إدارة برامج تقدير الموظفين

لمحة عامة

لا يريد الموظفون رواتب ومزايا جيدة فحسب، بل يريدون أيضًا أن يعاملوا بإنصاف، وأن يقدموا مساهمة جوهرية للمؤسسة من خلال عملهم، وأن يتم تقديرهم وتكريمهم على جهودهم. ولإظهار التقدير، ينفذ العديد من أرباب العمل برامج تقدير مستمرة مصممة لشكر الموظفين على إنجازاتهم المتنوعة.

نظرة عامة
دراسة الجدوى
السياسة والتصميم
المعايير الأساسية للنجاح
تدريب الإدارة
الاعتبارات الضريبية
الاتصال
المقاييس والتقارير
العروض التقديمية العالمية
القوالب والأدوات

من بين البرامج الأكثر شيوعًا تلك التي تتعرف على:

مدة الخدمة، عادةً بزيادات قدرها خمس سنوات.
إنجاز نموذجي لمرة واحدة، غالبًا ما يكون مصحوبًا بمكافأة نقدية فورية أو إجازة مدفوعة الأجر إضافية.
أداء جدير بالملاحظة على مدى فترة زمنية، غالبًا للموظفين الذين يضيفون جودة إلى عملية العمل أو المنتج أو الذين يقدمون خدمة عملاء أو زبائن متميزة.

تتراوح المكافآت بين مجرد كلمات شكر شفهية أو مكتوبة ومكافآت "فورية" نقدية أو بطاقات هدايا إلى سلع من الكتالوج وشهادات هدايا لمتاجر التجزئة أو المطاعم. قد توفر المؤسسات حتى باقات عطلات للموظفين تقديراً لإنجازاتهم الخاصة. بعض البرامج التي تكافئ العمل المتميز تقدم مكافآت غير نقدية مثل التقدير العلني أو فعاليات تقدير الموظفين.

رؤساء الأقسام يلعبون دوراً أساسياً في جهود تقدير الموظفين، بدءاً من المساعدة في اختيار المستفيدين، على سبيل المثال، وصولاً إلى تخصيص وقت في اجتماعات الموظفين لشكرهم على جهودهم المتميزة. المهم هو أن نقول "شكراً" بشكل متكرر للموظفين الذين يستحقون ذلك.

على الرغم من أن المؤسسات عادةً ما تقدّر إنجازات الموظفين في مجال مدة الخدمة وحالات الأداء الفردي أو الجماعي القوي، إلا أن العديد من المؤسسات بدأت تركز على مجالات أخرى أقل تقليدية للتقدير. ومن بينها ما يلي:

القدرة على إدارة التغيير أو قيادته.
الابتكار.
تحسينات الأنظمة.
الاحتفاظ بالعملاء أو الزبائن.
بناء الروح المعنوية.
اكتساب المواهب والاحتفاظ بها.
تنويع الأسواق.
التقدم التكنولوجي.
تطور شخصي كبير.
الإجراءات التي تجسد القيم الأساسية للمنظمة.

انظر تقدير موظفيك.

حالة العمل

تتبنى المؤسسات برامج تقدير الموظفين لرفع معنويات الموظفين؛ وجذب الموظفين الرئيسيين والاحتفاظ بهم؛ وزيادة الإنتاجية؛ وزيادة القدرة التنافسية والإيرادات والربحية؛ وتحسين الجودة والسلامة وخدمة العملاء؛ وتقليل ضغوط الموظفين والتغيب عن العمل ومعدل دوران الموظفين. انظرجيل Z وجيل الألفية يبحثون عن التقدير في العمل.

المنظمات التي يتم الاعتراف بها باستمرار على أنها "أماكن رائعة للعمل" هي عادة تلك التي تعترف بالعمل المتميز وتثمنه وتقدره بشكل متكرر — ليس فقط من خلال إخبار الموظفين بأنهم يقومون بعمل ممتاز، ولكن أيضًا من خلال منحهم مكافآت نقدية أو حوافز غير نقدية.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تحافظ الجوائز والحوافز على حماس الموظفين وتعزز توقعات وأهداف المؤسسة في الأوقات التي تكون فيها ميزانيات المكافآت صغيرة أو مجمدة، والترقيات نادرة، وأقساط التأمين الصحي في ارتفاع، والرضا الوظيفي العام منخفض. انظر7 طرق ميسورة لتعزيز الروح المعنوية والتقدير الهادف لا يجب أن يكون مكلفًا.

