3 تذكيرات بشأن فترة التسجيل المفتوحة للموظفين — وقسم الموارد البشرية

في العديد من المؤسسات، بدأت بالفعل أو على وشك البدء فترة التسجيل المفتوح في برامج المزايا التي يقدمها أصحاب العمل لعام 2020. وبينما يعقد ممثلو قسم الموارد البشرية اجتماعات التسجيل المفتوح، ويتحدثون مع الموظفين بشكل فردي، ويرسلون تذكيرات بالتسجيل، يمكنهم الاستعانة بهذه النصائح لمساعدة الموظفين على اتخاذ قرارات حكيمة.

1. لا تتبع مبدأ «اضبطه وانسه»

ورغم أن مجرد الاحتفاظ بالتغطية الصحية التي كان يتمتع بها الموظفون هذا العام قد يبدو خيارًا مغريًّا، إلا أن القيام بذلك قد ينطوي على عواقب مالية جسيمة. ويحث برنامج «360 درجة من الثقافة المالية »، الذي أطلقه المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين المعتمدين (AICPA)، الموظفين على مراجعة الوضع المالي لأسرهم وخيارات التأمين المتاحة بعناية لاختيار أفضل خطة تغطية لأسرهم.

ونصحت جمعية المحاسبين القانونيين المعتمدين في الولايات المتحدة (AICPA) ممثلي الموارد البشرية بأن يشاركوا هذه الرسالة مع الموظفين:

"بمجرد الاستمرار على نفس المسار دون مراجعة جميع الخيارات المتاحة، قد تفوتك فرص مهمة للتوفير — أو الأسوأ من ذلك، قد تختار خطة لا تغطي احتياجات الرعاية الصحية لعائلتك بشكل مناسب. وإذا فاتتك فترة التسجيل المفتوحة، فلن تتمكن من التسجيل في أي خطة ما لم تكن لديك مناسبة مؤهلة (مثل الزواج، أو إنجاب طفل، أو فقدان التغطية التي يوفرها صاحب العمل). لذا، إذا فوجئت بزيادة في قسط التأمين في شهر يناير، فلن تتمكن من تغيير التغطية."

قالت كيلي لونغ، عضو لجنة «مدافعو التثقيف المالي للمستهلكين» التابعة للجمعية الأمريكية للمحاسبين القانونيين المعتمدين (AICPA): «يميل الأمريكيون إلى إخفاقهم في تحقيق أهدافهم عندما يواصلون ما كانوا يفعلونه من قبل دون إعادة التحقق من افتراضاتهم». "هناك العديد من العوامل، سواء في خطة المزايا أو في الحياة الشخصية للفرد، التي يمكن أن تتغير كل عام. فعندما 'تحدد خطة المزايا ثم تنساها'، فإنك لا تتعرض فقط لخطر البقاء عالقًا في خطة غير مناسبة لك، بل أيضًا في خطة تكلفك أموالًا إضافية."

2. تأكد من حصولك على أفضل عرض

وأشارت جالي وايت، عضو لجنة التثقيف المالي التابعة للجمعية الأمريكية للمحاسبين القانونيين المعتمدين (AICPA)، إلى أنه «على الرغم من أن حجم حزمة المزايا المتاحة خلال فترة التسجيل المفتوح قد يبدو هائلاً، فإن الموظفين سيستفيدون من تخصيص 30 دقيقة على الأقل لقراءة جميع المواد واستكشاف تأثير أي تغييرات تجريها الشركة على مزاياهم، والتفكير بعناية في أي تغييرات تطرأ على أوضاعهم الشخصية قد تؤثر على اختياراتهم للعام المقبل».

وهي تشجع الموظفين على طرح الأسئلة التالية على أنفسهم للتأكد من أنهم يتخذون أفضل الخيارات لأنفسهم ولأسرهم خلال العام المقبل:

• هل طرأت أي تغييرات على حياتي قد تجعل اختيار خطة تأمين صحي أخرى خيارًا أكثر جدوى هذا العام؟
• هل أتوقع أي نفقات جديدة في العام المقبل قد تؤدي إلى تغيير خياراتي الحالية؟
• هل دفعتُ هذا العام مصاريف من مالي الخاص يمكن أن تغطيها إحدى خيارات التأمين في العام المقبل؟
• هل أجرى صاحب العمل أي تغييرات على خطة المزايا الحالية؟
• هل هناك تغييرات يمكنني إجراؤها على ميزانيتي تتيح لي زيادة مدخراتي المعفاة من الضرائب من خلال حساب الإنفاق المرن أو حساب التوفير الصحي؟
  
  

إحدى الرسائل المقترحة هي:

"إذا كانت إجابتك «نعم» أو إذا كنت غير متأكد من إجاباتك على هذه الأسئلة — فهذا هو الوقت المثالي لإعادة النظر في مزاياك. اغتنم هذه الفرصة لترتيب أمورك المالية من أجل أن يكون عام 2020 هو أفضل عام لك."

[مجموعة أدواتSHRM : إدارة الاتصالات المؤسسية]

3. تشجيع الحوار حول التسجيل المفتوح

قدمت سوشما تريباثي، نائبة رئيس قسم الخدمات الاستشارية الاستراتيجية في شركة ADP، وهي شركة متخصصة في توفير برمجيات وخدمات إدارة الموارد البشرية، الأسئلة التمهيدية التالية التي يمكن لقسم الموارد البشرية طرحها لتعزيز مشاركة الموظفين خلال فترة التسجيل المفتوح.

• ما هي الأسئلة التي لديك؟
  «يجب أن تكون المعلومات واضحة وموجزة ومدروسة، حتى يشعر الموظفون بالراحة عند اتخاذ الخيارات التي تناسب احتياجاتهم على أفضل وجه»، كما نصح تريباثي.

• كيف يمكنني جعل هذه المعلومات أسهل في الفهم بالنسبة لكم؟
  يتعلم الموظفون بطرق مختلفة وقد يفضلون الحصول على معلومات المزايا في صيغة معينة، «لذا قم بتنويع الوسائل»، كما نصح تريباثي. «استخدموا وسائل التواصل الاجتماعي، بما في ذلك منشورات المدونات، والبودكاست، والرسائل النصية، وتطبيقات الهواتف المحمولة». وأشارت إلى أن التواصل بشأن التغييرات الكبيرة قد يتطلب مزيدًا من التفاعل، مثل اجتماعات المديرين، واجتماعات الموظفين، ومعارض المزايا، والمكالمات الهاتفية مع الخبراء، «وكل ذلك سيساعد في تمكين الموظفين من اتخاذ قرارات أكثر حسمًا».

• كيف يمكنني مساعدتك في تخصيص العروض لتناسب احتياجاتك؟
  قال تريباثي: «اعمل مع الموظفين على وضع خطة تكون الأكثر ملاءمة لهم». ضع في اعتبارك ما إذا كانت لديهم أي متطلبات خاصة. أشر إلى المزايا الاختيارية التي يمكن أن تلبي احتياجاتهم المحددة، مثل التأمين الإضافي على الحياة، أو تغطية الخدمات القانونية، أو التأمين على الحيوانات الأليفة.

SHRM ذات صلة:

أرباب العمل يعززون مزايا الرعاية الصحية النفسية والعاطفية لعام 2020، SHRM أكتوبر 2019

نصائح بسيطة حول فترة التسجيل المفتوح يمكن أن تُحدث فرقًا كبيرًا، SHRM سبتمبر 2019

10 أسئلة للموظفين عند اختيار خطة التأمين الصحي، SHRM سبتمبر 2016

SHRM ذو صلة SHRM :

دليل وموارد التسجيل SHRM )