في فترة التسجيل المفتوح، تتجه الاتصالات نحو وسائل التواصل الاجتماعي

وبما أن غالبية سكان الولايات المتحدة يمتلكون الآن هواتف ذكية، أصبح لدى مديري المزايا في أقسام الموارد البشرية وسيلة جديدة ومباشرة للتواصل مع الموظفين خلال فترة التسجيل المفتوح: وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل النصية.

وقالت شيلي ماكلين، المديرة في شركة «OneDigital Health and Benefits» الاستشارية المتخصصة في تكنولوجيا المزايا في : «يتعين على أرباب العمل إرسال رسائل مبتكرة لتلبية احتياجات الموظفين في الظروف الحالية». وتنصح أرباب العمل بـ«تطوير خطة التواصل الخاصة بالمزايا لمواكبة التطورات الحالية».

وسائل التواصل الاجتماعي

وقالت كريستين سترويس، وهي مستشارة أولى في قسم المواهب والمكافآت بشركة «ويليس تاورز واتسون»: «توفر وسائل التواصل الاجتماعي فرصة للتواصل مع موظفيك وأفراد أسرهم، بل وحتى الموظفين المستقبليين، بشأن موضوعات المزايا والرفاهية».

قال بيتر مارسيا، الرئيس التنفيذي لشركة «YouDecide» المتخصصة في تعهيد خدمات المزايا الاختيارية: «يحب بعض الناس الرسائل النصية، ويحب البعض الآخر البريد الإلكتروني، بينما يفضل آخرون الاطلاع على المعلومات عبر تطبيق». وأضاف أن قسم الموارد البشرية يمكنه أداء مهمته بشكل أفضل «من خلال التواصل مع الموظفين في المكان الذي يفضلونه، وبالطريقة التي يفضلونها، وفي الوقت المناسب».

وقد شارك سترويس مؤخرًا هذه النصائح الست لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي مثل فيسبوك وتويتر ولينكدإن وغيرها من المنصات لإرسال تذكيرات بشأن عروض التسجيل المفتوح ومواعيده ومواعيده النهائية:

1. قم بإجراء استطلاع رأي بين موظفيك. هل وسائل التواصل الاجتماعي مناسبة لهم؟ هل سيرغبون في المشاركة؟ وإذا كان الأمر كذلك، فمن خلال أي قنوات؟

2. اختر المنصات الأكثر ملاءمة لموظفيك. ثم ضع استراتيجية لكيفية استخدامها، بما في ذلك خطة اتصالات لتطبيقها.

3. كن صريحًا بشأن المحتوى الذي ستشاركه. أطلع الموظفين على ما يمكنهم توقع رؤيته في موجزات مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بهم.

4. قم بصياغة سياسة خاصة بالشركة بشأن وسائل التواصل الاجتماعي تحدد المحتوى والسلوك المناسبين. ضع في اعتبارك نشر هذه السياسة كمنشور مميز أو تضمينها في صفحات شركتك. تتيح جمعية إدارة الموارد البشرية لأعضائها نموذجًا لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي.

5. استشر فريقك القانوني لصياغة شروط الاتفاق وسياسة الخصوصية التي توضح كيفية استخدام الشركة لأي بيانات تجمعها عبر وسائل التواصل الاجتماعي. شجع الموظفين على قراءة هذه الوثيقة.

6. اجمع فريق الدعم الخاص بك. تعتمد فعالية المنصات الاجتماعية على التفاعل البشري القائم على الأخذ والعطاء، لذا قم بتعيين أحد موظفي قسم الموارد البشرية لمراقبة أسئلة الموظفين ومخاوفهم والرد عليها في الوقت المناسب.

فيما يلي بعض النصائح من كيم باكي، نائبة رئيس قسم خدمات العملاء في شركة «دايركت باث» (DirectPath)، وهي شركة تقدم خدمات التثقيف الشخصي في مجال المزايا، والتسجيل، والشفافية في مجال الرعاية الصحية:

• يمكن أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي «مثالية لتذكير الموظفين بالمواعيد النهائية وحثهم على التفكير في ميزة جديدة أو غير مستغلة بالشكل الكافي، لكنها بالتأكيد لن تكون مناسبة لإجراء مناقشة مطولة حول نوع معين من الخطط».
  

• قد يفضل بعض الموظفين أن تظل وسائل التواصل الاجتماعي «اجتماعية»، وقد لا يرغبون في تلقي رسائل من صاحب العمل أثناء تصفحهم لآخر التغريدات على تويتر أو تصفحهم لإنستغرام.
  