تعكس استراتيجية المكافأة والتقدير الإيجابية للموظفين بشكل أساسي القناعة بأنه لا يوجد ما هو أفضل من كلمة "شكرًا/أحسنت" صادقة. في عصر يتزايد فيه التنافس على أفضل المواهب، يمكن أن يوفر برنامج التقدير المدار جيدًا مساعدة قيّمة لأصحاب العمل الذين يتعين عليهم استخدام كل الوسائل المتاحة لجذب أفضل الموظفين والاحتفاظ بهم والحفاظ على تفاعلهم وإنتاجيتهم. انظروجهة النظر: لماذا إظهار الامتنان للموظفين لا يقل أهمية عن تحقيق الإيرادات.

السياسة والتصميم

يجب على أرباب العمل توفير سياسة وإرشادات مكتوبة وواضحة تصف برنامج التقدير وشروطه، بما في ذلك:

شروط أهلية الموظفين.
عملية الموافقة.
أنواع الجوائز التي سيتم تقديمها.
تواتر تقديم الجوائز.
الأهداف الأداء التي سيتم قياسها.
الحدود الدنيا للجوائز.

عند تحديد عملية اتخاذ القرار ومستويات الموافقة المطلوبة للحصول على منحة، ينبغي توزيع سلطة ومسؤولية إدارة البرنامج على أوسع نطاق ممكن في المنظمة.

يجب على المنظمة أن تعلن عن المعايير والأمثلة على أنواع السلوكيات الوظيفية التي تستحق المكافأة. سيساعد هذا الإعلان جميع الموظفين على فهم كيفية تقييم النتائج المرجوة. كما سيضمن التقدير في الوقت المناسب، وهو أمر ضروري لفعالية البرنامج.

في العديد من المؤسسات، تتضمن تقييمات الأداء للمديرين والمشرفين قسمًا حول مدى نجاحهم في مكافأة وتقدير الموظفين ذوي الأداء المتميز في أقسامهم أو إداراتهم. إن معرفة أن أداءهم سيُقيَّم بناءً على مدى نجاحهم في استخدام الأدوات المتاحة لتحفيز الموظفين على تحقيق النتائج المرجوة، يساعد المديرين المترددين على التركيز على استخدام هذه البرامج.

قد لا يكون بعض الموظفين متحمسين مثل الآخرين للحوافز التي تقدمها المؤسسة، لذا يجب على المؤسسات تقديم مجموعة متنوعة من الحوافز وفرص التقدير لتلبية احتياجات الموظفين المختلفة. على سبيل المثال، قد يكون بعض العمال أكثر تحفيزًا بالإجازات أكثر من المال، بينما قد يجد موظفون آخرون الحوافز المالية أكثر جاذبية. نظرًا لاختلاف أنواع الوظائف ومستوياتها ومواقع العمل وبيئات العمل، فإن تقديم مجموعة متنوعة من الحوافز النقدية وغير النقدية عادة ما يكون أكثر فعالية في جعل البرنامج ذا مغزى لجميع المشاركين.

أخيرًا، عند تصميم برنامج تقدير، اجعله قابلاً للتعديل لاحقًا حسب الظروف — فقد تقترح المواقف الجديدة طرقًا جديدة لتقدير الموظفين.انظر 4 طرق لتكييف برامج تقدير الموظفين مع مكان العمل الافتراضي.

المعايير الأساسية للنجاح

لكي يكون برنامج التقدير فعالاً، يجب أن يستوفي عدة معايير. يجب أن يكون البرنامج ممولاً جيداً، ومتوافقاً مع أهداف المنظمة، ومناسباً لإنجازات الموظفين، وفي الوقت المناسب. يجب إدارة طرق تقديم الجوائز بشكل جيد، مع قيام المديرين أنفسهم بدور رئيسي في ذلك. يجب أن تكون عملية اختيار الموظفين وتقديرهم واضحة ومباشرة، ويجب مراجعة البرنامج وتقييمه بانتظام.انظر هل برنامج تقدير الموظفين الخاص بك يفشل؟

تمويل كافٍ

مفتاح نجاح برنامج التقدير هو التزام الإدارة بتخصيص الموارد. أثناء عملية إعداد الميزانية للسنة المقبلة، يجب على المؤسسة تخصيص أموال للبرنامج ووضع طرق لتوزيع الأموال على الإدارات أو الأقسام أو الشركات التابعة. يجب على المديرين تخصيص الموارد، بما في ذلك الوقت اللازم لتخطيط البرنامج وتنفيذه، ويجب عليهم تمكين الموظفين والمشرفين من إدارة البرنامج.

