العمل إلى دمج خطط المزايا المتعددة في مكان العمل ضمن منصة واحدة، بهدف تبسيط الإجراءات الإدارية وتوفير تجربة أكثر سهولة للموظفين".

قال جو ليفون، نائب رئيس الشراكات الاستراتيجية في شركة «جيليفيجن» المتخصصة في تكنولوجيا التواصل بشأن المزايا: «نلاحظ اتجاهاً عاماً نحو قيام بوابات التسجيل بتوحيد تجربة الموظفين من خلال عرض مجموعة واسعة من المزايا والبرامج والامتيازات التي يقدمها صاحب العمل». «ومن المتوقع أن تصبح بوابات التسجيل، عاماً بعد عام، بوابةً تؤدي إلى مجموعة أوسع من المزايا المتاحة للموظفين».

"في بيئة العمل الحالية، يتعامل العديد من أرباب العمل مع موظفين تتراوح أعمارهم بين خمسة عقود أو أكثر"، كما أشارت شيلي ماكلين، المديرة في شركة "OneDigital" المتخصصة في تكنولوجيا المزايا. "وتتوقع أحدث فئة من الموظفين الذين ينضمون إلى سوق العمل الحصول على خدمات ذاتية، وخيارات متنوعة، [و] سهولة الوصول، فضلاً عن القدرة على اتخاذ قرارات الشراء بنفسهم."

قال زين دلال، نائب الرئيس التنفيذي في شركة "بينيفيت بروغرامز أدمينستريشن": "يرغب جيل الألفية في أن يكون كل شيء في متناول أيديهم وأن يتم تلبية احتياجاتهم من مكان واحد". "فهم يريدون الوصول إلى مزاياهم وخدماتهم أينما كانوا — سواء كانوا في العمل أو في المنزل أو أثناء السفر".

ومن الدلائل التي تشير إلى أن منصات التسجيل تعمل على تحسين أدائها، الخطوة التي أعلنت عنها مؤخرًا شركة "بلان سورس" (PlanSource) المتخصصة في مجال المزايا التقنية، والتي تهدف إلى دمج "أليكس" (Alex)، المستشار التفاعلي للمزايا التابع لشركة "جيليفيجن" (Jellyvision)، في منصتها الخاصة بالمزايا "بحيث يمكن للموظفين الانتقال مباشرة من مرحلة التعرف على خيارات المزايا المتاحة لهم (التثقيف) إلى مرحلة اختيار/شراء (التسجيل) التأمين الطبي وخطة ادخار التقاعد الخاصة بهم"، حسبما ذكرت "بلان سورس" في إعلانها.

قال ليفون: "عندما تتمكن الشركات من دمج أداة للتواصل والتثقيف مع منصة اختيار المزايا الخاصة بها، فإن ذلك يؤدي إلى تعزيز وتأثير واضحين على تجربة الموظفين".

لا يزال الدعم البشري يحظى بشعبية

قالت كيم باكي، نائبة رئيس قسم خدمات العملاء في شركة «دايركت باث» (DirectPath) — وهي شركة تقدم خدمات تثقيفية مخصصة حول المزايا، وخدمات التسجيل، وخدمات الشفافية في مجال الرعاية الصحية — إنه على الرغم من أن منصات التسجيل أصبحت أكثر سهولة في الاستخدام، إلا أن الاهتمام لا يزال قائماً بالتعاقد على خدمات الدعم الفردي فيما يتعلق بعملية التسجيل.

وقال بوكي إن المنتجات المتوفرة عبر الإنترنت التي تساعد في عملية التسجيل يمكن أن تشكل نقطة انطلاق رائعة، مضيفًا: "لكن لكل شخص خصوصياته الخاصة في حياته التي قد تؤثر على المزايا التي يختارها وعلى الخطة الأكثر ملاءمة له، وهذا أحد الأسباب التي تجعلنا نلاحظ اهتمامًا متزايدًا بـ[توفير] التفاعل البشري".

ونظراً لأن الغالبية العظمى من الموظفين يكتفون ببساطة بتجديد الاشتراك في نفس خطط التأمين الصحي والمزايا عاماً بعد عام، قال بوكي: «هناك حاجة إلى قدر من التواصل لإقناع الأفراد بأن هذا ليس دائماً الخيار الأفضل».

SHRM ذات صلة:

هل للذكاء الاصطناعي مكان في فترة التسجيل المفتوح؟، SHRM سبتمبر 2019

أدوات اختيار المزايا القائمة على البيانات ما زالت في بداياتها، SHRM ، سبتمبر 2019

فيما يتعلق بمنصات المزايا، يفضل أرباب العمل تجربة المستخدم على التكلفة، SHRM يناير 2018

SHRM ذات الصلة:

دليل وموارد التسجيل المفتوح SHRM)

دليل الموردين: التسجيل في برامج المزايا والإدارة