• تستخدم الأجيال المختلفة أنواعًا مختلفة من وسائل التواصل الاجتماعي. «فبينما يقضي العديد من أبناء جيل الألفية معظم وقتهم على «سناب شات»، قد لا يعرف أحد من جيل طفرة المواليد حتى ما هو هذا التطبيق. لذا، فإن إجراء بحث بسيط حول أكثر وسائل التواصل الاجتماعي شيوعًا بين الفئة العمرية لموظفيك يُعد نقطة انطلاق رائعة».
  

ولمساعدة الموظفين على الشعور براحة أكبر عند تلقي الرسائل عبر وسائل التواصل الاجتماعي، حثت ويتني كويركا، كبيرة استراتيجيي المحتوى في شركة «Benefitfocus» — وهي شركة متخصصة في توفير برامج المزايا القائمة على السحابة — على «تنظيم جلسة "اسألني أي شيء" مع فريق الموارد البشرية على منصة مثل تويتر، واستخدام علامات التصنيف (هاشتاغ) للكلمات المفتاحية المهمة في المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي».

وقالت إن المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي «لا ينبغي أن تكون الوسيلة الوحيدة للتواصل مع الموظفين، بل قناة إضافية ضمن نهج متكامل لنشر رسالتك».

[مجموعة أدواتSHRM : إدارة الاتصالات المؤسسية]

المراسلة النصية

قال آندي إيدبورن، مدير قسم رؤى العملاء في شركة «جيليفيجن» (Jellyvision)، وهي شركة متخصصة في تطوير برامج تفاعلية للتواصل بشأن المزايا الوظيفية: «أثبتت الرسائل النصية فعاليتها الكبيرة بالنسبة لفئات معينة من القوى العاملة»، لا سيما بالنسبة للموظفين الذين لا يجلسون خلف مكاتبهم ويتفقدون بريدهم الإلكتروني طوال اليوم. وأضاف: «إذا كانت لديك أرقام هواتفهم المحمولة الشخصية، فإن استراتيجية الرسائل النصية المصممة خصيصًا لفترة التسجيل المفتوح يمكن أن تكون أداة رائعة». "من المهم تحديد الجدول الزمني والوتيرة المناسبين، لكننا لاحظنا أن حملة بسيطة تتألف من أربع أو خمس رسائل تمكنت من إشراك أشخاص يصعب الوصول إليهم بطرق أخرى".

قال جاغديش تشوغاني، نائب رئيس قسم الموارد البشرية في شركة «بلان سورس» (PlanSource)، وهي شركة متخصصة في توفير حلول إدارة المزايا وتكنولوجيا الموارد البشرية القائمة على السحابة، إنه ينبغي طلب أرقام الهواتف المحمولة من أزواج الموظفين أو شركائهم. ومن خلال إشراكهم في استراتيجيات الاتصال، «فإنك تستفيد بشكل مباشر من أولئك الذين غالبًا ما يكونون صانعي القرار».

في العام الماضي، بدأت شركة «أتارا بيوثيرابيوتيكس» (Atara Biotherapeutics)، وهي شركة متخصصة في مجال التكنولوجيا الحيوية ومقرها سان فرانسيسكو، في استخدام الرسائل النصية كجزء من اتصالاتها المتعلقة بالتسجيل المفتوح. وقالت ستايسي سولوريو، المديرة الأولى لعمليات الموارد البشرية في الشركة: «في الأسبوع الذي يوافق عيد الشكر تقريبًا، أرسلنا رسائل نصية لتذكير الموظفين بضرورة التأكد من إتمام إجراءات تسجيلهم».

كما أنشأت شركة «أتارا بيو» عنوان بريد إلكتروني خاص بالمزايا، يمكن للموظفين من خلاله توجيه أسئلتهم مباشرةً إلى وسيط المزايا التابع للشركة.

وقال سولوريو إن هذه الجهود تكللت بالنجاح، حيث انخفض عدد المتأخرين عن المواعيد مقارنة بالسنوات السابقة، وبلغ معدل التسجيل في الموعد المحدد 95 في المائة. 

SHRM ذات صلة:

التسجيل المفتوح: اتصالات موجهة تلبي الاحتياجات المتنوعة، SHRM سبتمبر 2017

التسجيل المفتوح: استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وأدوات دعم اتخاذ القرار، SHRM سبتمبر 2017

هل حان وقت الظهور على الشاشة؟ استخدام الفيديو في التواصل بشأن المزايا، SHRM مايو 2017

SHRM ذات الصلة:

دليل وموارد التسجيل المفتوح