من خلال هذه العملية، يمكن للمديرين التأكد من أن التوزيع عادل ومنصف وأن الأموال مخصصة ومتاحة على الفور لتمويل البرنامج بمجرد إعلانه للموظفين.

متوافق مع الأهداف والقيم

تحقق برامج التقدير أكبر قدر من النجاح عندما تتوافق مع مهمة المنظمة ورؤيتها وقيمها وأهدافها. يمكن للموظفين معرفة ما إذا كان هناك ارتباط واضح بين ما تقول الإدارة إنه مهم وما يتم مكافأته فعليًا في العمل.

مناسب

يجب أن يفهم الموظفون الأساس المنطقي لبرنامج التقدير ويجب أن يكونوا مقتنعين بأن الجوائز تتماشى مع الإنجازات ومدى الجهد الذي بذلوه. سيفشل نظام التقدير إذا شعر الموظفون أن عملهم يتم التقليل من شأنه أو حتى الإهانة من خلال حوافز غير مهمة أو إيماءات تقدير غير صادقة. يجب أن تكون الجوائز متسقة مع إنجازات الموظف وذات مغزى بالنسبة للشخص الذي يحصل عليها. يجب مكافأة الموظف الذي يكمل مشروعًا مدته سنتان بطريقة أكثر جوهرية من الموظف الذي يقوم بمعروف سريع لمديره.

يجب أن يثق المشاركون في البرنامج بأن نظام التقدير عادل وموضوعي. وبالتالي، يجب تضمين جميع الموظفين الذين يستوفون معايير الحصول على جائزة وتقديرهم. ويجب على أرباب العمل التأكد من أن الجوائز تتماشى مع ثقافة المؤسسة؛ فما ينجح في بيئة ما قد لا ينجح في بيئة أخرى.

إحدى الطرق لضمان اعتبار البرنامج مناسبًا هي منح الموظفين دورًا في توجيهه. بعض المؤسسات تجعل الموظفين يشاركون في اختيار المستفيدين من الحوافز واختيار المكافآت. اكتشفكيف تعزز برامج المكافآت المرنة مشاركة الموظفين وتضع التقدير في أيديهم.

في الوقت المناسب

يجب تقديم المكافأة أو التقدير في أقرب وقت ممكن من وقت السلوك المطلوب لتعزيز الصلة بين تصرف الموظف والنتيجة التي تحققها المنظمة.

على الرغم من أن بعض المؤسسات تخصص يوماً أو أسبوعاً معيناً لتكريم الموظفين، إلا أن تكريم الموظفين في الوقت الفعلي بدلاً من انتظار حدث مستقبلي يعتبر الممارسة الأفضل.انظر أدوات التغذية الراجعة الفورية يمكن أن تعزز المشاركة والإنتاجية.

منفذة ببراعة

طريقة تقديم المكافأة يمكن أن تحدد نجاح البرنامج أو فشله. يجب توضيح سبب المكافأة، أي السلوك الذي يتم تعزيزه. يجب تقديم المكافآت بطريقة صادقة وصادقة. يمكن أن يتحمس الموظفون أكثر من خلال لفتة واحدة من المدير تظهر اهتمامه الشخصي بهم أكثر من هدية كبيرة يتم تقديمها بطريقة سيئة.

على الرغم من أن جوائز التقدير تُمنح عادةً مباشرةً إلى الفائزين من قبل مديرهم، إلا أن بعض المؤسسات تقيم حفلات خاصة لتقديم الجوائز، مثل حفلات العشاء أو الغداء أو اجتماعات الموظفين أو الاجتماعات على مستوى الشركة.

يمكن لبعض أرباب العمل تقديم جوائز تقديرية وهدايا — للفرق في مواقع متعددة، على سبيل المثال — عبر الإنترنت.

في بعض الأحيان يتم إرسال الجوائز إلى منزل الموظف. لكن احذر من الرسائل النموذجية. فرسالة شكر قصيرة مكتوبة بخط اليد من مدير الموظف وتسلمها بنفسه إلى الموظف سيكون لها تأثير أكبر بكثير من رسالة نموذجية روتينية وكوب قهوة يحمل شعار الشركة.

قد يتجاهل المديرون والمشرفون تقدير إنجازات الموظفين لأنهم لا يعرفون ماذا يقولون. هناك طريقة بسيطة للتقدير يمكن أن تحقق نتائج رائعة: اشكر الموظف باسمه، واذكر ما فعله ليحصل على التقدير، ووضح كيف شعرت تجاه إنجازه وكيف أضاف قيمة إلى المؤسسة، واشكر الموظف مرة أخرى باسمه. إن مخاطبة الشخص باسمه والقول إنك تقدر جهوده شخصيًا يمكن أن يكون محفزًا بقدر المكافأة الفعلية.

يجب أن يعرف المديرون مرؤوسيهم جيدًا بما يكفي لمعرفة أنواع المكافآت والتقدير التي يعتبرونها محفزة ومهمة. انظر هدايا الشركة التي يكرهها الموظفون.

غير معقد من الناحية الإدارية

يجب إدارة عملية التقدير بأكملها بأقل جهد إداري ممكن. لن يحقق النظام الذي يتطلب رقابة إدارية مفرطة أو حسابات مالية معقدة أو جهود استثنائية من الموظفين لفهمه النتائج المرجوة. انظر "ابقِ الأمر بسيطًا" ودليلSHRM لموردي خدمات تقدير الموظفين.

يتم تقييمه بانتظام

يجب مراقبة البرامج باستمرار للتأكد من ملاءمتها. يجب على أرباب العمل طرح الأسئلة التالية عند تقييم برامجهم:

هل مكافآت البرنامج كافية وعادلة وتنافسية ومناسبة؟
هل يتم تحقيق أهداف البرنامج؟
هل يساعد البرنامج في تحسين العمليات في المؤسسة، وهل يدعم مبادرات الأداء؟
هل هناك مستويات مناسبة للتواصل؟
هل هناك احتفالات؟
هل يجد الموظفون البرنامج مفيدًا؟
ما الذي يجب فعله بشكل مختلف؟

يجب إتمام عملية التقييم بعد كل دورة من دورات المكافآت حتى يمكن إجراء التعديلات اللازمة لتحسين النظام والحفاظ على اهتمام الموظفين. يجب على أصحاب العمل أن يضعوا في اعتبارهم أن السلوكيات التي يتم مكافأتها من المرجح أن تتكرر.

تدريب الإدارة

قلة من المديرين يتمتعون بموهبة "فطرية" في تنفيذ برامج تقدير الموظفين ومكافأتهم. يحتاج معظمهم إلى اكتساب مهارات تتعلق بتقدير مساهمات الموظفين وتقديم ملاحظات ومدح فعالين. يجب تدريب جميع المديرين على القيام بما يلي:

أكد على أهمية البرنامج للموظفين، وشرح كيف يمكن أن يؤثر على أرباح الشركة.
ساعد الموظفين على فهم تأثير أدائهم على أهداف المؤسسة وكيفية دفعهم للأعمال نحو النجاح.
مناقشة نهج إدارة ومكافأة أداء الأفراد والفرق.
اشرح كيفية عمل البرنامج وكيف يمكن للموظفين الحصول على التقدير.
تعلم طرق لتحفيز وإلهام الآخرين.
تعلم كيفية التعبير عن الاحتياجات والتوقعات والأهداف بوضوح.
قدم التقدير والثناء بطريقة صادقة وفي الوقت المناسب لتحقيق أقصى قدر من النتائج.

من الناحية المثالية، يجب أن يبدأ التدريب في أعلى مستوى ممكن من الهرم الإداري وأن يحقق نتائج تحفز مشاركة الإدارة العليا. قد لا يمنع عدم مشاركة المديرين التنفيذيين الآخرين من تحقيق نتائج ملموسة، ولكنه قد يطيل الوقت الذي يستغرقه البرنامج للوصول إلى الأهداف المرجوة.

يجب تذكير المديرين بالطرق العديدة التي يمكنهم من خلالها تقدير إنجازات الموظفين ومكافأتهم عليها، حتى يشعروا بالراحة عند اتخاذ قرار بشأن أفضل أنواع التقدير وكيفية تقديمها لموظفيهم.انظر كيف تعزز التكنولوجيا التقدير وتساعد في الحد من معدل دوران الموظفين.

الاعتبارات الضريبية

تترتب على جوائز تقدير الموظفين بعض الآثار الضريبية. على الرغم من وجود استثناءات، فإن الجوائز التي يحصل عليها الموظفون تخضع للضريبة بشكل عام ويجب الإبلاغ عنها كدخل إضافي في نموذج W-2 الخاص بالموظف في نهاية العام. يمكن العثور على إرشادات مفصلة في قانون الضرائب الداخلي لدائرة الإيرادات الداخلية. يجب مراجعة القسم 102 (الهدايا والميراث) والقسم 274(j) (جوائز الإنجاز) والقسم 132(a) (الاستثناءات الضئيلة) من القانون بعناية.

يجب على أرباب العمل استشارة محامٍ ضريبي متمرس قبل وضع برنامج تقدير الموظفين لفهم التزاماتهم الضريبية بشكل كامل وكيفية تأثير منح هذه المكافآت على الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، ولتجنب سوء الفهم لاحقًا بشأن العواقب الضريبية، يجب إخبار الموظفين الذين يتلقون هذه المكافآت بكيفية تأثيرها على ضرائبهم.

ومع ذلك، فإن النفقات التجارية العادية المتعلقة بتعزيز معنويات الموظفين لا تخضع للضريبة بشكل عام. ومن أمثلة هذه النفقات وجبات الغداء التجارية العرضية؛ والتجمعات المكتبية؛ أو الزهور في حالات الوفاة أو دخول المستشفى أو الأزمات العائلية.

انظرجوائز الإنجاز لا تزال قابلة للخصم — ضمن حدود — بموجب قانون الضرائب وهل هناك أي مسائل ضريبية يجب أن نكون على علم بها عندما نقدم للموظفين بطاقة هدايا أو هدايا صغيرة أخرى؟

التواصل

عند بدء برنامج تقدير جديد، يجب على المؤسسات تزويد المشرفين والمديرين بمعلومات حول الأسباب الكامنة وراء البرنامج وكيفية عمله قبل أن يبدأوا في الرد على أسئلة الموظفين. يمكن أن تكون حزمة الأسئلة والأجوبة وسيلة فعالة لإطلاع المديرين على الموضوع. بمجرد أن يصبح المشرفون والمديرون على دراية كاملة بالموضوع، يجب على الإدارة العليا للمؤسسة إرسال رسالة إعلامية إلى جميع الموظفين تشرح أسباب البرنامج والمكافآت المحتملة.

يمكن استخدام طرق اتصال مختلفة لنشر المعلومات حول برنامج التقدير. ومن الأمثلة على كيفية نشر هذه المعلومات بين الموظفين: النشر على شبكة الإنترنت الداخلية، واجتماعات الموظفين، ومواد توجيه الموظفين الجدد، والبريد الإلكتروني.

تعتمد طريقة إخبار الموظفين بمن يحصل على التقدير ولماذا على ثقافة المؤسسة، بما في ذلك مدى ارتياح الموظفين والمديرين للتقدير العلني. في بعض ثقافات الشركات، يكون التقدير من قبل مجموعات الأقران مهمًا. في ثقافات أخرى، يكفي التقدير في النشرة الإخبارية للشركة. في بعض الحالات، مثل المكافأة النقدية الفورية، قد تكون المكافأة نفسها هي كل ما هو ضروري. وفي حالات أخرى، قد يكون من الأفضل أن يقدم الرئيس التنفيذي الجوائز في حفلات أكثر تفصيلاً أمام جميع الموظفين.

المقاييس والتقارير

يجب أن يتضمن برنامج تقدير الموظفين وسيلة لقياس القيمة التي يخلقها. قلة من المؤسسات تتابع عائد الاستثمار في برامجها الخاصة بمشاركة الموظفين أو تقديرهم. لكن المؤسسات التي تقوم بمثل هذا التتبع تستخدم عادة مستويات الاحتفاظ بالموظفين والنتائج المالية الإجمالية ومستويات إنتاجية الموظفين.

كما ينبغي مراقبة البرامج باستمرار لضمان استمرار ملاءمتها ومواكبتها للواقع. ومن بين الأسئلة التي يمكن أن تساعد في تحديد فعالية البرنامج ما يلي:

هل المكافآت كافية وعادلة وتنافسية ومناسبة؟
هل تم تحقيق أهداف البرنامج؟
هل ساعد البرنامج في تغيير العمليات، أم أنه دعم مبادرات الأداء الأخرى للمنظمة؟
هل يتضمن البرنامج مستويات مناسبة من التواصل؟
هل يجد الموظفون البرنامج مفيدًا؟
ما هي التغييرات التي ينبغي إجراؤها؟

انظرالتكنولوجيا والمقاييس التي يتم تجاهلها في برامج التقدير.

العروض العالمية

قامت شركات دولية كبرى مثل Motorola و FedEx و Xerox و IBM بتنفيذ برامج تقدير "افتراضية" توفر تقديرًا ومكافآت فورية تقريبًا للموظفين عبر الإنترنت والتكنولوجيا الأخرى. يمكن أن يكون هذا النوع من التقدير ذا قيمة خاصة في مكافأة المكاتب المتعددة المواقع وفرق العمليات العالمية.